Case Study - Usługi księgowe na systemie SAP B1 dla Nexera Holding Sp. z o.o.

Jakościowa obsługa księgowa bazująca na wybranym przez klienta systemie, to jedna z ważniejszych zalet korzystania z outsourcingu księgowego. Często zdarza się, że Klienci naszych biur w Katowicach i Warszawie decydują się na taki właśnie wariant współpracy.

Nasz Klient, działający w branży telekomunikacyjnej, buduje nowoczesną sieć światłowodową na terenie całej Polski. Projekt ten realizowany jest w ramach rządowego  programu POPC (Program Operacyjny Polska Cyfrowa). Spółki z grupy to nie pierwsi klienci MDDP Outsourcing działający w tej branży, co potwierdza, że oferowane przez nas usługi spełniają pokładane w nich oczekiwania.

Identyfikacja potrzeb Klienta

Przed podjęciem prac wdrożeniowych, niezbędnym elementem było zbadanie potrzeb Klienta, tak aby samo wdrożenie jak najbardziej odpowiadało jego oczekiwaniom. Potrzeba wdrożenia systemu SAP Business One, w tym przypadku, podyktowana była natomiast w dużej mierze faktem, iż właśnie to oprogramowanie księgowe było dotychczas wykorzystywane przez podmioty powiązane. Z czasem stwierdzono potrzebę ujednolicenia oprogramowanie dla wszystkich podmiotów z grupy, tak, aby osoby na takich samych stanowiskach, w różnych lokalizacjach mogły widzieć ten sam interfejs oraz obsługiwać analogiczne procesy w taki sam zdefiniowany przez firmę sposób. Dodatkowo, system ten spełniał listę warunków, które wspólnie z klientem określiliśmy jako konieczne do realizowania procesów księgowych z maksymalną efektywnością, bez poświęcania na to większej ilości czasu. Dotychczasowe wdrożenia systemów pozwalały nam ocenić, że odpowiednio prowadzona przez MDDP Outsourcing współpraca z firmą wdrożeniową przyniesie efekt w postaci usprawnienia wielu obszarów funkcjonowania w działach finansowych klienta.

Przy tej skali przedsiębiorstwa jasnym było, że kluczem do usprawnień będzie identyfikacja, a następnie automatyzacja powtarzalnych zadań, które dotychczas zajmowały najwięcej czasu, a przy okazji ryzyko błędu ludzkiego zostało zniwelowane do minimum. Dzięki podjętym działaniom osiągnęliśmy szybko zauważalne przez klienta korzyści.

Pierwsze korzyści po wdrożeniu

Pierwsze korzyści jakie udało się nam się zauważyć i które zostały docenione przez Klienta to usprawnienia w procesowaniu dokumentów księgowych i płatności, poniżej najważniejsze z nich:

• We wdrożonym i skonfigurowanym systemie możliwe jest zaksięgowanie znaczącej ilości faktur w bardzo krótkim czasie.

Obecnie z systemu billingowego przekazywane polecenia fakturowania zamieniane są na faktury sprzedażowe, a niezbędne dane przenoszą się łącznie z ewentualnymi znacznikami lub MPKami. Wystawione w ten sposób faktury automatycznie przesyłamy do systemu billingowego skąd trafiają one do kontrahentów spółki. W związku z tym, że spółki refakturują koszty pomiędzy sobą, ustawiono możliwość automatycznego generowania faktury sprzedaży na podstawie faktury zakupu oraz przenoszenie nowo wystawionej faktury do bazy drugiego podmiotu jako faktury zakupowej, co również znacząco skraca czas księgowania.

• W przypadku rozliczeń międzyokresowych kosztów nie tylko skróciliśmy czas operacji, ale również wyeliminowaliśmy ryzyko popełnienia błędu.

Umożliwiliśmy wprowadzanie do systemu całego kosztu z informacją o konieczności księgowania w ratach. Zgodnie z prowadzonymi danymi system podpowiada co miesiąc jaka wartość z danego dokumentu powinna zostać przeksięgowana w koszt. Odpowiednia dekretacja takich pozycji wykonywana jest w momencie otrzymania dokumentu, w kolejnych okresach jedynie zatwierdzamy księgowanie, o którym przypomina system. 

• Zautomatyzowaliśmy cykliczne płatności administracyjne, generując pliki PDF na podstawie danych, które dotychczas przechowywane były w tabeli programu Excel.

Spółki Grupy, dla których wdrażaliśmy program SAP, mają dość specyficzny sposób działania. Otrzymują decyzje administracyjne, zgodnie z którymi ponoszą opłaty roczne (na ich podstawie powstaje koszt i obowiązek zapłaty co roku w tej samej kwocie zwykle przez 10 lat). Dotychczas takie informacje zbierane były w tabeli Excel, a biorąc pod uwagę choćby sam 2019 rok było to ok. 1000 pozycji. Dzięki naszemu wewnętrznemu zespołowi IT na ich podstawie w 2020 roku wygenerowaliśmy dokumenty, które następnie zostały opłacone i zaksięgowane. Wygenerowanie opłat odbyło się automatycznie według przyjętego procesu: każda linia z MS Excel została zamieniona na dokument w formacie PDF, zeskanowane dokumenty trafiły w obieg akceptacji, po którym również w sposób automatyczny utworzono przelewy.

W systemie SAP B1 wprowadzono również inne rozwiązania, pozwalające uniknąć zbierania danych w osobnych plikach. Na podstawie decyzji tworzony jest dokument okresowy, a system co roku przypomina o konieczności zapłaty i zaksięgowania danej pozycji. Księgowanie w tym wypadku odbywa się częściowo automatycznie, w momencie otrzymania dokumentu jest on dekretowany i uzupełniane są inne niezbędne parametry.

Poprawa w raportowaniu zarządczym dla Grupy

W trakcie wdrożenia, nasza uwaga skupiona była również na realizacji potrzeb w zakresie indywidualnego i specyficznego dla Grupy, raportowania zarządczego. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom Klienta dopasowaliśmy nasz system księgowy m.in. poprzez:

• stworzenie indywidualnego planu kont,
• wdrożenie dodatkowych znaczników, aby możliwe było generowanie danych spełniających oczekiwania i potrzeby klienta. 

Zaproponowaliśmy także wdrożenie dedukowanego raportu na potrzeby środków trwałych, które w głównej mierze są kwalifikowane jako budowle rozmieszczone na terenie całego kraju. Sporządzenie kilkudziesięciu deklaracji byłoby z pewnością zadaniem karkołomnym, jednak opracowany raport pozwala dzielić środki trwałe na poszczególne obszary i kategorie, dzięki czemu w zasadzie pozostaje jedynie przepisanie danych w odpowiednie pola deklaracji.

Nie tylko SAP Business One

Choć potrzeba klienta dotyczyła konkretnie wskazanego systemu, to podobne usprawnienia możliwe są do zrealizowania w oparciu o inne programy finansowo-księgowe. Wśród nich warto uwzględnić m.in. popularne oprogramowanie Comarch (ERP, Optima), RAKS SQL, Symfonia (Forte) czy też Oracle Hyperion.

Tak sprawne dopasowanie oferowanych przez MDDP Outsourcing usług księgowych jest możliwe z uwagi na to, że czynny udział w nim bierze nasz wewnętrzny dział IT, który czuwa nad poprawnym wdrożeniem i konfiguracją systemów dążąc do wykorzystania pełni ich możliwości.

Szczegóły dotyczące oferty i cennika usług raportowania zarządczego do grupy prosimy kierować do naszych ekspertów w warszawskim oraz katowickim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing.