SAP Invoice Management by OpenText (VIM) – wdrożenie automatycznego obiegu dokumentów w SAP w Twojej firmie.

Wraz ze wzrostem zapotrzebowania użytkowników korzystających z programu SAP na automatyzację procesów, powstało kompleksowe narzędzie, automatyzujące obieg faktur zakupowych — SAP Invoice Management by OpenText (VIM). Jeden z zespołów naszej firmy miał możliwość wziąć udział we wdrożeniu tego rozwiązania. Naszym zadaniem było wsparcie Klienta w uruchomieniu programu, a efektem wspólnej pracy było zaksięgowanie dokumentów zgodnie z wewnętrznymi wymaganiami Klienta oraz przepisami ustaw podatkowych i bilansowych. Wdrożenie automatycznego obiegu dokumentów w SAP zakończyło się pełnym sukcesem.

SAP Invoice Management by OpenText (VIM) to narzędzie, które służy do automatyzacji obiegu faktur i innych dokumentów w Firmie. Jest to idealne narzędzie w szczególności dla dużych firm, w których liczba obsługiwanych dokumentów finansowych jest bardzo wysoka. Integracja z systemem SAP pozwala na transparentną i kompleksową obsługę faktur od momentu wpływu do firmy, po proces jedno — bądź kilkuetapowej akceptacji, księgowanie, a kończąc na archiwizacji. Celem VIM jest procesowanie dokumentów tak, aby ingerencja użytkownika była jak najmniejsza, a sam proces był w jak najbardziej zautomatyzowany.

Jeden z zespołów MDDP Outsourcing uczestniczył we wdrożeniu VIM w systemie SAP Fiori dla dużej spółki. Wraz z Firmą wdrożeniową oraz pracownikami naszego Klienta braliśmy czynny udział w niemal każdym etapie przystosowania programu do potrzeb Spółki.

Implementacja systemu była podzielona na kilka etapów:

1. Przedstawienie poszczególnych rozwiązań przez Firmę wdrożeniową.
2. Zgłoszenie uwag przez Klienta i pracowników MDDP Outsourcing.
3. Przygotowanie przypadków testowych przez pracowników MDDP Outsourcing.
4. Testy systemu, połączone ze szkoleniem, tzw. Key User’a, czyli kluczowego użytkownika po stronie MDDP Outsourcing.
5. Zaewidencjonowanie wyników testów w aplikacji SAP Solution Manager (SolMan) przez pracowników MDDP Outsourcing.
6. Szkolenie End User’ów, czyli użytkowników końcowych przez pracownika MDDP Outsourcing przy wsparciu firmy wdrożeniowej.
7. Uruchomienie programu przez firmę wdrożeniową na systemie produkcyjnym.
8. Przejście przez wszystkie etapy obiegu dokumentów w VIM przez pracowników MDDP Outsourcing na systemie produkcyjnym i finalna akceptacja poprawności procesu.

Każdy z wyżej wyszczególnionych etapów wiązał się z posiadaniem dużej wiedzy merytorycznej — bilansowej i podatkowej, a także wymagał niezwykłej dokładności w wykrywaniu błędów czy nieprawidłowości, które pojawiały się w fazie testów. Kluczowe dla całego procesu było zebranie wszystkich istniejących w spółce rodzajów dokumentów i związanych z nimi procesów oraz przeniesienie ich do nowego programu. Dodatkowym wyzwaniem były różnice między programem, na którym dotychczas prowadzone były księgi Spółki, a nowo wdrażanym VIM-em, ponieważ znacząco różnił się on od poprzedniego. Największym wyzwaniem było dostosowanie VIM i SAP do polskich przepisów podatkowych i specyficznych transakcji, które nie występują w innych krajach lub są rzadkością. Należy do nich m.in. księgowanie faktur zaliczkowych, dokumentów celnych czy opłat związanych z użytkowaniem samochodów, uwzględniając polskie przepisy podatkowe VAT i CIT.

Wdrożenie automatycznego obiegu dokumentów w SAP – etapy

Pełen obieg dokumentów zakłada poniższe etapy:

1. Wpłynięcie dokumentów do spółki – na adres e-mailowy lub w wersji papierowej, która powinna być zeskanowana.
2. OCR dokumentów (automatyczne wprowadzanie, rozpoznanie faktur w wersji papierowej i ich umiejscowienie we właściwych polach w systemie.
3. Rozwiązanie opcjonalnie pojawiających się wyjątków, jeśli takie się pojawiły (np. niezgodne kwoty z zamówieniem, brak NIP na fakturze, itp.).
4. Akceptacja dokumentów, zgodna z ustaloną ścieżką obiegu.
5. Finalna weryfikacja dokumentów pod kątem bilansowym i podatkowym.
6. Zaksięgowanie dokumentów w SAP i archiwizacja w VIM.

VIM był wdrażany dla dwóch grup dokumentów – dokumenty księgowane z utworzonym wcześniej zamówieniem w SAP i potwierdzeniem dostawy (PZ) oraz dokumenty księgowane bez zamówień. Dla każdej z tych grup był ustalony inny obieg akceptacji dokumentów, każda z nich różniła się też polami, które należało wypełnić w systemie. Dla typów dokumentów księgowanych z zamówieniem, zarówno konta księgi głównej, jak i ilości towarów były wybierane na poziomie wprowadzania zamówienia do systemu SAP przez dział zakupów. Bardzo ważne na etapie księgowym było też sprawdzenie poprawności wprowadzonych uprzednio danych. Natomiast dla faktur bez zamówień konta księgi głównej i dane controllingowe należało wypełnić podczas księgowania faktury.

Wdrożenie automatycznego obiegu dokumentów w SAP – rozwiązania

Testowane były również dwa rozwiązania obiegu dokumentów w Spółce. Pierwsza wersja to automatyczne księgowanie dokumentów bez ingerencji użytkownika w sytuacji, gdy wszystkie pola wypełniły się poprawnie i system nie pokazał żadnego wyjątku (czyli elementu, który powodował zatrzymanie faktury na etapie księgowym). Drugi wariant zakładał natomiast każdorazowe zatrzymanie wszystkich dokumentów na etapie weryfikacji księgowej. Spółka po przeanalizowaniu wszystkich plusów i minusów wybrała wariant optymalny dla siebie. Wdrożenie VIM było bardzo wartościowym doświadczeniem dla całego zespołu księgowego. Wiązało się ono oczywiście z dużą odpowiedzialnością, gdyż od poprawności poszczególnych etapów wdrożenia uzależnione było to, jak księgowania będą wyglądać na wersji produkcyjnej programu. Kluczowa była tu zgodność wszystkich wymogów, zarówno wewnętrznych ustalonych w Spółce, jak i poprawność pod kątem ustawy bilansowej, VAT i CIT. Ale co najważniejsze – udało się osiągnąć cel wdrożenia tj. poprawić obsługę obiegu dokumentów, księgowania faktur i przyśpieszyć proces płatności.

Jeśli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu tej czy innych funkcjonalności w SAP — skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy Ci pomóc.

Więcej o SAP: https://www.sap.com/poland/about/what-is-sap.html

Autor: Magdalena Włodek, Junior Manager w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing