Wsparcie wdrożenia i dostosowania SAP dla międzynarodowej firmy inżynieryjnej

Globalny lider branży inżynieryjnej stanął przed wyzwaniem dostosowania systemu SAP do wymogów polskiego prawa i standardów grupy kapitałowej. Zespół MDDP Outsourcing Polska połączył wiedzę księgową, technologiczną i procesową, pełniąc rolę integratora, zapewniając sprawne wdrożenie i usprawnienie kluczowych obszarów finansowo-księgowych.

Sytuacja wyjściowa i potrzeby klienta: dostosowanie SAP do polskich realiów

Międzynarodowa firma z sektora inżynieryjnego i przemysłowego prowadzi działalność w Polsce w strukturze dużej grupy kapitałowej. W ramach globalnego projektu wdrożenia i dostosowania SAP konieczne było zapewnienie pełnej zgodności procesów księgowych z wymogami polskiego prawa, w tym Ustawy o rachunkowości, oraz standardami raportowania obowiązującymi w grupie.

Dotychczasowe ustawienia systemu, opracowane w centrali, wymagały weryfikacji i uzupełnień w zakresie VAT, środków trwałych, rozliczeń delegacji oraz mapowania kont. Równolegle klient oczekiwał wsparcia w bieżących procesach księgowych i uzgodnień kont, tak aby wdrożenie nowego systemu nie spowolniło zamknięcia miesiąca czy roku.

Wyzwanie: integracja procesów globalnych z lokalnymi wymaganiami

Projekt obejmował połączenie dwóch perspektyw: globalnej – wynikającej z wytycznych grupy kapitałowej i struktury SAP wdrożonej centralnie, oraz lokalnej, która musiała odzwierciedlać polskie przepisy i praktyki biznesowe. Kluczowe obszary wymagały nie tylko dostosowania technicznego, ale też wsparcia procesowego i merytorycznego, w tym:

• weryfikacji poprawności ustawień VAT i procesu księgowań podatku,
• sprawdzenie umów leasingu na gruncie przepisów podatkowych i rachunkowych,
• konfiguracji SAP w zakresie ewidencji i amortyzacji środków trwałych,
• przygotowania i wdrożenia polityki rachunkowości uwzględniającej wymogi grupy,
• mapowania kont SAP do bilansu i rachunku zysków i strat,
• wsparcia w implementacji systemu SAP Concur dla rozliczeń wydatków pracowniczych i delegacji.

Rozwiązanie: MDDP Outsourcing Polska jako integrator procesów i technologii

Zespół MDDP Outsourcing Polska przejął odpowiedzialność zarówno za bieżące działania księgowe, jak i za nadzór nad kluczowymi elementami wdrożenia SAP.

W obszarze podatku VAT eksperci przeprowadzili weryfikację wszystkich ustawień i kodów podatku VAT oraz wskazali konsultantom IT pozycje do zmiany. Dodatkowo uzgodnili konta VAT oraz wdrożyli proces kontroli dokumentów przed wysyłką danych do zewnętrznego partnera rozliczeniowego. W zakresie podatkowym i rachunkowym zweryfikowali umowy leasingowe, a także skonfigurowali rozliczenia zwrotów i delegacji oraz ujednolicili sposób wprowadzania dokumentów kosztowych.

Dla środków trwałych specjaliści przygotowali pełen przegląd istniejących faktur, ustalili stawki amortyzacji bilansowej i podatkowej oraz wdrożyli dokumenty OT. Równolegle zweryfikowali ustawienia SAP, tak aby zapewnić ich zgodność z wymogami lokalnymi i grupowymi.

Działania ponadstandardowe objęły sporządzenie polityki rachunkowości zgodnej zarówno z Ustawą o rachunkowości, jak i wymogami grupy, a także mapowanie kont SAP, które umożliwiło prawidłowe raportowanie bilansu i RZiS. Dodatkowo zespół wsparł klienta przy wdrożeniu SAP Concur, konfigurując proces rozliczania wydatków pracowniczych i delegacji.

Efekty: sprawne wdrożenie i pełna zgodność procesów

Dzięki połączeniu wiedzy księgowej, podatkowej i technologicznej, projekt wdrożenia SAP zakończył się w planowanym terminie, bez zakłóceń w bieżącej pracy działu finansowego. Procesy VAT, ewidencji środków trwałych i rozliczeń delegacji zostały w pełni dostosowane do polskich przepisów. Zamknięcie miesiąca i roku odbywa się bez opóźnień, a raportowanie grupowe zostało ujednolicone z lokalnym.

Klient zyskał również gotowe procedury i polityki, które pozwalają utrzymać zgodność systemu SAP z przepisami, a także zwiększyć efektywność procesów księgowych. Wdrożenie SAP Concur umożliwiło automatyzację rozliczeń delegacji i wydatków pracowniczych, skracając czas ich obsługi i poprawiając kontrolę nad kosztami.

Dzięki roli integratora, łączącego znajomość przepisów, doświadczenie w obsłudze SAP i kompetencje projektowe, zespół MDDP Outsourcing Polska pomógł międzynarodowemu klientowi przeprowadzić złożony proces dostosowania systemu do wymogów lokalnych i grupowych. Firmy, które planują wdrożenie lub optymalizację SAP w polskich realiach, mogą liczyć na wsparcie ekspertów MDDP Outsourcing Polska w zapewnieniu zgodności, efektywności i ciągłości działania procesów finansowych, na światowym poziomie.

******

Poszukują Państwo sprawdzonego i profesjonalnego partnera, który kompleksowo wspiera przedsiębiorstwa w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.