Czy wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to ból głowy tylko dla księgowych?

W ostatnich latach w Polsce cyfryzacja stała się nieodłączną częścią rozwoju różnych sektorów gospodarki. Duże nakłady przeznaczono na digitalizację obszaru związanego z rozliczaniem podatków przez obywateli, począwszy od deklaracji elektronicznych, po jednolite pliki kontrolne, a skończywszy na ostatnim projekcie, jakim jest wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur.

Chociaż mogłoby się wydawać, że KSeF to tylko sprawa księgowych i główny ciężar wdrożenia spoczywa na nich, to jest to błędne myślenie i może nieść za sobą negatywne konsekwencje, gdy system stanie się obowiązkowy dla podatników.

W jaki sposób powinniśmy podejść do wdrożenia KSeF i kogo w nie zaangażować, aby przebiegło bezboleśnie dla całej organizacji?

Implementacja KSeF jest tematem trudnym i złożonym, dlatego należy podejść do niego projektowo i zaplanować prace w podziale na etapy oraz przypisać do nich zadania, osoby odpowiedzialne i terminy na ich wykonanie.

Faza planowania obejmuje przygotowanie harmonogramu projektu w celu rozłożenia wszystkich zadań w czasie i upewnienia się, że nie pominęliśmy jakiegoś ważnego obszaru, który będzie powiązany z KSeF. Warto zaangażować osoby, które mają doświadczenie w obszarze zarządzania projektami. W przypadku projektów, które mają z góry określony termin (dla KSeF jest to 1.07.2024) lepiej sprawdzą się metodyki Prince, niż zwinne. Nie pomijajmy nigdy etapu planowania, ma on kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu.

Pracę w fazie przedwdrożeniowej rozpoczynamy od przeglądu naszych procesów. Dobrze jeżeli w naszej organizacji mamy spisane procesy na przykład w formie map. Jeżeli nie, to warto takie ćwiczenie przeprowadzić, aby zidentyfikować wszystkie procesy, jakie mogą być powiązane z obiegiem faktur w naszej firmie (np. zamówienia, sprzedaż, dział obsługi klienta itd.). Nieocenioną pomocą może okazać się wsparcie analityka biznesowego, który zadając właściwe pytania-pomoże nam zidentyfikować i właściwie opisać procesy, a także dostosować je lub zupełnie przemodelować do potrzeb wdrożenia KSeF. Konieczne jest wylistowanie wszystkich problematycznych zagadnień bądź ryzyk, jakie możemy napotkać w związku z obowiązkiem stosowania tego rozwiązania. Ale o tym wkrótce.

Faza wdrożeniowa to ścisła współpraca biznesu, księgowości i działów informatycznych. W każdej organizacji może przebiegać w inny sposób. Jej zakres zależy między innymi od tego, z jakich systemów finansowo księgowych korzystamy, czy wewnętrznie będziemy tworzyć rozwiązania pozwalające nam pobrać faktury oraz wysłać je do KSeF, czy liczymy, że nasi dostawcy systemów stworzą właściwe narzędzia. Nie zostawiajmy naszych informatyków w tej fazie samych. Mają oni dużą wiedzę techniczną, ale mogą nie rozumieć wszystkich istotnych aspektów biznesowych i podatkowych.

W tak kluczowym projekcie nie można zapomnieć o fazie testów. Testy muszą obejmować całość obszaru i nie mogą ograniczać się jedyni do aspektów technicznych, ale muszą uwzględniać również te procesowe. Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe, gdzie podmioty bez żadnych konsekwencji podatkowych mogą sprawdzić, czy ich rozwiązanie będzie kompatybilne z KSeF. Większe podmioty muszą zaplanować również testy wydajnościowe, aby upewnić się, że duże ilości transakcji nie spowodują, że nasz system przestanie prawidłowo działać.

Wdrożenie KSeF w naszej organizacji z pewnością nie skończy naszej przygody z tym projektem. W pierwszej fazie użytkowania, czyli w tak zwanym okresie wieku dziecięcego istnieje duże ryzyko, że napotkamy problemy techniczne lub pojawią się kwestie, których wcześniej nikt w naszej organizacji nie przewidział. Z tego względu musimy zarezerwować zasoby ludzkie również na ten etap i być gotowi na zmierzenie się z dodatkowymi wyzwaniami.

Co jeżeli w naszej organizacji nie mamy takich kompetencji?

Wdrożenie KSeF jest zagadnieniem bardzo złożonym i nic dziwnego, że wiele organizacji nie posiada wewnętrznie zarówno takich ilości zasobów ludzkich jak również koniecznych kompetencji, aby przejść przez ten proces bez większych problemów. Warto sięgnąć po wsparcie zewnętrznych partnerów, którzy specjalizują się w takich projektach, a dzięki szerokiemu doświadczeniu w wielu branżach mogą zaproponować rozwiązania, których wcześniej nie przewidzieliśmy.

Sprawdź jak MDDP Outsourcing może Ci pomóc we wdrożeniu KSeF!