Czy wysiłki na rzecz KSeF były stratą czasu?

Sprawdź, jak firmy przygotowują się do obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i co oznacza przesunięcie terminu na 2026 rok? Dowiedz się więcej o korzyściach i wyzwaniach związanych z integracją systemów finansowo-księgowych z KSeF dzięki ekspertom z MDDP Outsourcing.

Czy przygotowania do KSeF poszły na marne? 

Prezydent Andrzej Duda przesunął termin wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 1 lutego 2026 roku. Co to oznacza dla firm, które już teraz zainwestowały w integrację swoich systemów? Dowiedz się, jak przedsiębiorstwa w Polsce radzą sobie z przygotowaniami i jakie korzyści oraz wyzwania niesie za sobą wdrożenie KSeF.

Czy inwestycje w przygotowania do KSeF były niepotrzebne?

Prezydent Andrzej Duda 5 czerwca 2024 r. podpisał ustawę przesuwającą termin wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 1 lutego 2026 r. Choć część firm już rozpoczęła przygotowania, zastanawiają się, czy ich wysiłki nie były przedwczesne.

Krajowy System e-Faktur

KSeF to darmowa platforma Ministerstwa Finansów umożliwiająca elektroniczne wystawianie i udostępnianie faktur. Od 1 lutego 2026 r. będzie obowiązkowa dla dużych podmiotów, a od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich przedsiębiorców. KSeF standaryzuje wzory faktur, usprawnia ich obieg i umożliwia łatwiejszy audyt. Przyspiesza automatyzację procesu fakturowania i zwrotu VAT.

KSeF będzie obowiązkowy dla:

• przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
• przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
• przedsiębiorców zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

Przygotowanie firm na wejście w życie KSeF

Raport Webcon pokazuje, że 32% firm nie rozpoczęło przygotowań do KSeF, a jedynie 20% już połączyło swoje systemy księgowe z platformą. Mniejsze firmy mają mniej skomplikowane procesy, co ułatwia im wdrożenie KSeF. Duże przedsiębiorstwa z bardziej złożonymi operacjami muszą ponieść większe nakłady, ale wcześniejsze przygotowania przynoszą korzyści. Z pewnością przygotowania do KSeF nie poszły na marne, bo mimo że ostateczny kształt KSeF nie jest jeszcze znany, to firmom mającym już uporządkowane procesy i wdrożone systemy do obiegu faktur będzie łatwiej na późniejszym etapie wdrażania lub dostosowania dotychczasowych wdrożeń do kolejnych zmian. Nie oznacza to jednak końca ponoszonych kosztów. Wszystko zależy od tego, jakie będą kolejne przewidziane w tym zakresie zmiany, a takie z pewnością pojawią się przed 1 lutym 2026 r.

Mniejsze i jednoosobowe firmy mają mniejszą świadomość, jeśli chodzi o cały proces KSeF, jednak to im łatwiej będzie spełnić wymogi dotyczące wdrożenia KSeF, z uwagi na mniejszą liczbę dokumentów, mniej lub prawie wcale nieskomplikowane operacje gospodarcze. Z kolei duże firmy mają często złożone procesy, tym samym przygotowanie do zmian jest znacznie bardziej skomplikowane i czasochłonne. Dlatego też w takiej sytuacji jest na plus już wdrożenie lub przygotowywanie się do wdrożenia KSeF.

Wiedza na temat KSeF

Zaledwie 30% firm deklaruje brak wiedzy o KSeF, a najwięcej firm świadomych nowych regulacji znajduje się w branży IT. Znacząca liczba firm w Polsce nadal korzysta z faktur papierowych (61%), a najczęściej korzystają z nich z faktur małe firmy (72%). Te wskaźniki pokazują, jak wciąż wiele firm ma małą lub wcale wiedzę na temat KSeF, pomimo tego, że pierwotny obowiązkowy termin na jego wejście miał być od 1 lipca 2024 roku. Zdecydowanie przydałaby się szeroka kampania informacyjna.

Nasi eksperci z MDDP Outsourcing służą praktyczną wiedzą, jak przygotować się i wdrożyć KSeF zarówno w przypadku małych, jak i większych przedsiębiorstw. Zachęcamy do kontaktu.

Natalia Pietrasik, Księgowa natalia.pietrasik@mddp-outsourcing.pl

Źródło:
https://ksef.podatki.gov.pl/
https://webcon.com/pl/raport-czy-polskie-firmy-sa-gotowe-na-ksef/