Delegacje krajowe i zagraniczne – diety i ryczałt za nocleg
Podróże służbowe, często określane jako delegacje, nieodłącznie związane są z życiem zawodowym. Realizowane są one na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy, jak również stałe miejsce pracy osoby odbywającej podróż służbową.
Delegacje odbywać mogą się na terenie kraju (delegacje krajowe), jak również poza jego granicami (delegacje zagraniczne). Obie te kategorie, zgodnie z aktualnymi regulacjami prawnymi, dają pracownikom możliwość otrzymania należności na pokrycie kosztów. Wśród nich znajdować się mogą m.in. diety, ryczałty za nocleg, czy zwroty kosztów z tytułu dojazdów. Kwestie te uregulowane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Podstawowym aspektem kojarzonym z delegacją jest dieta. Jej wysokość uzależniona jest przede wszystkim od dwóch czynników:
- Rodzaj podróży – krajowa bądź zagraniczna,
- Czas trwania podróży.
Wysokość diety – rozliczanie delegacji krajowej
Pełna kwota diety krajowej w roku 2020 wynosi 30 PLN. Naliczanie diety następuje od momentu rozpoczęcia podróży do momentu powrotu z podróży.
Dieta za podróż krajową trwającą krócej niż dobę
| Poniżej 8h | Nie przysługuje dieta |
| 8h – 12h | 50% diety (15 PLN) |
| Ponad 12 h | 100% diety (30 PLN) |
Dieta za podróż krajową trwającą dłużej niż dobę
| Poniżej 8h | 50% diety (15 PLN) |
| 8h – 12h | 100% diety (30 PLN) |
| Ponad 12 h | 100% diety (30 PLN) |
Dodatkowo należy zwrócić uwagę na ważną kwestię pomniejszenia diety, w przypadku gdy pracownik miał zapewnione częściowe wyżywienie. Dieta w takim przypadku pomniejszana jest:
- W przypadku zapewnienia śniadania o 25% tj. 7,50 PLN,
- W przypadku zapewnienia obiadu o 50% tj. 15 PLN,
- W przypadku zapewnienia kolacji o 25% tj. 7,50 PLN.
Nierzadko pojawić się może sytuacja, w której to pracownik zapewnione miał pełne wyżywienie – wówczas dieta nie przysługuje.
Diety zagraniczne – rozliczanie podróży służbowej
Jak wyliczyć np. ryczałt za nocleg w Niemczech? Wysokość diet w przypadku podróży zagranicznych różni się w zależności kraju, do którego odbywana jest podróż. Przykładowo kwota diety dla Austrii wynosi 52 EUR, Kanady 71 CAD, Niemiec 49 EUR, Wielkiej Brytanii 35 GBP – pełna lista dostępna jest we wspomnianym wyżej rozporządzeniu.
Podróż zagraniczna w przypadku niepełnej doby
| Poniżej 8h | Przysługuje 1/3 diety |
| 8h – 12h | Przysługuje 1/2 diety |
| Ponad 12 h | Przysługuje pełna dieta |
W przypadku podróży zagranicznej, podobnie jak w podróży krajowej, może wystąpić pomniejszenie należnej diety z tytułu zapewnienia wyżywienia pracownikowi.
- W przypadku zapewnienia śniadania dieta pomniejszona jest o 15%,
- W przypadku zapewnienia obiadu dieta pomniejszona jest o 30%,
- W przypadku zapewnienia kolacji dieta pomniejszona jest o 30%.
Ryczałt za nocleg – delegacja krajowa
W przypadku delegacji krajowej rozporządzenie przewiduje zwrot z tego tytułu dla pracownika
w wysokości przedstawionej na fakturze. Okazać się jednak może, iż pracownik z różnych względów nie przedstawi dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztów związanych z noclegiem – wówczas otrzymać może tzw. ryczałt za nocleg, który wynosi 150% wartości diety, czyli 45 PLN. Wśród warunków, jakie należy spełnić, aby móc ubiegać się o otrzymanie ryczałtu jest m.in. brak zapewnienia noclegu ze strony pracodawcy na czas podróży służbowej.
Delegacja zagraniczna – ryczałty za nocleg
Zwrot kosztów za nocleg, w przypadku delegacji zagranicznej ( ryczałt za nocleg za granicą), następuje na podstawie przedstawionych dokumentów, jednak w przeciwieństwie do delegacji krajowej, wyłącznie do wysokości limitu określonego w rozporządzeniu. W przypadku braku dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku pracownikowi przysługuje ryczał w wysokości 25% wspomnianego limitu. Dla przykładu kwota limitu za nocleg wskazana w rozporządzeniu wynosi 130 EUR dla Austrii, 190 CAD dla Kanady, 150 EUR dla Niemiec, 200 GBP dla Wielkiej Brytanii.
Zwrot kosztów podróży służbowej – wydatki pracownika
Poza omówionymi powyżej dwoma podstawowymi aspektami tj. dietą oraz noclegiem w podróżach służbowych pojawić się może jeszcze wiele innych wydatków poniesionych przez pracowników, z których tytułu przysługuje im zwrot – oczywiście w przypadku odpowiedniego udokumentowania poniesienia takich wydatków. Wśród nich pojawić się mogą wydatki za transport. Najczęstszymi środkami transportu wykorzystywanymi w delegacjach są pociągi, autobusy lub samoloty. Innymi przykładami mogą być bilety wstępu na wydarzenia związane z delegacją. Wystąpić może również sytuacja, w której pracownik nie korzysta ze środków transportu, ponieważ podróż odbywa własnym samochodem. Rozliczenie poniesionych wydatków w tym przypadku odbywa się na podstawie przedstawionej tzw. kilometrówki, niezależnie czy była to podróż krajowa, czy zagraniczna.
Rozliczanie delegacji – na co zwrócić uwagę
Ze względu na tak wiele czynników, które wpływają na wyliczenie należnych pracownikom zwrotów, niejednokrotnie wśród osób rozliczających się z delegacji pojawiają się pytania bądź problemy z tym związane. Dodatkowo, niestety, nieznajomość zasad często powoduje ogromną rozrzutność ze strony pracownika z nadzieją zwrotu poniesionych wydatków w 100%. Głównym aspektem powodującym rozczarowanie z tytułu braku zwrotu środków przez pracodawcę jest nieprzedstawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.
Inną kwestią jest częste przekraczanie dozwolonych rozporządzeniem limitów czy to z tytułu diet, czy noclegów. Błędów takich, jak również nieprzyjemnych niespodzianek w postaci przekroczenia limitów, uniknąć można poprzez odpowiednio przygotowany formularz do rozliczeń wydatków oraz delegacji, który to po wprowadzeniu odpowiednich danych automatycznie wskaże pracownikowi należną kwotę do zwrotu, jak również (w przypadku wystąpienia przekroczenia limitów) kwotę przekroczenia.
W sytuacji, gdzie liczba pracowników odbywających podróże służbowe jest znacząca warto zastanowić się nad zapewnieniem platformy, takiej jak SAP Concur, która wspierałaby pracowników w zarządzaniu ich delegacjami.
Dawid Kuźniar
Ekspert ds. księgowości w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie
Poznaj ofertę MDDP Oursourcing w zakresie usług kadrowo-płacowych.
Źródła:
Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku
