Do ewidencji w zakresie rozliczania zakupu stosowane jest konto 300 lub 303

Nasza spółka zamówiła towary. Zostały one nam dostarczone, jednak nie przedłożono faktury. Przyjęliśmy je do ewidencji na podstawie dowodu Pz. Dodatkowo zakupiliśmy towary. Otrzymaliśmy fakturę, natomiast na dzień bilansowy nie mamy jeszcze towarów. Jak powinna wyglądać ewidencja?

Przychody i koszty powinny być ujmowane w księgach rachunkowych w oparciu o zasadę memoriału i współmierności. Obie zasady regulowane są zarówno przez ustawę o rachunkowości, jak i Międzynarodowe Standardy Rachunkowości.

Zasada memoriału w księgach rachunkowych

Zasada memoriału polega na ujęciu w księgach rachunkowych wszystkich osiągniętych i przypadających na rzecz jednostki przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami i dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Z kolei zasada współmierności polega na zaliczaniu do aktywów lub pasywów kosztów lub przychodów dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych oraz przypadających na dany okres sprawozdawczy, które nie zostały jeszcze poniesione.

Na podstawie dowodu księgowego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego na leży wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zaś księgi rachunkowe powinny być prowadzone bezbłędnie, rzetelnie i na bieżąco.

W celu odzwierciedlenia ww. zasad rachunkowości do ewidencji operacji gospodarczych w zakresie rozliczania zakupu stosowane jest konto Rozliczenie zakupu (300), bądź też Rozliczenie zakupu towarów (303). Konta te są kontami rozliczeniowymi, które na dany dzień mogą wykazywać dwa salda:

• saldo Wn – przedstawia stan dostaw w drodze, a więc wartość składników aktywów rzeczowych, których nabycie zostało udokumentowane fakturami (bądź innymi dowodami), ale które nie zostały jeszcze jed¬nostce dostarczone,
• saldo Ma – przedstawia stan dostaw nie-fakturowanych, a więc dostaw odebra¬nych, w odniesieniu do których jednostka nie otrzymała jeszcze faktur potwierdzają¬cych ich nabycie.

Na moment bilansowy salda kont 300 bądź 303 wykazuje się w bilansie w aktywach bądź pasywach bilansu.

Dostawy w drodze prezentuje się w aktywach bilansu w poz. B.I.1 Materiały albo też w pozycji B.I.4 Towary. Jeśli jednak saldo to wynika z dokonanych zaliczek z tytułu dostaw i usług, to saldo ujmuje się w aktywach w po-zycji B.I.5 Zaliczki na dostawy. Jeśli zaliczka dotyczy nabycia środków trwałych bądź wartości niematerialnych i prawnych, ujmuje się ją w pozycji A.I.4 Zaliczki na wartości niematerialne i prawne lub A.II.3 Zaliczki na środki trwałe w budowie.

Dostawy niefakturowane prezentuje się w pasywach bilansu w poz. B.III.1.a lub B.III.2.d, a więc odpowiednio jako zobowiązania krótkoterminowe wobec jednostek powiązanych bądź też pozostałych.

PRZYKŁAD

Zakup towarów
Jednostka ABC zamówiła towary X o wartości 2000 zł. Towary zostały jednostce dostarczone, jednakże nie przedłożono faktury. Przyjęto je do ewidencji na podstawie dowodu Pz. Dodat¬kowo zakupiono towary Y o wartości 5000 zł. Otrzymano fakturę, natomiast na dzień bilansowy nie otrzymano jeszcze towarów. Ewidencja powinna być następująca:

1. Zakup towarów o wartości 2000 zł: strona Wn konta 330 Towary, strona Ma konta 303 Rozliczenie zakupu towarów.
2. Zakup towarów o wartości 5000 zł: strona Wn konta 303 Rozliczenie zakupu towarów, strona Ma konta 202 Rozrachunki z dostawcami. Na dzień bilansowy saldo Wn konta 303 wykazuje towary w drodze w wartości 5000 zł wykazywane w pozycji aktywów B.I.4 Towary oraz dostawy niefakturowane o wartości 2000 zł wykazywane w pozycji pasywów B.III.2.d.

Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Agnieszka Łukasik
Ekspert w MDDP Outsourcing w Warszawie