Duplikat faktury a korekta z tytułu niezapłaconych zobowiązań

Ustawa o VAT nie wskazuje definicji duplikatu faktury oraz informacji w jakim momencie podatnik ma prawo do odliczenia z niej podatku VAT naliczonego.

Biorąc pod uwagę liczne stanowiska organów podatkowych i wydane orzecznictwa, możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego od duplikatu faktury powstaje na tych samych zasadach, co od oryginału faktury, w myśl art. 86 ust.1.

Według art.86 ust. 10 prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy oraz prawo to przysługuje nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury.

Zatem podatnik ma możliwość odliczyć VAT naliczony od dokonanego zakupu, jeżeli spełnione są łącznie poniższe warunki:

• podatnik otrzymał fakturę,
• powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy,
• nabyte towary lub usługi będą przez podatnika wykorzystywane w związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Istotnym warunkiem odliczenia VAT naliczonego z duplikatu faktury w okresie bieżącym jest weryfikacja, czy podatnik był w posiadaniu tej faktury w przeszłości.

Duplikat faktury zostaje wystawiony najczęściej w przypadku, gdy:

1. Faktura zaginęła lub uległa zniszczeniu, przy czym faktura pierwotna dotarła do podatnika oraz podatek VAT został od niej odliczony;

• duplikat jest tylko i wyłącznie potwierdzeniem transakcji zarejestrowanych w ewidencji zakupu.

2. Faktura pierwotna dotarła do podatnika, ale przed ujęciem w rejestrach zaginęła lub uległa zniszczeniu;

• w tym przypadku podatnik na podstawie otrzymanego duplikatu faktury nie ma prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w momencie otrzymania duplikatu. Podatnik powinien dokonać korekty deklaracji VAT, w okresie w którym otrzymał fakturę pierwotną dokumentująca zakup. Gdy na wystawionym duplikacie faktury nie wskazano nowego terminu płatności, podatnik jest zobowiązany dokonać korekty w myśl art.89b ust.1, który mówi: w przypadku nieuregulowania należności wynikającej z faktury dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług na terytorium kraju w terminie 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze, dłużnik jest obowiązany do korekty odliczonej kwoty podatku wynikającej z tej faktury, w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90 dzień od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. Na podstawie art. 89 ust.4, po uregulowaniu zaległej płatności podatnik może zwiększyć kwotę podatku naliczonego w okresie w którym dokonano płatności.

3. Faktura pierwotna nie dotarła do podatnika;

• podatnik duplikat faktury traktuje jako fakturę pierwotną i ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w bieżącym okresie rozliczeniowym lub w dwóch następujących po sobie okresach rozliczeniowych. Tak jak w przypadku 2., gdy duplikat faktury nie zmienia terminu jej płatności należy dokonać korekty z tytułu art. 89b ust.1.

W ustawie o VAT nie ma jasno wskazanych przepisów, jak należy postępować w przypadku wystawienia duplikatu faktury, który nie zmienia terminu jej płatności. Można postąpić bezpiecznie i wykazać duplikat faktury zakupu tak jak w przypadku 2 i 3. Wielu podatników praktykuje jednak prostsze rozwiązanie, wykazując podatek VAT naliczony z duplikatu faktury w momencie jej zapłaty, aby pominąć etap korekty z tytułu art. 89b ust.1. Takie rozwiązania do tej pory nie były podważane przez Urzędy Skarbowe.

Paulina Krawczykowska
Ekspert ds. podatku VAT w MDDP Outsourcing w Warszawie