E-teczka czyli elektroniczne akta pracownicze - o czym należy pamiętać?
Choć przepisów ułatwiających prowadzenie działalności z pewnością mogłoby być więcej, to jednak niektóre z nich otwierają nowe, ciekawe możliwości.
Przykładem może być ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r., dotycząca zmian niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Już od stycznia 2019 r., można będzie prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej (nazywaną e-teczką lub e-aktami osobowymi).
Wiele firm rozważa taką możliwość, gdyż niewątpliwie istnieje wiele powodów dla takiego wyboru. Wśród najważniejszych wymienić można:
- wygoda (szybkość i łatwość) pracy z dokumentami,
- obniżenie kosztów (brak pomieszczeń, szafek specjalistycznych, transportu, zabezpieczeń).
I. Zanim wdrożysz elektroniczne akta osobowe
Przystępując do wprowadzania zmian (konwersji zbiorów tradycyjnych na elektroniczne), dobrze jest zacząć od przeglądu zasobu, jakim są utrzymywane teczki. Zasób ten składa się z teczek archiwalnych oraz teczek aktywnych pracowników. Zalecane jest przeprowadzenie przeglądu (audytu), aby do formy elektronicznej konwertowane były zbiory dokumentów kompletne i poprawne.
Przegląd akt osobowych umożliwia:
- uzupełnienie braków w aktach,
- zamianę skanów na dokumenty oryginalne,
- usunięcie duplikatów,
- wykreślenie dokumentów terminowe (których okres przechowywania w aktach wygasł),
- sprawdzenie chronologii (numeracji),
- wydzielenie dokumentów nieobowiązkowych do osobnych części,
- dokonanie nowej klasyfikacji dokumentów, aby odpowiadały nowemu podziałowi – dotyczy głównie przesunięcia dokumentów z aktualnej części C do nowej część D.
Warto też rozstrzygnąć, czy formie elektronicznej utrzymywać dokumenty związane z związane z innym formami zatrudnienia. Nie jest to obowiązkowe, ale pozwoliłoby w jednolity sposób zarządzać całą dokumentacją.
II. Obowiązki przy prowadzeniu elektronicznych akt osobowych
Poza licznymi korzyściami należy również pamiętać o obowiązkach nakładanych na pracodawcę przez ww. ustawę, związanych z decyzją o nowym sposobie prowadzenia akt osobowych.
- Kierownictwo danej jednostki organizacyjnej musi podjąć decyzję o sposobie (dokładnie o zmianie sposobu na elektroniczny) prowadzenia dokumentacji pracowniczej i poinformować o tym pracowników. Forma zawiadomienia pracownika może być papierowa lub elektroniczna – ważne, aby w łatwy sposób wykonanie ww. obowiązku można było wykazać.
- Należy opracować wewnętrzne zasady, umożliwiające zainteresowanym pracownikom odbiór dokumentacji lub jej części. Ustawa nakłada 30-dniowy termin od dnia zawiadomienia o sposobie prowadzenia dokumentacji na umożliwienie odbioru dokumentów. Termin ten może być dłuższy, o ile tak zadecyduje pracodawca. Ponadto pracodawca, w szczególnych przypadkach, może rozważać przesłanie takiej dokumentacji (co jest jednak kosztowne oraz, zgodnie z ustawą, fakultatywne).
III. Jak rozpocząć korzystanie z elektronicznych akt osobowych
Ważną kwestią jest ocena własnych możliwości wykonania zadań w procesie przejścia ze starego sposobu prowadzenia akt na nowy. Ilość pracy do wykonania może okazać się zbyt duża (zwłaszcza sama digitalizacja dokumentów) dla zespołów HR, zajmujących się prowadzeniem akt i łączeniem tego z bieżącą pracą. Jednocześnie wybór wielu dostawców: osobno dla dostawcy oprogramowania, osobno dla digitalizacji i być może osobno do przeprowadzenia audytu, może utrudnić zarządzanie cały procesem i pochłaniać zbyt duże ilości czasu. Dlatego rozsądne jest nawiązanie współpracy z dostawcą, który posiada kompleksową ofertę:
- usługi audytu teczek osobowych,
- usługi digitalizacji dokumentów pracowniczych,
- bieżącego prowadzenia teczek osobowych tradycyjnych i elektronicznych,
- dostarczania (licencje, wdrożenie i utrzymanie) oprogramowania do prowadzenia elektronicznych akt osobowych,
- dostarczania oprogramowania do prowadzenia elektronicznych akt osobowych w modelu SaaS.
Zachęcamy do zapoznania się z rekomendowanym przez MDDP Outsourcing oprogramowaniem FlexiHRM, zaprojektowanym przez programistów i ekspertów firmy FlexiSolutions. Polecamy również zapoznanie się z artykułem „Jak wdrożyć elektroniczne akta osobowe”.
Szymon Churski
Partner w MDDP Outsourcing w Warszawie
