Elektroniczne potwierdzenia sald należności

Obowiązek potwierdzania sald należności wynika wprost z Ustawy o rachunkowości Art.26 ust.1 pkt. 2, który mówi:

Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację (…) należności, w tym udzielonych pożyczek (…) – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację (…) należności, w tym udzielonych pożyczek (…) – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Artykuł ten nie wskazuje jednak, jaką formę powinno przybrać potwierdzenie salda przez kontrahenta.

Jednostka powinna wysłać potwierdzenia sald do wszystkich odbiorców niezależnie od ich liczby, czyli nie ma możliwość stosowania uproszczeń, na przykład w sytuacji bardzo dużej liczby kontrahentów.

Aby ułatwić i przyspieszyć, niejednokrotnie dość czasochłonną procedurę, papierowe dokumenty potwierdzenia salda coraz częściej zastępuje się informacją elektroniczną. Warto wykorzystać tę formę, szczególnie, gdy mamy do czynienia ze znaczną liczbą kontrahentów. Metoda ta z pewnością przyspieszy cały proces, szczególnie w outsourcingu.

Żaden akt prawny nie reguluje kwestii wzoru druku potwierdzenia sald. Może on zatem wyglądać różnie. Jednak można w nim wyróżnić pewne elementy stałe, takie jak między innymi:

• nazwę i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie (adresata),
• dane wystawcy (nadawcy),
• datę wystawienia,
• numer faktury (faktur) oraz datę jej wystawienia,
• kwotę transakcji,
• dzień, na który należy potwierdzić saldo.

Ponieważ na podstawie uzyskanego potwierdzenia salda, niejednokrotnie następuję księgowanie różnic inwentaryzacyjnych, można powiedzieć, że dokument ten stanowi swego rodzaju dowód księgowy, którego definicja znajduje się a Art. 21 Ustawy.

Dlatego też, potwierdzenie salda powinno zawierać elementy określone we wspomnianym artykule, który mówi między innymi, że podpis wystawcy dowodu nie jest konieczny, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Wydaje się być więc zasadne uznanie, że wystarczające dla potwierdzenia sald będzie otrzymanie stosownej informacji w formie elektronicznej.

Warto jednak upewnić się, że adres e-mailowy nie będzie budził wątpliwości co do tożsamości osoby potwierdzającej, tym bardziej, że powinno ono być dokonane przez upoważnione do tego osoby.

Pamiętajmy też, że w niektórych przypadkach to jednak pisemna forma potwierdzenia salda przesłana pocztą będzie miała większą moc dowodową, co może mieć znaczenie przy ewentualnym sporze z dłużnikiem. Ma to ogromne znaczenie w przypadku należności spornych i ewentualnych spraw sądowych. W takich sytuacjach warto postarać się o uzyskanie tradycyjnie podpisanego potwierdzenia salda,  gdyż ma to znaczenie z punktu widzenia kodeksu cywilnego.

Uznanie długu przerywa bowiem bieg przedawnienia. Może to mieć znaczenie dla spółek, których dłużnicy zalegają przez dłuższy okres ze spłatą swoich zobowiązań i istnieje ryzyko ich przedawnienia. Niestety nie wszystkie sądy idą z duchem czasu i forma elektronicznego potwierdzenia sald może zostać przez sąd uznana za niewystarczającą.

Karina Sowińska
MDDP Outsourcing w Warszawie