Excel w zawodzie księgowego

W XXI zawód księgowego, bądź szerzej, osoby związanej z finansami i księgowością, jest nierozerwalnie związany z nowoczesnymi technologami i oprogramowaniem komputerowym.

W zależności od wykonywanych zadań, księgowy i finansista korzystają z szeregu programów przetwarzających dane finansowo-księgowe, m.in. z:

• systemu księgowego
• systemów do raportowania i konsolidacji
• systemów sprzedażowych i magazynowych
• programów typu BI i hurtowni danych

Ale jest też wśród nich jeden program, z którego (bądź z programów do niego bardzo podobnych) korzysta prawdopodobnie każdy księgowy i finansista na świecie – Microsoft Excel. Duża część z nas poznaje go jeszcze na zajęciach z informatyki w szkole. Przewija się on potem często w naszej pracy, ale myślę, że bardzo niewielu z nas potrafi w pełni docenić i wykorzystać jego potencjał. Często myślimy o nim jak o bardziej skomplikowanym kalkulatorze, a posiada on szereg unikalnych zalet:

• Łatwość obsługi – większość z nas Excela używała – jego interfejs jest nam znany a do jego funkcjonalności i wyglądu jesteśmy po prostu przyzwyczajeni. Na tle niektórych skomplikowanych systemów i rozwiązań IT stosowanych w finansach trzeba przyznać, że możemy go uznać za bardzo przyjazny i intuicyjny a jedynym problemem są zmiany w budowie interfejsu przy przejściu na kolejną wersję – zwykle drobne, ale w takiej sytuacji sprawdza się powiedzenie, że przyzwyczajenie „drugą naturą człowieka”.
• „Stopniowalność” i możliwości – w zasadzie można by powiedzieć że w Excelu nie ma rzeczy niemożliwych do zrobienia, trzeba tylko wiedzieć z jakich funkcji skorzystać by je zrobić. Poczynając od prostych obliczeń, wykresów i tabel, do skomplikowanych konsolidacji, plików XML i baz danych – wszystkie te rzeczy da się wykonać w Excelu, chociaż nie da się ukryć, że aby wykonać niektóre z nich potrzebne będą dodatki, makra czy zewnętrzne programy.
• Cena – zaleta na pewno mniej odczuwalna czy istotna z perspektywy pracowników, ale warto o niej pamiętać. Konsolidację, analizę czy raportowanie możemy oczywiście przygotowywać w skomplikowanych programach i pakietach finansowych, ale może się okazać, że cena wdrożenia, licencji i supportu będzie nieporównywalnie wyższa niż zalety płynące z takiego oprogramowania. W takiej sytuacji należy też pamiętać, że nawet drobne zmiany w naszej firmie (np. dodanie nowej spółki czy konta księgowego) mogą wymagać zmiany w oprogramowaniu i ciągnąć za sobą spore koszty.
• Niska awaryjność i łatwość naprawienia – wyobraźmy sobie sytuację, że przygotowywany przez nas raport wykazuje błędy, a za 2 godziny wydruk ma leżeć na biurku naszego szefa. Jeśli posługujemy się Excelem, jest szansa, że analizując formuły w raporcie uda nam się znaleźć błąd samodzielnie bądź przy wsparciu naszych kolegów i koleżanek. Jeśli do raportu używamy drogiego i wyspecjalizowanego oprogramowania, nie obędzie się bez pomocy konsultantów i informatyków i szansa dotrzymania terminu może spaść dramatycznie.

Oczywiście, jak każdy produkt czy rozwiązanie, Excel posiada też szereg wad:

• Mimo, że jest rozwiązaniem tanim jeśli postawimy go na półce obok zaawansowanych pakietów konsolidacyjnych i budowanych na zamówienie narzędzie informatycznych, to na rynku nadal jest sporo tańszych i ciekawych narzędzie zarówno dla użytkownika biznesowego jak i dla celów prywatnych. Należą do nich darmowe pakiety biurowe bądź rozwiązania typu Google Sheets. Zanim zaczniemy używać Excela w domu bądź w biurze, zastanówmy się czy dla naszych potrzeb nie ma tańszych alternatyw.
• Wspominaliśmy już, że Excel jest narzędziem „stopniowalnym” – zawiera w sobie zarówno proste działania matematyczne i tabele jak i skomplikowane makra do pobierania i analizy danych. Niestety, często te bardziej skomplikowane zastosowania trzeba dopiero zbudować, najczęściej od podstaw. Chcielibyśmy analizować dane bezpośrednio z systemu księgowego? Proszę bardzo, ale należy najpierw ustanowić połączenie ze źródłem danych w SQL. Chcemy wprowadzać dane z formularzy i na ich podstawie budować wykresy i tabele? Nie ma problemu, ale musimy w tym celu napisać szereg makr VBA.
• Kolejna wada wiąże się w dużej części z poprzednią – Excel nie jest narzędziem wyspecjalizowanym, jest więc w pewnym sensie narzędziem „do wszystkiego”. Można by powiedzieć, że jak coś jest do wszystkiego to jest do niczego, ale w przypadku Excela nie będzie to prawdą. Można z niego wycisnąć bardzo dużo, ale często trzeba z jednej strony znać jego możliwości techniczne i „warsztat”, z drugiej strony wykazać się kreatywnością i pomysłem na rozwiązanie konkretnego problemu.

Excel jest narzędziem, które wiele osób wybierających pracę w usługach księgowości poznają jako jedne z pierwszych. Wydaje mi się że to m.in. przez to często bywa postrzegany jako narzędzie przydatne, ale bardzo proste. Nic bardziej mylnego – mimo, że posiada wady, jest niezastąpionym narzędziem dla każdego, kto swoją przyszłość wiąże ze światem finansów. Na każdym kroku potrafi zaskoczyć swoimi funkcjonalnościami i warto cierpliwie cały czas się go uczyć i dodawać nowe obszary do naszego Excelowego arsenału. Nawet jeśli inne narzędzia i programy uznamy za ważniejsze, potężniejsze i bardziej przydatne, to pod jednym względem Excel jest niewątpliwie numerem 1 – to zwykle po niego sięgamy w pierwszej kolejności.