Faktury zaliczkowe – ewidencja u dostawcy i odbiorcy

Faktury zaliczkowe wystawia się z myślą o rozliczeniu otrzymanych zaliczek do określonej dostawy końcowej, która nastąpi w przyszłości. Zazwyczaj faktury zaliczkowe używane są przy transakcjach o dużej wartości, w celu pozyskania części środków, które pomogą sfinalizować ostateczną transakcję. Zaliczka w obrocie krajowym w świetle ustawy o VAT powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Wpłacona na rachunek bankowy jednostki zaliczka traktowana jest jako kwota brutto, która zawiera stawkę VAT odpowiednią dla danego towaru czy usługi.

Zarządzanie przepływami pieniężnymi ma kluczowe znaczenie dla każdego przedsiębiorstwa. Faktury zaliczkowe mogą być jednym ze sposobów na pokrycie ponoszonych przez sprzedawcę kosztów realizacji zamówienia oraz służyć jako zabezpieczenie przed brakiem lub spóźnieniem w płatnościach.

Faktury zaliczkowe wystawiane są w sytuacji, gdy rozliczenie części lub całości należności następuje przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi.

Sposób rozliczenia faktury zaliczkowej

W świetle przepisów podatku dochodowego, otrzymana zaliczka nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu i zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Przychód podatkowy z tytułu sprzedaży powstanie dopiero w momencie realizacji dostawy towarów lub wykonania usługi. W praktyce może się zdarzyć sytuacja, że wystawione faktury zaliczkowe nie zostaną opłacone w ustawowym terminie. W takim przypadku wystawione faktury zaliczkowe należy potraktować jako “puste faktury”. Podobnie wygląda rozliczenie zaliczki u nabywcy – wpłacona zaliczka nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Podstawą do zaliczenia zapłaconej zaliczki w koszty uzyskania przychodów jest faktura końcowa.

Według przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub część zapłaty. Dodatkowo, wpłaconą zaliczkę należy udokumentować fakturą. Należy zwrócić uwagę, że data wystawienia faktury zaliczkowej nie wpływa na termin powstania obowiązku podatkowego. Obowiązek podatkowy powstaje w dniu otrzymania zaliczki, a nie wystawienia faktury zaliczkowej. Oczywiście z pewnymi wyjątkami takimi jak czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury tj. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego czy świadczenie usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, ochrony i dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego – z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług (art. 19a ust. 5 pkt. 4).

Faktury zaliczkowe- moment wystawienia

Terminy wystawienia faktur zaliczkowych określają przepisy ustawy o podatku od towarów i usług – zgodnie z ustawą faktury zaliczkowe muszą być wystawione (art. 106b ust. 1 pkt 4):

• nie wcześniej niż 60 dni otrzymaniem zaliczki (art. 106i ust. ust. 7 ustawy o VAT);
• nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zapłacono część lub całą kwotę wynagrodzenia (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT)

W przypadku gdy faktury zaliczkowe nie obejmują całej kwoty zamówienia, należy wystawić fakturę końcową. Wyjątkiem jest sytuacja, jeśli podatnik udokumentował już całą kwotę transakcji, po dokonaniu dostawy towaru czy wykonaniu usługi. Wystawiający jest zobowiązany na fakturze końcowej wykazać informacje o wszystkich wystawionych wcześniej fakturach zaliczkowych. Ze strony nabywcy, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w terminie otrzymania faktury lub w ciągu czterech kolejnych okresów rozliczeniowych, a podatnicy rozliczający się kwartalnie, w ciągu dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Faktury zaliczkowe w ewidencji księgowej u odbiorcy

1. Wpłata zaliczki na poczet przyszłej dostawy towaru/wykonania usługi:
2. Strona WN Rachunek bieżący,
3. Strona MA Rozrachunki z odbiorcami;

• Księgowanie faktury zaliczkowej:
• Strona WN Rozrachunki z odbiorcami (kwota brutto),
• Strona MA VAT należny (kwota VAT),
• Strona MA Rozliczenia międzyokresowe przychodów (kwota netto);

• Przeksięgowanie kwoty netto w przychody po zrealizowaniu zamówienia:
• Strona WN Rozliczenia międzyokresowe przychodów,
• Strona MA Sprzedaż towarów/usług.

Faktury zaliczkowe w ewidencji księgowej u nabywcy (przykład transakcji zakupu towaru lub usługi)

1. Zapłata zaliczki na poczet przyszłej dostawy towaru/wykonania usługi:
2. Strona WN Rozrachunki z dostawcami,
3. Strona MA Rachunek bieżący;

• Księgowanie faktury zaliczkowej:
• Strona WN Rozliczenie zakupu (kwota netto),
• Strona WN VAT naliczony (kwota VAT),
• Strona MA Rozrachunki z dostawcami (kwota brutto);

• Przeksięgowanie w koszty/towary po zrealizowaniu zamówienia:
• Strona WN Towary/Wykonane usługi
• Strona MA Rozliczenie zakupu.

Autor: Olga Antropova, Księgowa w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing.