Inwentaryzacja u podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowości

Zamknięcie roku obrotowego przez podmioty prowadzące pełne księgi rachunkowe nakłada na nie szereg obowiązków. Jednym z nich jest przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości oraz innymi regulacjami m.in. Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” oraz stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji zapasów czy stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami.

Głównym celem inwentaryzacji jest badanie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz potwierdzenie rzetelności i prawidłowości prowadzenia jej ksiąg.

Metody przeprowadzenia inwentaryzacji

W art. 26 ustawy o rachunkowości są ściśle określone metody inwentaryzacji w zależności od rodzaju składników aktywów i pasywów.

Do podstawowych form inwentaryzacji należą:

• Spis z natury – określenie faktycznego stanu składników w porównaniu ze stanem w ewidencji księgowej oraz ujawnienie powstałych różnic inwentaryzacyjnych (niedobory i nadwyżki) i ich rozliczenie. Dotyczy m.in. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem środków zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w formie materialnej, rzeczowych aktywów obrotowych (m.in. materiały, towary, produkty gotowe), środków trwałych i nieruchomości zaliczonych do inwestycji, środków trwałych w budowie (tj. maszyny i urządzenia).
• Potwierdzenie salda – uzgodnienie stanu sald składników poprzez obustronne złożenie oświadczeń w zakresie  wspólnych rozliczeń m.in. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, papierów wartościowych w formie zdematerializowanej (akcje i inne papiery wartościowe), należności handlowych, udzielonych pożyczek, własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom. Ustawa o rachunkowości nie uznaje tzw. milczącego potwierdzenia sald, co nakłada obowiązek zwrotnego potwierdzenia wykazanych sald przez drugą stronę. Jeśli pojawią się rozbieżności należy je obowiązkowo wyjaśnić. Dodatkowo, w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami określono, że powinno się potwierdzać salda zerowe o ile w ciągu roku obrotowego wystąpiło dużo powtarzających się transakcji z danym kontrahentem.
• Inwentaryzacja w drodze weryfikacji – porównanie danych ksiąg rachunkowych ze stosownymi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, obejmuje m.in. środki trwałe trudno dostępne, środki trwałe znajdujące się poza jednostką (np. środki trwałe oddane w najem lub leasing operacyjny), grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (w tym prawo wieczystego użytkowania gruntu), należności sporne i wątpliwe, rozrachunki publicznoprawne, rozrachunki od podmiotów nieprowadzących ksiąg rachunkowych i rozrachunki od kontrahentów prowadzących uproszczoną księgowość.

Terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji

Powszechnie obowiązujący termin inwentaryzacji jednostki przypada na 31 grudnia każdego roku obrotowego, o ile jest tożsamy z rokiem kalendarzowym. U podmiotów, których rok obrotowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację dokonuje się w ostatnim dniu każdego roku obrotowego. Dopuszczalne jest zakończenie inwentaryzacji do 15-tego dnia następnego roku.

W czasie pandemii COVID-19 przeprowadzenie inwentaryzacji może być utrudnione, dlatego jednostki decydują się przystąpić do niej wcześniej. Większość podmiotów już 3 miesiące przed końcem roku obrotowego rozpoczyna kontrolę stanu majątku (m.in. środków trwałych i zapasów) oraz wysyła potwierdzenia sald należności do kontrahentów.

Termin inwentaryzacji uznaje się za spełniony o ile przeprowadzono ją:

• raz w ciągu 4 lat – przy nieruchomościach zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, innych środków trwałych, środków trwałych w budowie (tj. maszyny, urządzenia) na terenie strzeżonym,
• raz w ciągu 2 lat – przy rzeczowych aktywach obrotowych (m. in. zapasy, materiały, towary) objętych ewidencją ilościowo – wartościową na terenie strzeżonym,
• raz w ciągu 1 roku – przy rzeczowych aktywach obrotowych (m.in. zapasy, materiały, towary) objętych ewidencją wartościową w punkcie obrotu detalicznego jednostki.

Kierownik jednostki powinien uwzględnić w polityce rachunkowości lub instrukcji inwentaryzacyjnej terminy inwentaryzacji w zależności od specyfiki działalności spółki, a także jej rodzaju składników aktywów i pasywów.

Rodzaje inwentaryzacji

W Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji zapasów uregulowano bardziej szczegółowe sposoby przeprowadzenia spisu z natury.  

Należą do nich następujące rodzaje inwentaryzacji :

• ciągła – przedmiotem spisu z natury są zapasy objęte ewidencją ilościowo – wartościową na terenie strzeżonym magazynu. Przeprowadzana systematycznie, na dowolny dzień zgodnie z harmonogramem, co najmniej raz w ciągu 2 lat,
• okresowa – przedmiotem spisu z natury są zapasy. Przeprowadzona zgodnie z wyznaczonym okresem, tj. na przestrzeni 2 lat.

Osoby odpowiedzialne za inwentaryzację

Odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji ciąży na kierowniku jednostki. Nawet gdy jednostka powierzy firmie zewnętrznej (outsourcing) przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury zapasów czy potwierdzeń sald należności nie zwalnia  kierownika jednostki z odpowiedzialności.

Do obowiązków kierownika jednostki należy m.in.: powołanie komisji inwentaryzacyjnej i przewodniczącego, przygotowanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji (tj. terminy i metody przeprowadzenia inwentaryzacji), prawidłowe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji oraz zawiadomienie audytora (o ile sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu).

W procesie przeprowadzania inwentaryzacji może być pomocne stanowisko Komitetu Standardu Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji zapasów, ponieważ zawiera szczegółową instrukcje prac inwentaryzacyjnych. W tej regulacji można znaleźć informacje na temat następujących zagadnień m.in.: wymagań dokumentacji inwentaryzacyjnej, organizacji i sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji.

Autor: Katarzyna Cieślak, Samodzielna Starsza Księgowa w MDDP Outsourcing.