Jak prawidłowo zaksięgować poniesione koszty w czasie (Gazeta Prawna 1 października 2012)

Firma opłaca z góry m.in. koszty energii elektryczne j i gazu, a także usług komunalnych. Proszę o informację, jak powinna wyglądać ewidencja księgowa czynnych rozliczeń międzyokresowych?

Konieczność rozliczania kosztów w czasie wynika nie tylko z nierównomiernego powstawania tych kosztów w stosunku do przychodów, ale też z zasad rachunkowości określonych w ustawie o rachunkowości.

Koszty ewidencjonowane w księgach rachunkowych jednostek gospodarczych obejmują koszty poniesione w danym okresie, które niejednokrotnie dotyczą okresów przyszłych. W konsekwencji powstaje konieczność prawidłowego rozliczenia kosztów w czasie, czyli przypisanie ich do okresu, w którym powstaną przychody związane z tymi kosztami. Jest to zgodne z zasadą współmierności, określoną w art. 6 ustawy o rachunkowości.

Oznacza to, że do kosztów danego okresu należy zaliczyć oprócz kosztów bieżącego okresu również te, które zostały poniesione w poprzednich okresach. Mamy wówczas do czynienia z czynnymi rozliczeniami kosztów ( art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości ).

Koszty poniesione mogą być rozliczane w okresie kilku miesięcy, a nawet lat. Oznacza to, że efekt tych kosztów, mimo iż zostały one już poniesione, będzie widoczny dopiero w przyszłości.
Przykładem kosztów zaliczanych do czynnych rozliczeń międzyokresowych mogą być między innymi:

• opłacone z góry świadczenia, takie jak, ubezpieczenia, prenumerata, czynsze,
• podatek od nieruchomości, opłatę roczną za wieczyste użytkowanie gruntów,
• dokonany jednorazowo roczny odpis na ZFŚS.

Takim przykładem są także jak w przypadku Państwa firmy opłacone z góry koszty energii elektrycznej i gazu oraz usług komunalnych.
Ewidencja księgowa czynnych rozliczeń międzyokresowych zależy od tego, w jakim układzie dana jednostka prowadzi ewidencję kosztów.

Przykład ewidencji

Jednostka prowadzi ewidencje wyłącznie w układzie rodzajowym.

Ewidencja będzie następująca: strona Wn konta zespołu 4 ( w pełnej kwocie poniesionych kosztów), strona Ma konta zespołu 1 lub 2 i równolegle strona Wn konta 645 – Rozliczenia międzyokresowe czynne ( w pełnej kwocie poniesionych kosztów ), strona Ma konta 490 – Rozliczenie kosztów ( w pełnej kwocie poniesionych kosztów ).
Następnie odpowiednia część kosztów przypadająca na bieżący okres sprawozdawczy strona Wn konta 490 – Rozliczenie kosztów, strona Ma konta 645 – Rozliczenia międzyokresowe czynne.

Jednostka może przyjąć również uproszczony sposób ewidencji, który polega na pominięciu konta 490. Wtedy uproszczone księgowania będą następujące ( w pełnej kwocie poniesionego kosztu ): strona Wn konta 645 – Rozliczenia międzyokresowe czynne, strona Ma konta zespołu 1 lub 2.
Na konta zespołu 4 księgowane są odpowiednie części wydatków przypadające na dany okres sprawozdawczy: strona Wn konta zespołu 4, strona Ma konta 645 – Rozliczenia międzyokresowe czynne.

Przykład ewidencji

Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

Ewidencja będzie następująca: strona Wn konta zespołu 4 ( w pełnej kwocie poniesionych kosztów), strona Ma konta zespołu 1 lub 2 i równolegle strona Wn konta 645 – Rozliczenia międzyokresowe czynne ( w pełnej kwocie poniesionego kosztu ), strona Ma konta 490 – Rozliczenie kosztów ( w pełnej kwocie poniesionego kosztu ).

Następnie odpowiednia część kosztów przypadająca na bieżący okres sprawozdawczy: strona Wn konta zespołu 5, strona Ma konta 645 – Rozliczenia międzyokresowe czynne.

Karina Sowińska
MDDP Outsourcing w Warszawie

Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).