Blog

Jak przygotować firmę do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych?

16.04.2019
jak-przygotowac-firme-do-obslugi-pracowniczych-planow-kapitalowych

Ustawa z dnia 4.10.2018 zakłada wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych. Zgodnie z przyjętym harmonogramem, najwięksi pracodawcy (zatrudniający ponad 250 pracowników) będą musieli wdrożyć ten system oszczędnościowy już od 1.07.2019 roku. W ciągu kolejnych dwóch lat PPK zostaną wprowadzone przez wszystkich polskich pracodawców. Jak się przygotować do obowiązujących regulacji?

Planowanie budżetu

Wdrożenie PPK oznacza wzrost kosztów, z których najważniejszymi będą obowiązkowe wpłaty w wysokości 1,5% wynagrodzenia pracowników dokonywane przez pracodawcę (firma może uiszczać także wpłaty dodatkowe, np. by zachęcić pracowników do podjęcia zatrudnienia). Pracodawca powinien przewidzieć wysokość składek na PPK, planując budżet wynagrodzeń.

Wybór oferty i zawarcie umów

Przygotowania do obowiązujących przepisów należy rozpocząć od wyboru instytucji finansowej do obsługi PPK. Zadaniem pracodawcy jest wybór oferty po uprzednim zapoznaniu się z propozycjami uprawnionych instytucji finansowych. Aby uniknąć ewentualnych roszczeń ze strony pracowników, selekcja powinna odbywać się w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub reprezentacją pracowniczą, a proces wyboru powinien być udokumentowany i jawny. Ostateczna decyzja o nawiązaniu współpracy z danym podmiotem należy jednak do pracodawcy.

Pierwsza z umów, jaką zobowiązany jest zawrzeć pracodawca, dotyczy wprowadzenia PPK i określa ich ogólne warunki. Następną umowę zawiera się z tą samą instytucją i dotyczy ona obsługi PPK – jest doprecyzowana i zindywidualizowana, a zawiera ją pracodawca w imieniu i na rzecz swoich pracowników, załączając listę osób przystępujących do PPK.

Dostosowanie systemów i obsługa administracyjna

Obsługa księgowa firm w związku z PPK staje przed sporym wyzwaniem, jakim jest dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do naliczania nowego rodzaju składek oraz bieżąca obsługa administracyjna.

Pracownicy muszą mieć zapewnioną możliwość dokonywania zmian dotyczących PPK – rezygnacji, przystąpienia i innych. Warto pomyśleć w tym kontekście o nawiązaniu współpracy z biurem rachunkowym – pozwoli to na odpowiednie przygotowanie się do wdrożenia PPK, uniknięcie pomyłek (a w konsekwencji kar za niedopatrzenia), a nawet opracowanie dostosowanego do potrzeb firmy systemu zarządzania, który ułatwi bieżącą obsługę planów oszczędnościowych dla pracowników.

Pracodawca, szykując się do wdrożenia nowych przepisów, powinien zadbać o wszystkie wymienione wyżej aspekty, a także dostarczyć pracownikom informacje na temat założeń programu, możliwości i uprawnień z nim związanych, co dodatkowo usprawni proces i pomoże przeprowadzić go bez zbędnych utrudnień.