Ustawa z dnia 4.10.2018 zakłada wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych. Zgodnie z przyjętym harmonogramem, najwięksi pracodawcy (zatrudniający ponad 250 pracowników) będą musieli wdrożyć ten system oszczędnościowy już od 1.07.2019 roku. W ciągu kolejnych dwóch lat PPK zostaną wprowadzone przez wszystkich polskich pracodawców. Jak się przygotować do obowiązujących regulacji?
Wdrożenie PPK oznacza wzrost kosztów, z których najważniejszymi będą obowiązkowe wpłaty w wysokości 1,5% wynagrodzenia pracowników dokonywane przez pracodawcę (firma może uiszczać także wpłaty dodatkowe, np. by zachęcić pracowników do podjęcia zatrudnienia). Pracodawca powinien przewidzieć wysokość składek na PPK, planując budżet wynagrodzeń.
Przygotowania do obowiązujących przepisów należy rozpocząć od wyboru instytucji finansowej do obsługi PPK. Zadaniem pracodawcy jest wybór oferty po uprzednim zapoznaniu się z propozycjami uprawnionych instytucji finansowych. Aby uniknąć ewentualnych roszczeń ze strony pracowników, selekcja powinna odbywać się w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub reprezentacją pracowniczą, a proces wyboru powinien być udokumentowany i jawny. Ostateczna decyzja o nawiązaniu współpracy z danym podmiotem należy jednak do pracodawcy.
Pierwsza z umów, jaką zobowiązany jest zawrzeć pracodawca, dotyczy wprowadzenia PPK i określa ich ogólne warunki. Następną umowę zawiera się z tą samą instytucją i dotyczy ona obsługi PPK – jest doprecyzowana i zindywidualizowana, a zawiera ją pracodawca w imieniu i na rzecz swoich pracowników, załączając listę osób przystępujących do PPK.
Obsługa księgowa firm w związku z PPK staje przed sporym wyzwaniem, jakim jest dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do naliczania nowego rodzaju składek oraz bieżąca obsługa administracyjna.
Pracownicy muszą mieć zapewnioną możliwość dokonywania zmian dotyczących PPK – rezygnacji, przystąpienia i innych. Warto pomyśleć w tym kontekście o nawiązaniu współpracy z biurem rachunkowym – pozwoli to na odpowiednie przygotowanie się do wdrożenia PPK, uniknięcie pomyłek (a w konsekwencji kar za niedopatrzenia), a nawet opracowanie dostosowanego do potrzeb firmy systemu zarządzania, który ułatwi bieżącą obsługę planów oszczędnościowych dla pracowników.
Pracodawca, szykując się do wdrożenia nowych przepisów, powinien zadbać o wszystkie wymienione wyżej aspekty, a także dostarczyć pracownikom informacje na temat założeń programu, możliwości i uprawnień z nim związanych, co dodatkowo usprawni proces i pomoże przeprowadzić go bez zbędnych utrudnień.