Jak realizować w firmie zadania kadrowe w czasach pracy zdalnej?
Koncepcja cloud computing, umożliwia wykonywanie pracy zdalnej, na różnych urządzeniach i w różnych lokalizacjach. Od co najmniej kilku lat to już nie tyko wizja, a rzeczywistość. Rzeczywistość jednak w ograniczonej skali, której zakres samo życie postanowiło zweryfikować. Co przedsiębiorcom daje opcja zdalnej obsługi obszarów kadrowo-płacowych?
Nagła konieczność przeniesienia niemalże 100% pracy do wykonania z domu mogła wygenerować pewną ilość chwilowych problemów: zasób komputerów mobilnych, czy zdolność serwerów i urządzeń routujących do zarządzania znacznie zwiększoną liczbą połączeń z zewnątrz. Na marginesie, analogiczne problemy dotknęły nawet firmy dostarczające komunikatory online, najprawdopodobniej w wyniku skali ich wykorzystania.
Co ważniejsze, konieczność ta pokazała również jakie modele działania (w tym także praca zdalna) można wykorzystywać, uwypuklając zalety i możliwości nowych lub znanych rozwiązań aplikacyjnych, nie zawsze wykorzystywanych lub wykorzystywanych dotychczas w marginalnej skali.
Systemy do zdalnej obsługi kadrowo-płacowej
Zakres możliwości pracy zdalnej lub na dokumentach elektronicznych jest w większości znany już w wielu firmach. Opcja ta mogła jedynie nie być wykorzystana do tej pory, będąc odkładaną na przyszłość, np. z powodów poniesienia nakładów inwestycyjnych (licencje i wdrożenie systemów).
Wykorzystanie takiego modelu działania umożliwia obsługę procesów w sposób rozproszony. Różne dane, z różnych miejsc, mogą być dostępne dla wielu użytkowników, a następnie (zgodnie z nadanymi uprawnieniami) wprowadzane lub w inny sposób przetwarzane w systemach. Pozwala to, by część zadań w systemach mogła być wykonywana przez pracowników z różnych oddziałów, włączając w to lokalizacje międzynarodowe.
Elektroniczne wnioski urlopowe
Elektroniczne wnioski urlopowe są przykładem na wyeliminowanie obiegu dokumentów papierowych i ułatwienie pracy dla dużej liczby pracowników. Łatwe we wdrożeniu, proste w utrzymaniu i wykorzystaniu. Eliminują potrzebę osobistego składania tradycyjnych wniosków, ręcznego przepisywania danych (źródło potencjalnych błędów), pozwalając tym samym na skrócenie czasu ich procesowania i natychmiastową aktualizację danych, np. bilansu urlopowego, czy karty czasu pracy.
Dystrybucja PIT, pasków płacowych
Jest to doskonały przykład na to, jak wcześniej wypracowane rozwiązania zdają egzamin w trudnych czasach. Dokumenty są przygotowywane, a następnie dystrybuowane do odbiorców, bez konieczności przebywania w biurze, bez konieczności ich drukowania, a tym samym nawet angażowania poczty (tradycyjnej) do doręczenia.
Elektroniczne akta osobowe
Skupiając się jedynie na bieżącym dostępie do dokumentów zawartych w aktach osobowych, dla grup użytkowników (a pomijając pełne przejście z prowadzenia akt w formie tradycyjnej na elektroniczną), elektroniczne repozytorium można zakładać i prowadzić całkowicie przy pomocy środków cyfrowych. Obrazy dokumentów źródłowych mogą być tworzone przy pomocy dowolnych urządzeń, zapewniających wystarczającą jakość obrazu (skaner, telefon, aparat) i osadzane w repozytorium przez każdego uprawnionego do tego zadania pracownika. Po uzupełnieniu o właściwe metadane, mogą być dalej udostępnione końcowym odbiorcom lub użytkownikom. Dostęp do tak utworzonego repozytorium jest stały (7 dni w tygodniu przez 24 godziny) i możliwy z każdej lokalizacji, jedynie za pośrednictwem przeglądarki www.
Korzystanie wyłącznie z rozwiązań elektronicznych dotyczy większości branż. Wszędzie tam, gdzie jest to możliwe (co pokazuje obecna sytuacja i wymuszona praca zdalna), sprawdzone rozwiązania cyfrowe mogą pozwolić na wykonywanie codziennych zadań kadrowo-płacowych bez większych zakłóceń.
Szymon Churski
Partner Zarządzający w MDDP Outsourcing w Warszawie
