Jak wdrożyć elektroniczne akta osobowe?

Era digitalizacji daje wiele możliwości uzyskania wymiernych oszczędności i zwiększenia komfortu pracy, wynikających ze zmiany nośników dokumentów z papierowych na ich odpowiedniki elektroniczne.

Dokumenty elektroniczne to również inne, trudne do przecenienia korzyści, z których (jako podstawowe) można wymienić:

• łatwość ustanawiania autoryzowanego dostępu do danych,
• urozmaicenie kanałów dostępu, np. zdalny i nieograniczony czasem dostęp do dokumentów,
• szybkość wyszukiwania i przeglądania,
• większe możliwości bezpiecznego utrzymania dokumentów – kopie zapasowe, miejsce przechowywania danych odseparowane od codziennych miejsc pracy.

Ponadto, nowe przepisy (dziennik ustaw z dnia 13 lutego 2018, pozycja 357) umożliwiają prowadzenie akt osobowych – czyli wypełnianie obowiązku narzuconego przez kodeks pracy – jedynie w postaci elektronicznej.Wydaje się, że takie korzyści będą wystarczającą zachętą do digitalizacji akt osobowych w wielu przedsiębiorstwach.

Jak zatem podejść do wdrożenia elektronicznych akt osobowych w firmie?

W pierwszej kolejności należy rozstrzygnąć, czy elektroniczne akta osobowe mają być uzupełnieniem akt tradycyjnych, czy też mają je zastąpić. Ponadto należy wziąć pod uwagę:

• liczbę akt i ich objętość,jakie grono użytkowników powinno mieć do nich dostęp:
• ograniczone,
• szerokie;
• czy mają stanowić zabezpieczenie przed zniszczeniem / utratą, czy wsparcie w pracy,
• jak często będą wykorzystywane w pracy:
• na bieżąco,
• sporadycznie;
• preferencje do finansowania oprogramowania:
• opec – SaaS,
• capex – licencje.

Od odpowiedzi na te pytania zależeć będzie wybór technologii (narzędzia), organizacja pracy oraz kwestie formalne.

Aspekty formalne

Zdecydowanie się na prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej (jako tej jedynej) wiąże się z koniecznością oznaczania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym (lub pieczęcią), co oznacza że nie wystarczy ich tylko zeskanować.

Do aspektów formalnych można zaliczyć również wymagania RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) mówiące o tym, że osoba wyznaczona do przetwarzania danych jest do tego upoważniona przez Administratora danych lub Podmiot przetwarzający. W  praktyce oznacza to, że system wykorzystany do obsługi dokumentów elektronicznych musi oferować takie podstawowe funkcjonalności, jak wprowadzenie identyfikacji użytkowników oraz uwierzytelnianie i  zarządzanie hasłami.

Jeżeli elektroniczne akta osobowe miały by być dostępne dla centralnych struktur HR w grupach kapitałowych, wtedy funkcjonalność systemu musi być szersza i powinna umożliwiać administratorowi nadawanie jednemu pracownikowi uprawnień dostępu do danych konkretnych podmiotów.

Organizacja pracy i zasoby

Skanowanie dokumentów z akt osobowych nie jest tym, co zeskanowanie kilku kartek na bieżące potrzeby.

Należy wziąć pod uwagę, że aby dokumenty mogły spełniać formalne wymogi do prowadzanie elektronicznych akt osobowych, muszą być podpisane elektroniczne, a jest to dodatkowa czynność obowiązkowa. Ponadto, aby dokumenty z akt osobowych można było wygonie przeglądać, każdy dokument musi być opisany wieloma parametrami. Np. przypisanie do właściwej części akt (A, B, C), kategorii (umowa, oświadczenia, szkolenia obowiązkowe) i innych etykiet, które dla danej firmy są istotne .

Wykonanie wszystkich tych czynności dla jednego dokumentu może trwać od kilkudziesięciu sekund do nawet kilku minut. Łatwo więc przeliczyć, że dla jednej teczki na którą składa się 30 dokumentów nakład pracy to 1-1.5h. Mając na uwadze efektywność zatem można przyjąć, że zdigitalizowanie akt osobowych dla firmy 100 osobowej, to (w przybliżeniu) miesiąc pracy.

Wpływ na organizację prac, ma również fakt, czy dokumenty przechowywane są w siedzibie firmy, czy w archiwum zewnętrznym. Wtedy zadnia logistyczne, zamawianie i chwilowe przechowywanie dokumentów w biurze wymagają dodatkowego czasu oraz np. przeznaczonych do tego celu pomieszczeń.

Warto więc przenalizować, czy do tego typu pracy zaangażować własnych pracowników, czy może zatrudnić zleceniobiorców i ich samodzielnie nadzorować. Można też (co jest zdecydowanie najwygodniejszym podejściem) sam proces digitalizacji zlecić firmie zewnętrznej, pozostawiając ten proces w rękach doświadczonych specjalistów.

Wsparcie systemu

Korzyści z zastąpienia akt osobowych tradycyjnych wersją elektroniczną mogą być iluzoryczne, jeżeli proces digitalizacji (a później korzystanie z zasobu elektronicznego) nie będzie dobrze wspierany i zarządzany przez odpowiedni system.

1. Pierwszym elementem jednocześnie początkiem procesu jest współpraca systemu ze skanerem i automatyczne tworzenie rekordów w aktach osobowych (częściowo wypełniona metryka oraz obraz).
2. Idealnym rozwiązaniem jest, aby zadania związane z weryfikacją jakości obrazów (skanów), wypełnianie metryki czy zatwierdzanie dokumentów do publikacji w archiwum, było wsparte mechanizmami typu workflow. Oznacza to, że dla każdego etapu przetwarzania istniałaby możliwość tworzenia kolejki zadań i przypisywania doń innej osoby (kontrola poprzez podział obowiązków).
3. Do tego, aby wyeliminować czynność „ręcznego” podpisywania dokumentów, podpis elektroniczny powinien być wbudowany w system, w którym znajdować będzie się repozytorium dokumentów.
4. Ostatnim elementem powinna być spersonalizowana wyszukiwarka, w której można znaleźć dokumenty na podstawie bardzo szerokiego zbioru parametrów, w zindywidualizowanej tabeli ze zdefiniowanym przez użytkownika układem kolumn.

Na sam koniec pozostaje kwestia finansowania. Popularne ostatnio modele udostępniania aplikacji w chmurze, dają szanse na to, żeby móc korzystać z profesjonalnych rozwiązań za ułamek ceny. Z różnych względów, preferowane może być jednak wdrożenie i utrzymywanie systemu we własnej infrastrukturze.

Podsumowując, w praktyce można spotkać się z wieloma systemami realizującymi tzw. funkcje elektronicznych akt osobowych. Funkcje te są zwykle „dorobione” do innego, podstawowego przeznaczenie systemu, np. do naliczania wynagrodzeń lub platform do współdzielenia dokumentów. Jeżeli podstawowym celem wykorzystania tych systemów jest zamiana archiwum papierowego na elektroniczne, takie rozwiązania „zadziałają”. Obsługa i korzystanie z elektronicznych akt osobowych będzie jednak najczęściej czasochłonna i niewygodna.

Dowiedz się więcej o możliwościach, które oferuje e-teczka i elektroniczne prowadzenie akt osobistych pracowników.

MDDP Outsourcing dokonało analizy wielu wymagań i do prowadzenia elektronicznych akt osobowych wybrało system FlexiHRM.

Szymon Churski
Partner w MDDP Outsourcing w Warszawie