Nic tak nie zakłóca usystematyzowanego trybu pracy przedsiębiorstwa jak nieprzewidziane sytuacje. Do najczęstszych zdarzeń tego typu należą nagłe nieobecności pracownika. Kodeks pracy jasno określa, w jakich przypadkach pracownik może być nieobecny i w jakim zakresie ma prawo do „wolnego” -w zależności od przyczyny nieobecności. Dla pracodawcy każda nagła nieobecność to komplikacje kadrowe, konieczność znalezienia zastępcy, a często i dodatkowe koszty. Konsekwencje zapewnienia zastępstwa za nieobecnego pracownika to m.in. spadek wydajności pracy, czy brak zadowolenia innych pracowników z powodu zwiększenia ilości zadań.
Niniejszy artykuł w żaden sposób nie sugeruje, że pracownikowi nie należy się dzień wolny lub „chorobowe”! Oczywiście każdemu z nas należy się prawo do nieobecności w pracy i jasno regulują to przepisy. Z perspektywy przedsiębiorcy każda niezapowiedziana absencja może powodować wiele komplikacji – zwłaszcza, jeśli pracownik nadużywa tego typu rozwiązań lub korzysta z nich w sposób nieuczciwy. Warto zatem zastanowić się , czy w naszym przedsiębiorstwie dysponujemy odpowiednimi rozwiązaniami, które będą ograniczać niedogodności związane z uciążliwymi absencjami pracowników.
Jedną z najpopularniejszych metod zapobiegania nadużywaniu nieobecności jest system premiowania, oparty na czasie przepracowanym przez pracownika. W tego typu systemie premiowania chodzi o to, aby pracownika o najmniejszej liczbie niezaplanowanych nieobecności nagradzać premią indywidualną. Dysponując takim narzędziem, motywujemy pracownika i wskazujemy, że poza należytym wynagrodzeniem za pracę, doceniamy też jego pełną dyspozycyjność.
Musimy jednak pamiętać, że premia jest integralnym elementem wynagrodzenia. Zasady przyznawania pracownikom premii muszą być dla wszystkich jasne, czytelne i akceptowalne. Najlepiej (i najbezpieczniej dla pracodawcy) skonsultować zakres takiego systemu nagradzania pracowników z reprezentacją pracowników lub organizacją związkową, jeśli takowa istnieje w naszym przedsiębiorstwie. Końcowa wersja takiego systemu premiowania musi zostać spisana w formie ogólnodostępnego dokumentu (np. załącznika do regulaminu wynagrodzeń czy innej wewnętrznej dokumentacji przedsiębiorstwa).
Minusem takiego rozwiązania może być jednak doprowadzenie do sytuacji, w której w wyścigu o „premię za obecność” pracownicy będą rezygnować z przysługującego im prawa do nieobecności, np. zwolnienia lekarskiego. Pracownik ignorujący chorobę czy brak dyspozycyjności, doprowadzić może bezpośrednio do o wiele większych zagrożeń niż kłopoty z zastępowalnością. Wyobraźmy sobie taką postawę pracowników przy zagrożeniu pandemicznym!
Analogicznie do opisanego wyżej rozwiązania, możemy także wypracować strategię, w której obecność jest podstawowo premiowana, zaś za absencję pracodawca ma prawo premię w określony sposób pomniejszać. Obrana przez pracodawcę strategia musi jednoznacznie wskazywać pracownikowi, że opłaca się być do dyspozycji pracodawcy, w ramach określonego w umowie czasu pracy.
Inną opcją motywowania pracownika jest ocena pracownicza. Okresowa ocena pracownicza do wykonania przez bezpośredniego przełożonego wskazuje wszystkie plusy i minusy współpracy z danym pracownikiem. Często od oceny pracy danego pracownika zależy dalsza kontynuacja współpracy. Negatywna ocena pracownicza może być przesłanką do zwolnienia dyscyplinarnego. Sądy pracy na ogół respektują zapisy zawarte w dokumentacji oceny pracowniczej, nie mając właściwie większych narzędzi do podważenia zawartych w nich stwierdzeń. Jeśli więc pracownik notorycznie nie przychodzi do pracy (z różnych powodów!), opis takiej praktyki może znaleźć się w ocenie pracowniczej i finalnie w aktach pracownika.
Skrajnym rozwiązaniem w przypadku cyklicznie powtarzających się nieobecności pracownika jest oczywiście zakończenie współpracy. Pamiętajmy jednak, że w takich przypadkach to po stronie pracodawcy muszą znaleźć się niepozostawiające żadnych złudzeń argumenty za takim rozwiązaniem, czy – mówiąc wprost – dowody na brak wywiązywania się pracownika ze swoich obowiązków, poprzez regularnie nie stawianie się w pracy.
Kwestią sporną może być to, co rozumiemy pod pojęciem „regularnego nie wywiązywania się z obowiązków pracowniczych”. Perspektywa pracownika może diametralnie różnić się w tej kwestii od punktu widzenia pracodawcy, zwłaszcza jeśli w przedsiębiorstwie nie funkcjonuje systemu zachęt i strategii motywowania. Dlatego też, warto nasze oczekiwania w tym zakresie ująć wprost w dokumentach wewnętrznych pracodawcy. Pod dokumentami regulującymi wewnętrzne reguły wynagradzania pracowników obowiązkowo musi podpisać się nie tylko strona pracodawcy, ale także (a może zwłaszcza) pracownicza. W gruncie rzeczy wszystkim stronom zależeć powinno na tym, aby za jak najlepiej wykonaną pracę otrzymać jak najlepsze wynagrodzenie.
Pod Redakcją: Edyta Stolarek, Senior Manager Obszaru Payroll, w MDDP Outsourcing.
Więcej o outsourcingu usług kadrowych.