Blog

Jak zaradzić powtarzającym się nieobecnościom pracownika?

07.07.2022
Nieobecności pracownika

Nic tak nie zakłóca usystematyzowanego trybu pracy przedsiębiorstwa jak nieprzewidziane sytuacje. Do najczęstszych zdarzeń tego typu należą nagłe nieobecności pracownika. Kodeks pracy jasno określa, w jakich przypadkach pracownik może być nieobecny i w jakim zakresie ma prawo do „wolnego” -w zależności od przyczyny nieobecności. Dla pracodawcy każda nagła nieobecność to komplikacje kadrowe, konieczność znalezienia zastępcy, a często i dodatkowe koszty.  Konsekwencje zapewnienia zastępstwa za nieobecnego pracownika to m.in. spadek wydajności pracy, czy brak zadowolenia innych pracowników z powodu zwiększenia ilości zadań.

Niniejszy artykuł w żaden sposób nie sugeruje, że pracownikowi nie należy się dzień wolny lub „chorobowe”! Oczywiście każdemu z nas należy się prawo do nieobecności w pracy i jasno regulują to przepisy. Z perspektywy przedsiębiorcy każda niezapowiedziana absencja może powodować wiele komplikacji – zwłaszcza, jeśli pracownik nadużywa tego typu rozwiązań lub korzysta z nich w sposób nieuczciwy. Warto zatem zastanowić się , czy w naszym przedsiębiorstwie dysponujemy odpowiednimi rozwiązaniami, które będą ograniczać niedogodności związane z uciążliwymi absencjami pracowników.


Premia dla zapracowanych

Jedną z najpopularniejszych metod zapobiegania nadużywaniu nieobecności jest system premiowania, oparty na czasie przepracowanym przez pracownika. W tego typu systemie premiowania chodzi o to, aby pracownika o najmniejszej liczbie niezaplanowanych nieobecności nagradzać premią indywidualną. Dysponując takim narzędziem, motywujemy pracownika i wskazujemy, że poza należytym wynagrodzeniem za pracę, doceniamy też jego pełną dyspozycyjność.

Musimy jednak pamiętać, że premia jest integralnym elementem wynagrodzenia. Zasady przyznawania pracownikom premii muszą być dla wszystkich jasne, czytelne i akceptowalne. Najlepiej (i najbezpieczniej dla pracodawcy) skonsultować zakres takiego systemu nagradzania pracowników z reprezentacją pracowników lub organizacją związkową, jeśli takowa istnieje w naszym przedsiębiorstwie. Końcowa wersja takiego systemu premiowania musi zostać spisana w formie ogólnodostępnego dokumentu (np. załącznika do regulaminu wynagrodzeń czy innej wewnętrznej dokumentacji przedsiębiorstwa).

Minusem takiego rozwiązania może być jednak doprowadzenie do sytuacji, w której w wyścigu o „premię za obecność” pracownicy będą rezygnować z przysługującego im prawa do nieobecności, np. zwolnienia lekarskiego. Pracownik ignorujący chorobę czy brak dyspozycyjności, doprowadzić może bezpośrednio do o wiele większych zagrożeń niż kłopoty z zastępowalnością. Wyobraźmy sobie taką postawę pracowników przy zagrożeniu pandemicznym!

Analogicznie do opisanego wyżej rozwiązania, możemy także wypracować strategię, w której obecność jest podstawowo premiowana, zaś za absencję pracodawca ma prawo premię w określony sposób pomniejszać. Obrana przez pracodawcę  strategia musi jednoznacznie wskazywać pracownikowi, że opłaca się być do dyspozycji pracodawcy, w ramach określonego w umowie czasu pracy.  


Ocena okresowa z odpowiednim wpisem

Inną opcją motywowania pracownika jest ocena pracownicza. Okresowa ocena pracownicza do wykonania przez bezpośredniego przełożonego wskazuje wszystkie plusy i minusy współpracy z danym pracownikiem. Często od  oceny pracy danego pracownika zależy dalsza kontynuacja współpracy. Negatywna ocena pracownicza może być przesłanką do zwolnienia dyscyplinarnego. Sądy pracy na ogół respektują zapisy zawarte w dokumentacji oceny pracowniczej, nie mając właściwie większych narzędzi do podważenia zawartych w nich stwierdzeń. Jeśli więc pracownik notorycznie nie przychodzi do pracy (z różnych powodów!), opis takiej praktyki może znaleźć się w ocenie pracowniczej i finalnie w aktach pracownika.

Skrajnym rozwiązaniem w przypadku cyklicznie powtarzających się nieobecności pracownika jest oczywiście zakończenie współpracy. Pamiętajmy jednak, że w takich przypadkach to po stronie pracodawcy muszą znaleźć się niepozostawiające żadnych złudzeń argumenty za takim rozwiązaniem, czy – mówiąc wprost – dowody na brak wywiązywania się pracownika ze swoich obowiązków, poprzez regularnie nie stawianie się w pracy.


Rozwiązanie umowy za nieobecności?

Kwestią sporną może być to, co rozumiemy pod pojęciem „regularnego nie wywiązywania się z obowiązków pracowniczych”. Perspektywa pracownika może diametralnie różnić się w tej kwestii od punktu widzenia pracodawcy, zwłaszcza jeśli w przedsiębiorstwie nie funkcjonuje systemu zachęt i strategii motywowania. Dlatego też, warto nasze oczekiwania w tym zakresie ująć wprost w dokumentach wewnętrznych pracodawcy. Pod dokumentami regulującymi wewnętrzne reguły wynagradzania pracowników obowiązkowo musi podpisać się nie tylko strona pracodawcy, ale także (a może zwłaszcza) pracownicza. W gruncie rzeczy wszystkim stronom zależeć powinno na tym, aby za jak najlepiej wykonaną pracę otrzymać jak najlepsze wynagrodzenie.

Pod Redakcją: Edyta Stolarek, Senior Manager Obszaru Payroll, w MDDP Outsourcing.

Więcej o outsourcingu usług kadrowych.