Kasa fiskalna: czym jest, kto jej potrzebuje i czy zawsze musi być stacjonarna
Blog

Kasa fiskalna: czym jest, kto jej potrzebuje i czy zawsze musi być stacjonarna

02.11.2021
kalkulator składki zdrowotnej

Posiadanie kasy fiskalnej staje się warunkiem koniecznym dla coraz większej liczby przedsiębiorców. Z roku na rok zauważamy, że stale rośnie liczba podatników, którzy są objęci obowiązkiem posiadania urządzenia rejestrującego a co za tym idzie katalog osób zwolnionych z jej posiadania maleje.

Czym jest kasa fiskalna

Kasa rejestrująca jest to urządzenie elektroniczne, służące do rejestracji sprzedaży produktów, bądź usług wraz z należnym podatkiem VAT. Działa samodzielnie, bez konieczności podłączania jej do komputera. Dzięki możliwości wydruku potwierdzenia transakcji w postaci paragonu pozwala na dokładne zapoznanie się przez kupującego z ceną jednostkową towaru/usługi czy z łączną ceną zakupu. Paragon stanowi również dowód zakupu, na podstawie którego można zareklamować zakupiony produkt.

Aby kasa fiskalna została dopuszczona do obrotu musi spełniać odpowiednie kryteria określone szczegółowo w rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 28.11.2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania. Wśród wymienionych warunków znajdują się między innymi wymagania techniczne mówiące iż.: kasa powinna składać się z co najmniej modułu fiskalnego, drukarki kasy oraz dwóch wyświetlaczy, powinna zawierać pamięć fiskalną czy też mieć możliwość rejestracji w pamięci co najmniej 1830 raportów dobowych.

Kogo obejmuje obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej w myśl art. 111 ustawy o VAT, obejmuje co do zasady, podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, których obrót uzyskany w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym nie przekroczył limitu 20 000 zł. Do kwoty tej nie wlicza się sprzedaży dotyczącej wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych oraz nieruchomości.

Ustawodawca określił katalog przedsiębiorców, którzy nie mogą skorzystać ze zwolnienia związanego z limitem obrotów. Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących klasyfikują się do nich podatnicy dokonujący sprzedaży m.in.: gazu płynnego, części do silników, silników do napędu pojazdów i motocykli, nadwozi do pojazdów silnikowych, przyczep i naczep, części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego, sprzętu fotograficznego, radiowego, telekomunikacyjnego, wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych (zawartość alkoholu powyżej 1,2%), perfum.

Do listy podmiotów, których zwolnienie ze względu na limit obrotów nie obowiązuję, zaliczają się także przedsiębiorcy świadczący usługi przewozu pasażerskiego, doradztwa podatkowego, wulkanizacji, usługi prawnicze, kosmetyczne, fryzjerskie.

Stosowanie kas ONLINE dla wybranych branż

W ostatnich latach zaszły dwie najistotniejsze zmiany w zapisach prawnych, jeśli chodzi o urządzenia fiskalne. Dotyczą one wprowadzenia obowiązku stosowania kas ONLINE dla wybranych branż, a także wprowadzenie możliwości stosowania kas wirtualnych. Obligatoryjność zmiany tradycyjnych kas wprowadzana jest etapowo. Od 1.01.2020 kasy online używają stacje benzynowe, warsztaty samochodowe i wulkanizacja. Od 01.01.2021 obowiązkiem objęto gastronomię oraz hotelarstwo. Od 01.07.2021 powinność taką mają studia fryzjerskie, kosmetyczne, prawnicy, lekarze czy fitness kluby.

W efekcie końcowym kasy online będą stosowały wszystkie branże. Sprzedaż urządzeń fiskalnych z papierowym zapisem kopii została zaprzestana w 2019 r. Jeśli chodzi natomiast o branże, na które do tej pory nie nałożono jeszcze obowiązku stosowania kas online- będą mogły stosować klasyczne kasy do momentu wymiany pamięci lub ich wyeksploatowania.

Co do zasady oba rodzaje urządzeń spełniają tę sama funkcję – rejestrują sprzedaż, drukują paragony i raporty, wymagają przeprowadzania okresowych przeglądów technicznych, nie ma tez różnicy w wyglądzie samych urządzeń. Jednakże właściciel kasy online ma dodatkowy obowiązek w postaci zapewnienia stałego dostępu do sieci teleinformatycznej. Kasa online w sposób automatyczny przesyła dane o transakcjach do centralnego Repozytorium Kas nadzorowanego przez szefa KAS.

Wybór kasy i rozpoczęcie ewidencji

Obecnie na rynku jest niemały wybór urządzeń i każdy przedsiębiorca niezależnie od tego czy prowadzi małą działalność czy większy biznes, znajdzie urządzenie odpowiednie dla siebie. Ze względu na konstrukcje, kasy fiskalne dzielą się na kasy ECR, które współpracują z PC, systemy typu POS/EPOS, drukarki fiskalne, kasy komputerowe a także terminale kasowe.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że firma, która wymienia kasę ma możliwość skorzystania z ulgi podatkowej. W tym momencie wynosi ona 90% ceny zakupu, jednak nie więcej niż 700 zł.

Kiedy należy rozpocząć ewidencjonowanie na takiej kasie? W przypadku podatników wymienionych w § 4 rozporządzenia, czyli tych którzy obowiązkowo musza ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej, zobowiązani są do ujęcia transakcji na urządzeniu już od pierwszej złotówki. Natomiast podatnicy którym przysługuje zwolnienie ze względu na limit obrotów mogą rozpocząć ewidencję po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczono limit zwolnienia 20 000 zł.

Sprzedaż paragonowa powinna zostać zaksięgowana w oparciu o łączny raport z kasy fiskalnej – dzienny lub miesięczny. Dokument fiskalny zawiera sumaryczne dane o obrocie oraz należnych kwotach podatku VAT w szczegółowym podziale na konkretne stawki podatku. Należy zaznaczyć ze to na podatniku ciąży obowiązek rzetelnego udokumentowania transakcji tak aby został odzwierciedlony faktyczny ich przebieg. Od momentu wejścia w życie nowej struktury JPKV7 raport z kasy fiskalnej posiada dodatkowe oznaczenie „RO”, które wykazuje się w części ewidencyjnej pliku JPKV7. Podatnicy, którzy prowadzą ewidencje sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej są zobligowani do wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego lub faktury. W tym wypadku paragon fiskalny jest dokumentem potwierdzającym transakcję sprzedaży. Kasa rejestrująca pełni swego rodzaju funkcję ewidencji podatkowej.

Ewidencjonowanie zwrotów i uznanych reklamacji

Zdarza się tak że dokonując sprzedaży towarów sprzedawcy nieraz spotykają się z ich zwrotem lub reklamacją. Niejednokrotnie tez dochodzi do oczywistych pomyłek związanych z nabiciem transakcji na kasie. Ustawodawca w § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących wyraźnie wskazuje, że na kasie nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji, a te które skutkują zwrotem całości lub części należności ujmuje się w odrębnej ewidencji. W przypadku oczywistych pomyłek przedsiębiorca jest zobowiązany do niezwłocznej korekty poprzez ujęcie w odrębnej ewidencji wskazanych w rozporządzeniu zapisów. Warto pamiętać, że za niewykazanie sprzedaży na kasie fiskalnej art. 62 § 4 KKS przewiduje konsekwencje w wysokości od 16 799,40 zł do 6 719 999,40 zł. Zatem jeżeli taka sprzedaż została zauważona należy ją niezwłocznie zaewidencjonować, aby uniknąć dotkliwych sankcji pieniężnych.

Obowiązek ewidencji transakcji poprzez kasę fiskalną został wprowadzony, aby mieć kontrolę nad rzetelnością i poprawnością zadeklarowanych podstaw opodatkowania oraz by potwierdzić, że dana transakcja miała faktycznie miejsce.

Autor: Wioletta Młynarz, Księgowy w MDDP Outsourcing.