Kiedy na urlop? Przewodnik po przepisach dotyczących urlopu wypoczynkowego

Artykuł , który dziś polecamy, przygotowany przez ekspertkę MDDP Outsourcing, wnikliwie omawia najważniejsze zasady i przepisy dotyczące urlopu wypoczynkowego, wyjaśniając m.in. kto, kiedy i na jakich zasadach może go wykorzystać, a także jakie są obowiązki i prawa pracodawcy oraz pracownika w tym zakresie.

Urlop wypoczynkowy jest kluczowym prawem pracownika, regulowanym przez Kodeks pracy. Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie, w zależności od stażu pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, a przynajmniej jedna część urlopu powinna obejmować 14 dni kalendarzowych.

Co zrobić, gdy nie można skorzystać z urlopu wypoczynkowego?

Pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop, gdy pracownik nie może go wykorzystać z powodu urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, choroby lub innych okoliczności. Niewykorzystany urlop należy udzielić w innym terminie, jednak trzeba pamiętać, że prawo do urlopu wypoczynkowego podlega przedawnieniu, co oznacza, że po upływie określonego czasu pracownik traci możliwość jego wykorzystania.

Kodeks pracy precyzyjnie reguluje, kiedy i na jakich zasadach można domagać się urlopu, a także jakie są konsekwencje jego niewykorzystania. Na przykład, urlopy z 2020 roku przedawniają się z dniem 30 września 2024 roku.

Przedawnienie urlopu – kiedy?

Jak każde prawo majątkowe, także prawo do urlopu wypoczynkowego podlega przedawnieniu. W praktyce oznacza to, że po upływie określonego czasu pracownik nie może domagać się wykorzystania zaległego urlopu. Kwestie te są uregulowane w Kodeksie pracy, a w szczególności w artykułach 161, 163, 168 i 291.

Artykuł 161 Kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Artykuł 163 Kodeksu pracy:

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a jeśli planu nie ma, zgodnie z porozumieniem między pracownikiem a pracodawcą. Urlopu niewykorzystanego należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Artykuł 168 Kodeksu pracy:

Jeżeli pracownik nie mógł wykorzystać przysługującego mu urlopu z powodu rozwiązania stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.

Artykuł 291 § 1 Kodeksu pracy:

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Trzy lata przedawnienia urlopu liczone od roku,  w którym urlop nie został wykorzystany, a występował taki obowiązek. Nie dotyczy to jednak urlopu na „żądanie”, ponieważ z nowym rokiem traci on swój specjalny charakter i przekształca się w tzw. zwykły urlop.

Czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu?

Tak, jeśli pracownik nie chce skorzystać z przysługującego mu urlopu, pracodawca może go do tego zmusić. Jest to możliwe nawet bez zgody pracownika, jeśli urlop jest udzielany zgodnie z przepisami prawa pracy. Niezastosowanie się do polecenia może skutkować nałożeniem kary porządkowej.

Czy urlop wypoczynkowy przepada przy zmianie pracy?

Niewykorzystany urlop zazwyczaj przepada, jednak możliwe jest przeniesienie go na kolejną umowę zawartą z tym samym pracodawcą, pod warunkiem ciągłości zatrudnienia. Obie strony – pracownik i pracodawca – muszą się na to zgodzić. W takiej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku wypłacania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Zamiast tego, strony ustalają, że urlop zostanie wykorzystany podczas trwania nowej umowy o pracę, zawartej bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy.

Natomiast, gdy pracownik zwalnia się z firmy, podczas okresu wypowiedzenia jest zobowiązany wykorzystać cały przysługujący mu urlop zarówno zaległy, jak i bieżący, z tym że wymiar urlopu bieżącego nie może przekraczać wymiaru wynikającego z zastosowania przepisów o urlopie proporcjonalnym. Pracodawca również może wysłać podczas tego okresu pracownika na urlop, nawet gdy nie otrzyma jego zgody.

Przedawnienie urlopu wypoczynkowego w czasie korzystania z urlopów rodzicielskich

W niektórych sytuacjach zgodnie z przepisami zostaje zawieszone przedawnienie się urlopu. Oznacza to, że w przypadkach dopuszczonych przez prawo, nawet gdy okres przedawnienia się rozpocznie, należy wstrzymać się z jego odliczaniem. Takie okoliczności zostały wymienione w Kodeksie pracy i są to:

• okres trwania przeszkody wynikającej z powodu siły wyższej, w którym uprawniony nie może dochodzić przysługujących mu roszczeń przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów (art. 293 K.p.);
• czas korzystania z urlopu wychowawczego – w zakresie urlopu wypoczynkowego (art. 2931 K.p.).

W przypadku korzystania z urlopu wychowawczego odliczanie biegu przedawnienia dla urlopu wypoczynkowego ulega zatem zawieszeniu, a termin przedawnienia przesuwa się.

Firma MDDP Outsourcing, jako lider w świadczeniu usług kadrowych, specjalizując się w outsourcingu kadr oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie zarządzania czasem pracy i urlopami, pomagając pracodawcom w zgodnym z prawem zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Autorka: Aleksandra Borowik, Asystentka DPT  z katowickiego biura MDDP Outsourcing

#HR #PrawoPracy #UrlopWypoczynkowy #ZarządzanieCzasem #MDDPOutsourcing #Pracodawca #Pracownik #ZarządzanieZasobamiLudzkimi #KodeksPracy