Kiedy przeprowadzić inwentaryzację zapasów przechowywanych na strzeżonym składowisku (Gazeta Prawna 8 października 2012)

Spółka Alfa jest spółką produkcyjną i przechowuje swoje wyroby gotowe na strzeżonym składowisku. Ostatnia inwentaryzacja zapasów w spółce została przeprowadzona na koniec poprzedniego roku obrotowego. Kiedy zgodnie z ustawą o rachunkowości i w jaki sposób spółka Alfa powinna prawidłowo przeprowadzić kolejny spis z natury?

Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja rzeczowych aktywów obrotowych drogą spisu ich ilości z natury powinna zostać przeprowadzana na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Dodatkowo każda jednostka (poza tymi świadczącymi usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania) jest obowiązana dokonać inwentaryzacji znajdujących się w jednostce składników aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.

Jednakże w przypadku zapasów przechowywanych na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji przypada raz na 2 lata. Spółka Alfa powinna więc dokonać spisu z natury swoich wyrobów gotowych na koniec przyszłego roku obrotowego.

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje, jak dokładnie i kiedy ma on zostać zorganizowany. Podkreśla jedynie, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji powinny zostać odpowiednio udokumentowane i powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych.

Mimo braku uregulowań w ustawie jednostki od lat stosują ogólnie przyjęte rozwiązania. Zgodnie z nimi inwentaryzację poprzedza przygotowanie instrukcji inwentaryzacyjnej, która zawiera informacje o zasadach przeprowadzenia spisu z natury, terminach i częstotliwości jego dokonywania, obowiązkach osób biorących udział w procesie oraz zasadach weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych. Instrukcja podobnie jak polityka rachunkowości powinna zostać przyjęta w jednostce zarządzeniem wewnętrznym kierownika jednostki.

Na podstawie instrukcji przed przeprowadzeniem spisu kierownik jednostki wydaje osobne zarządzenie ustalające termin i harmonogram inwentaryzacji, skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych. Przyjęte jest, że w zespołach spisowych nie uczestniczą osoby materialnie odpowiedzialne za inwentaryzowane składniki.

Inwentaryzację dokumentuje się na kolejno ponumerowanych arkuszach spisowych. Liczone składniki rzeczowych aktywów obrotowych powinny być spisywane w tych samych jednostkach miary, w których są one ewidencjonowane w księgach rachunkowych, aby ułatwić porównanie rezultatów spisu z zaksięgowanymi ilościami.

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji tworzone jest zestawienie różnic, w podziale na niedobory i nadwyżki, które następnie jest analizowane przez komisję inwentaryzacyjną w celu ustalenia przyczyn ich występowania i ustalenia sposobu ich rozliczenia. Spis z natury kończy sporządzenie protokołu, który po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki jest ujmowany w księgach rachunkowych.

Agata Regulska
MDDP Outsourcing w Warszawie

Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).