Kontrola skarbowa: jak się do niej przygotować?

Pojęcie kontroli skarbowej odnosi się do zespołu instytucji prawnych, których celem jest ochrona interesów i praw majątkowych Skarbu Państwa. Odbywa się to poprzez sprawdzenie rzetelności prowadzonych ksiąg oraz poprawności rozliczeń podatkowych, czyli poprzez zweryfikowanie czy kontrolowany podmiot wywiązuje się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Kontrola skarbowa jako rodzaj kontroli państwowej ma zapewnić skuteczność wykonywania zobowiązań i innych należności stanowiących dochód budżetu państwa lub też państwowych funduszy celowych.

W polskim systemie prawnym możemy wyróżnić dwa rodzaje kontroli:

• kontrolę podatkową – przeprowadzana jest przez urzędy skarbowe, głównie na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej oraz ustawy Prawo przedsiębiorców. Jej celem jest kontrola prawidłowości rozliczeń podatkowych w zakresie PIT, VAT, CIT oraz innych podatków.
• kontrolę celno-skarbową – przeprowadzana jest przez urzędy celno-skarbowe (przez pracowników KAS oraz funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej). Zakres tej kontroli jest szerszy. Jej zadaniem jest wyłapywanie oszustw podatkowych na większą skalę, zajmuje się wyłudzaniem podatków, praniem brudnych pieniędzy czy przestępstwami rażąco uszczuplającymi budżet państwa.

Kontrola skarbowa została wprowadzona ustawą z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 720). 1 marca 2017 r. połączono administrację podatkową, kontrolę skarbową i Służbę Celną tworząc Krajową Administrację Skarbową (KAS), by lepiej wykorzystać potencjał służb podatkowych, ich zasobów kadrowych, finansowych i organizacyjnych.

Zawiadomienie o kontroli

Kontrola skarbowa zazwyczaj budzi niepokój u przedsiębiorców, wywołuje negatywne skojarzenia oraz niechęć. Przedsiębiorcy obawiają się zakłócenia codziennego funkcjonowania firmy, a także konieczności składania różnego typu wyjaśnień i okazywania dokumentacji. Żeby jednak kontrola podatkowa mogła się odbyć zasadniczo konieczne jest zawiadomienie podatnika poprzez doręczenie formularza ZAW-K w ustawowo określonych terminach. Art.48 ustawy Prawo Przedsiębiorców określa, iż kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli powinno zawierać oznaczenie organu, który będzie kontrolę przeprowadzać, datę i miejsce wystawienia zawiadomienia, oznaczenie kontrolowanego przedsiębiorcy, wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli oraz imię, nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.

Zgodnie z powyższym przedsiębiorca ma więc czas, by odpowiednio przygotować się na przyjęcie kontrolerów skarbowych i wcześniej zweryfikować oraz udostępnić wymagane dokumenty. Ważne jest, że w trakcie kontroli urzędnicy mogą żądać dokumentów tylko z zakresu określonym w zawiadomieniu. Jeśli przedsiębiorca wykryje jakieś nieprawidłowości, błędy w rozliczeniach, może dokonać niezbędnych korekt, wystawić faktury korygujące sprzedaży czy też noty korygujące do otrzymanych faktur z błędami np. w danych firmy. Jest uprawniony również do złożenia korekt deklaracji VAT, CIT, PIT oraz dopłaty ewentualnych zaległości podatkowych.

Podatnik musi się także liczyć z koniecznością zlecenia tłumaczenia dokumentów, jeśli posiada dokumentację czy faktury w języku obcym. Wymagane jest tłumaczenia przysięgłe na koszt podatnika.

Trzeba pamiętać również o tym, że podatnik powinien przygotować pomieszczenie na czas kontroli. Jeśli nie ma takiej możliwości kontrolujący mogą wystąpić z wnioskiem o udostępnienie dokumentacji i przeprowadzenie samej kontroli np. w urzędzie.

Przedsiębiorca ma prawo do aktywnego uczestniczenia w przeprowadzanej kontroli, do składania wyjaśnień i oświadczeń oraz zastrzeżeń odnośnie przeprowadzonej kontroli.

Kontrola bez zawiadomienia

Może się zdarzyć, że kontrola (również podatkowa) zostanie wszczęta bez uprzedniego zawiadomienia. Ma to miejsce w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie posiada adresu zamieszkania lub adresu firmy bądź w sytuacji, kiedy dostarczane – pod wskazane adresy – zawiadomienia były nieskuteczne lub utrudnione. Również w przypadku, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie zagrożenia zdrowia bądź życia lub też kontrola może się przyczynić do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia nie jest wymagane wcześniejsze zawiadomienie. Podobnie jest w przypadku, gdy kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej lub przepisów prawa Unii Europejskiej bądź też na podstawie odrębnych przepisów. Rozpoczęcie kontroli celno-skarbowej bez zawiadomienia następuje na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli z datą doręczenia upoważnienia osobie kontrolowanej.

Art.62 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej określa elementy, które musi zawierać powyższe upoważnienie. Są to: oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia, wskazanie kontrolujących przeprowadzających kontrolę celno-skarbową (numer legitymacji służbowej), oznaczenie kontrolowanego, wskazanie zakresu kontroli celno-skarbowej i przewidywany termin jej zakończenia, podpis osoby udzielającej upoważnienia oraz pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

Czas trwania kontroli skarbowej

Kontrola skarbowa może zostać przeprowadzona, aż do momentu przedawnienia się zobowiązania z tytułu podatku. Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W Ordynacji Podatkowej (art.70-70a) są jednak określone czynniki, które powodują, iż termin przedawnienia się wydłuża, gdy jego bieg nie rozpocznie się, zostanie zawieszony lub ulegnie przerwaniu.

Prawo przedsiębiorców określa również roczny limit dni kontroli skarbowej w roku podatkowym.

Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:

1) mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;

2) małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;

3) średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;

4) pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Czas trwania kontroli w określonych przypadkach może zostać przedłużony. Nie wszystkie też kontrole (np. kontrola związana z zasadnością zwrotu podatku VAT) są wliczane w powyższe limity.

Szczegółowo określa to art.55 w/w ustawy.

Anonimowy donos do urzędu skarbowego

Każdy podatnik oraz osoba niebędąca podatnikiem może złożyć anonimowy donos.

Funkcjonuje w tym temacie system o nazwie Krajowy Telefon Interwencyjny Krajowej Administracji Skarbowej, który służy do przyjmowania przez KAS informacji na temat naruszeń przepisów prawa podatkowego i prawa celnego oraz opinii dotyczących funkcjonowania Krajowej Administracji Skarbowej. Jest to nie tylko bezpłatny, całodobowy numer telefonu: 800 060 000, ale również adres mailowy: powiadomKAS@mf.gov.pl, które zgodnie z informacją z MF zapewniają anonimowe przekazanie informacji.

Autor: Ewelina Kukulska, Team Leader obszaru Księgowości w MDDP Outsourcing.