KSeF – czy systemy są gotowe?
Temat KSeF czyli Krajowego Systemu e-Faktur jest jednym z najbardziej aktualnych zagadnień w działach finansowo – księgowych. System KSeF umożliwia wystawianie i wysyłanie faktur ustrukturyzowanych a format faktur ustrukturyzowanych musi być zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Polska przymierza się do wprowadzenia obowiązkowych e-faktur, pojawia się jednak pytanie czy system KSeF i systemy informatyczne firm są gotowe?
Kto korzysta z KSeF?
System KSeF jest dostępny dla podmiotów:
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
KSeF- od kiedy
Od początku roku 2022 podatnicy mają możliwość używania faktur ustrukturyzowanych. 17 czerwca tego roku Rada UE wyraziła zgodę na wprowadzenie obowiązkowego wykorzystania systemu faktur ustrukturyzowanych od 1.1.2024 r. Zgodnie z decyzją Rady system może obowiązywać przez 3 lata, a więc do końca 2026 r. Termin ten może zostać wydłużony (Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)).
Nie tylko Polska przymierza się do wprowadzenia procesu obowiązkowych e-faktur. Włochy już zaimplementowały taki system a kolejne kraje, np. Francja są w trakcie wdrażania podobnego systemu.
W Polsce do tej pory nie pojawiły się przepisy prawne dotyczące obowiązkowego wejścia stosowania faktur ustrukturyzowanych. Z początkiem grudnia 2022 r. w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia do projektu ustawy o podatku od towarów i usług, który zakłada wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur VAT przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Jakie elementy zawiera faktura ustrukturyzowana?
Trzeba zaznaczyć, że e-faktura w Krajowym Systemie e-Faktur nie jest tożsama z dotychczas funkcjonującymi w obrocie gospodarczym fakturami elektronicznymi. Przykładowo tymi w formacie pdf, wysyłanymi pocztą elektroniczną. Faktura ustrukturyzowana opisana jest w schemacie xsd, w którym zdefiniowane są wszelkie możliwe pola występujące na fakturze, zgrupowane w sekcje:
- sekcja nagłówka,
- sekcja sprzedawcy,
- sekcja nabywcy,
- sekcja podmiotów trzecich, które mogą brać udział w transakcji,
- sekcja FA – pola informacyjne i stopka.
Faktura ustrukturyzowana będzie przesyłana w formacie xml na strony Ministerstwa Finansów. Co za tym idzie, oprócz sprzedawcy i odbiorcy, w przyszłości obligatoryjnie w procesie przesyłania faktur będzie brał udział serwer MF. Jeżeli dane przesłane na stronę MF nie będą zgodne z oficjalnym schematem, zostaną one odrzucone. W konsekwencji nie zostanie nadany numer KSeF, a więc nie będziemy mieć do czynienia z fakturą VAT. Dlatego tak ważne jest prawidłowe ustawienie systemów fakturujących pod kątem zgodności danych.
Zakres fakturowania objęty KSeF
Zakres fakturowania objęty systemem KSeF jest szeroki: zawiera wszystkie transakcje dokumentowane fakturami VAT pomiędzy przedsiębiorcami, a także konsumentami (transakcje B2B i B2C) krajowe i zagraniczne. Włączając również WDT i eksport. W przypadku faktur zakupu, KSeF będzie działał tylko dla faktur krajowych.
Wyłączenia z KSeF:
- Faktury wystawiane do paragonów przy użyciu kasy rejestrującej,
- Noty korygujące,
- Faktury uproszczone (wartość brutto poniżej 450 zł),
- Sprzedaż dokumentowana innymi dokumentami niż faktury (np. notami),
- Zniknie proces wystawiania duplikatów faktur VAT.
Zmiany procesów finansowo – księgowych
Po wprowadzeniu obowiązkowego systemu e-faktur, niewątpliwie ulegną zmianie procesy finansowo – księgowe istniejące w firmach. W tym m.in.:
- Proces obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie.
- Planowane cykle rozliczeniowe (fakturowania).
Datą wystawienia dokumentu będzie data przesłania do KSeF, natomiast za moment otrzymania faktury z wykorzystaniem KSeF zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy nowelizującej przyjmujemy dzień przydzielenia w KSeF numeru identyfikującego tę fakturę. Ustawodawca nie utożsamia zatem daty wystawienia z datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej.
Dodatkowo należy pamiętać o właściwym zaplanowaniu procesów fakturowania od strony osób dedykowanych do wystawiania faktur. Do przesyłania faktur sprzedaży do systemu KSeF będą upoważnione w imieniu podatnika jedynie zgłoszone osoby.
- Zmiany w systemach finansowo-księgowych i w systemach billingowych pod kątem zintegrowania z KSeF.
- Proces pozyskiwania danych i wysyłania danych do kontrahentów.
System KSeF nie umożliwia dodawania żadnych dodatkowych dokumentów, np. załączników, które niekiedy są niezbędnym elementem uzupełniającym faktury i bez tej informacji nie jest możliwe prawidłowe zaewidencjonowanie dokumentu księgowego.
- Współpraca z kontrahentami zagranicznymi.
Ponieważ zagraniczne faktury zakupu nie zostaną objęte KSeF, należy przewidzieć alternatywny system obiegu dla tych dokumentów.
- Rozliczenia wewnątrzgrupowe.
W przypadku, gdy w strukturze Grupy kapitałowej pojawiają się zarówno podmioty krajowe jak i zagraniczne, będziemy mieć do czynienia z dualizmem w wystawianiu i przesyłaniu faktur sprzedaży i zakupu. Podmioty krajowe będą używać systemu KSeF do wymiany dokumentów, natomiast faktury wysyłane podmiotom zagranicznym będą objęte alternatywnym procesem.
Fakturowanie sprzedaży
Obecnie w praktyce wielu podmiotów występują różne sposoby wystawiania faktur sprzedaży. Przykładowo: w systemie finansowo-księgowym, w systemie billingowym, poza systemowo (papierowo, w Excel). Nawet u jednego podatnika mogą wystąpić wszystkie z wymienionych sposobów fakturowania.
W popularnym systemie SAP, fakturowanie odbywa się w module SD. Natomiast w podmiotach, gdzie występują wielkie wolumeny danych objętych fakturowaniem, np. firmy telekomunikacyjne, mediowe, transportowe, używane są dedykowane systemy billingowe, które zarządzają procesem fakturowania.
Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z systemu KSeF, bezwzględnie konieczna jest integracja systemów fakturujących z systemem Ministerstwa Finansów. Należy zapewnić sprawne i niezakłócone wysyłanie odpowiednich danych przystosowanych do schematu w formacie xml. Po wysłaniu, dane są walidowane przez aplikację MF. W przypadku przyjęcia prawidłowych danych, system KSeF nadaje numer referencyjny wraz z datą i godziną. Datą wystawienia faktury jest data wysłania do KSeF.
Bardzo ważną zmianą w porównaniu do systemów istniejących dziś, jest fakt, że w momencie wysłania faktury do KSeF, nie ma możliwości poprawy jakichkolwiek danych. Jedyną możliwością korekty jest wystawienie faktury korygującej.
Należy zwrócić uwagę na opracowanie alternatywnego sposobu wysłania załączników do faktur, takich jak wyliczenia, elementy kalkulacji kwot itp.. Co prawda nie można załączników wysyłać poprzez KSeF, ale jest możliwość umieszczenia numeru referencyjnego załącznika do danej faktury jak i umieszczenia linku do pobrania załącznika z zasobów współdzielonych.
W przypadku faktur wystawianych manualnie, schematy w systemie KSeF również będą musiały być wypełnione manualnie.
Problemy techniczne
Jeśli wysyłka faktur do systemu KSeF nie wydaje się bardzo skomplikowanym procesem, to pobieranie informacji zwrotnej jest już bardziej złożoną procedurą w systemach finansowo-księgowych. Numer referencyjny nadany przez KSeF powinien być pobrany ze stron MF i umieszczony w systemach – w celu jednoznacznej identyfikacji faktur.
Ze względu na fakt, że dopiero nadanie numeru KSeF będzie decydować o fakcie wystawienia faktury, bardzo istotne jest opracowanie procedury postępowania w przypadkach, gdy ze względów technicznych faktury nie zostaną zaczytane na strony KSeF (np. z powodu niedostępności serwerów MF w momencie przesłania). Podatnik musi szybko zareagować na sytuację związaną z niezaczytaniem faktur. Co prawda Ministerstwo Finansów deklaruje, że system będzie dostępny zawsze, jednak w praktyce bezpieczniej opracować alternatywne sposoby dostarczenia faktur do KSeF. Przykładowo można skorzystać z manualnego wypełnienia schematów. Jednak taka strategia nie sprawdzi się w przypadku konieczności wysyłania dużych wolumenów danych. Na ten moment przepisy nie przewidują alternatywnego sposobu wystawienia faktury sprzedaży, np. papierowo.
Faktury zakupu
System KSeF będzie obejmował krajowe faktury zakupu, poza tym systemem będą faktury zagraniczne, a także faktury uproszczone i inne dokumenty nie wchodzące w obowiązek ujmowania w KSeF.
Dotychczas proces ujmowania faktur zakupowych obejmował skanowanie faktur otrzymanych w formie papierowej lub proces OCR faktur otrzymanych w formie elektronicznej. Następnie dokumenty poddawane są weryfikacji, akceptacji zgodnie z procesem autoryzacji przyjętym w danej firmie, a w końcowej fazie dokumenty podlegają księgowaniu w systemie finansowo-księgowym.
Można powiedzieć, że część związana z procesem OCR faktur elektronicznych lub zeskanowanych – zostanie wyeliminowana, gdyż krajowe faktury będzie można pobrać w inny sposób z systemu KSeF. Zatem czeka nas zwiększenie automatyzacji w procesie księgowania faktur zakupu. Pliki xml dotyczące faktur zakupu będą mogły być zaczytane do systemów księgowych i zwizualizowane w dowolnej przeglądarce internetowej.
Jednak proces zakupowy musi być przystosowany również do obsługi załączników do krajowych faktur zakupu oraz faktur zagranicznych, gdyż nie będą mogły być pobrane z systemu KSeF.
Czy wprowadzenie obowiązkowego KSeF spowoduje całkowite odejście od faktur w formie papierowej? Na pewno sposób fakturowania zostanie ujednolicony i znacznie ograniczy się forma papierowa faktur. Natomiast ze względu na istniejące wyjątki, firmy muszą przygotować się do obsługi alternatywnego procesu obiegu faktur.
Autor: Katarzyna Opalko, Manager obszaru Księgowości w MDDP Outsourcing.
Źródła:
