Księgowe aspekty dofinansowania z NCBR
Przedsiębiorstwa stawiające na innowacje, inwestujące w badania i rozwój mogą liczyć na wsparcie finansowe Narodowego Centrum Badań i Rozwoju. Głównym zadaniem NCBR jest podnoszenie konkurencyjności polskiej gospodarki poprzez wspieranie działalności innowacyjnych zarówno na etapie ich badań jaki i wdrożenia. Szeroka oferta konkursów w ramach NCBR daje możliwości sfinansowania innowacyjnych pomysłów polskich przedsiębiorców.
Pierwszym krokiem do sukcesu jest złożenie wniosku i uzyskanie dofinansowania. Kolejny krok to właściwa realizacja założeń oraz prawidłowe rozliczenie, aby nie stracić dofinansowania. Część konkursów ruszyła pod koniec ubiegłego roku, więc w 2022 roku beneficjenci będą mierzyć się z ich rozliczaniem. W niniejszym artykule podpowiadamy o co trzeba zadbać, aby uniknąć problemów podczas kontroli.
Obowiązek prowadzenia i przedkładania dokumentacji
Z uzyskanym finansowaniem związane są nie tylko korzyści, ale również szereg obowiązków. Należy pamiętać, że każdy konkurs opiera się na własnych procedurach i zasadach rozliczania, których należy przestrzegać. Pierwszym wymaganiem jest przedkładanie dokumentacji projektowej obejmującej między innymi dokumenty finansowe, wnioski o płatności, raporty z kamieni milowych i sprawozdania końcowe. Dokumenty muszą być właściwie opisane, zgodnie z wytycznymi danego projektu. Zdarza się, że wymogi projektu mogą wymagać modyfikacji Polityki Rachunkowości, która musi precyzyjnie określać zasady rozliczania dotacji w księgach rachunkowych.
Właściwa ewidencja kosztów i przychodów
Od strony procesów księgowych realizacja projektu finansowanego przez NCBR wymaga właściwego dekretowania kosztów oraz dokumentowania wydatków pokrywanych z funduszy publicznych. Koszty kwalifikowane czyli takie, które zgodnie z dokumentacją konkursową dla danego projektu mogą być sfinansowane z otrzymanych dotacji należy wyodrębniać na osobnych kontach, które związane są z projektem NCBR. Dla prawidłowego ustalenia sposobu ewidencji należy przeanalizować wniosek projektowy ze szczególnym zwróceniem uwagi na budżet i zawarte w nim koszty kwalifikowane. Wyzwaniem może okazać się właściwa kalkulacja kosztów pośrednich projektu, które również należy wyodrębniać w ewidencji przy użyciu właściwego klucza podziału.
Analizując projekt pod kątem księgowym konieczna jest również ocena efektów prac rozwojowo badawczych, czy w ich wyniku nie powstanie nam produkt, który należy kapitalizować jako wartości niematerialne i prawne. Wpływ dotacji wiąże się z powstaniem w księgach pozostałych przychodów operacyjnych. Możliwe jest memoriałowe ujęcie przychodów z tyt. dotacji (może to wystąpić gdy w danym roku poniesiono koszty związane z dotacją, a wpływ spodziewany jest w następnym okresie). Wiąże się to z wyceną takich przychodów biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo jego uzyskania (zgodnie z zasadą ostrożności).
Beneficjenci muszą liczyć się z możliwymi kontrolami ze strony NCBR, które swoim zakresem mogą obejmować obszar finansowo-księgowy, sposób rozliczania kosztów, sposób dokonywania zakupów, a także archiwizacje dokumentacji projektowej. Z tego względu bliska współpraca działu księgowego z działem badań i rozwoju realizującym projekt jest niezmiernie ważna. Doskonale to rozumiemy, dlatego nasze systemy i procesy są dostosowane do potrzeb jednostek rozliczających projekty finansowane z funduszy publicznych. Wspieramy również naszych klientów w dostosowaniu ich systemów księgowych (na przykład SAP) do potrzeb rozliczania projektów, aby proces przebiegał możliwie najbardziej efektywnie.
Autor: Magdalena Kapka, Project Manager w MDDP Outsourcing.
