Księgowość, a RODO - o czym należy pamiętać

Wprowadzenie RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) narzuciło większe obowiązki na organy przetwarzające dane osobowe.

Firmy, które swoje usługi księgowe opierają w głównej mierze na wykorzystaniu różnego rodzaju danych (w tych również osobowych), dlatego są zobowiązane do dbania o przestrzeganie wszystkich procedur wymaganych przez RODO.

Podwójna rola biura księgowego

Biuro rachunkowe z tytułu wykonywanych usług przetwarza powierzone dane osobowe, a wraz z założeniami RODO jest podmiotem administrującym dane osobowe (np. pracowników czy klientów) oraz podmiotem przetwarzającym dane osobowe powierzone do przetwarzania przez klientów (danych osobowych znajdujących się na fakturach, umowach z pracownikami, współpracownikami itp.). Na mocy czego ma obowiązek zabezpieczania zarówno swoich danych jak i danych powierzonych. Ze względu na te dwie role zaleca się, aby biura księgowe prowadziły rejestry czynności przetwarzania danych: dla każdego klienta oraz na własne potrzeby.

Dlatego też oprócz zawarcia umowy na usługi księgowe, firma oferująca prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z RODO jest zobowiązana również zawrzeć umowę na przetwarzanie danych osobowych.

Prawo do wglądu

Dokumentacja księgowa zawiera szczegółowe dane dotyczące klientów lub dostawców. Zgodnie z RODO każda z tych osób ma prawo do wiadomości, jakie dane są przechowywane przez dział księgowości i do jakich celów są wykorzystywane. W razie zapytania księgowość musi dostarczyć dane w formacie jakiego zażyczyła sobie osoba zainteresowana.

Biura księgowe zobowiązane są do przechowywania informacji o kliencie w taki sposób, który pozwala na szybką i przejrzystą prezentację. Dodatkowo klient, którego dane są przechowywane ma prawo zażądać ich usunięcia. Chyba, że w przypadku dokumentów takich jak faktury lub inne, których obowiązek przechowywania wynika z innych przepisów prawa. Z tego powodu wszyscy pracownicy biura księgowego powinni być odpowiednio przeszkoleni, by wiedzieć jakie dokumenty należy zachować, a jakie można zniszczyć zgodnie z życzeniem klienta.

Pracownicy MDDP Outsourcing są dokładnie przeszkoleni w zakresie RODO. Korzystając z naszych usług naszych ekspertów w Warszawie i Katowicach możesz być spokojny, że Twoje dane są przetwarzane zgodnie z wszystkimi zaleceniami RODO.