Kto wypełnia deklarację PIT-11? Kiedy wysłać formularz?

Jednym z obowiązków pracodawcy jest coroczne dostarczenie wszystkim pracownikom deklaracji podatkowej PIT-11, czyli formularza zawierającego informacje o wysokości osiągniętego dochodu oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Terminowe wypełnienie i rozliczenie deklaracji PIT-11 jest podstawą do rozliczenia rocznego z Urzędem Skarbowym. Kto dokładnie wypełnia PIT-11? Do kiedy mamy obowiązek przesłania tej deklaracji?

PIT-11, co to za formularz?

PIT-11 to deklaracja podatkowa zawierająca podstawowe informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jest to rodzaj podatku bezpośredniego – podmiotem opodatkowania jest konkretna osoba fizyczna, która uzyskuje przychody m.in. z tytułu umowy o pracę, zlecenie lub dzieło. Jest to również podstawowe źródło informacji przydatne do sporządzania zeznań rocznych takich jak PIT-36, czy PIT-37.

Informacja PIT-11 wystawiana i dostarczana jest przez płatnika (pracodawcę, zleceniodawcę lub zamawiającego dzieło), który w trakcie roku nalicza, pobiera i wpłaca do Urzędu Skarbowego zaliczki na podatek dochodowy. Wystawiony przez płatnika PIT-11 powinien być przekazany do Urzędu Skarbowego oraz pracownika, zleceniobiorcy lub wykonawcy dzieła – czyli podatnika.

W informacji PIT-11 zawarte są także informacje na temat tego, jakie koszty uzyskania przychodu oraz składki na ubezpieczenie społeczne rozliczono, a także dane zawierające wysokość składek zdrowotnych pomniejszających zaliczkę na podatek.

Wykazywane w rocznej informacji PIT-11 dochody opodatkowane są według odpowiedniej skali podatkowej:

• I próg podatkowy – limit wynoszący 85 528 zł dochodu w skali roku – 17% podatku,
• II próg podatkowy – dochód w skali roku przekraczający limit wynoszący 85 528 zł – 32% podatku,

Do kiedy pracodawca musi wysłać informacje?

Do końca stycznia, następującego po roku podatkowym, informację należy dostarczyć w formie elektronicznej do właściwego urzędu skarbowego.

Obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa jest również dostarczenie formularza PIT-11 do końca lutego do wszystkich podatników (niezależnie od rodzaju umowy). Informacja może być przekazana w dowolnej formie – osobiście, listownie lub w formie elektronicznej (jeśli zachowany zostanie wzór urzędowy oraz wymagane elementy, w tym elektroniczny podpis płatnika).

Termin składania elektronicznej informacji PIT-11 za 2020 rok w Urzędzie Skarbowym mija 31 stycznia 2021 roku. Natomiast do 1 marca 2021 roku pracodawca powinien dostarczyć pracownikom formularze PIT-11.

Kto wypełnia PIT-11?

Do złożenia formularza PIT-11 zobligowane są zarówno osoby fizyczne, jak i inni płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (np. stowarzyszenia, czy spółki z o.o.). W przypadku, gdy formularz PIT-11 do urzędu skarbowego składa:

• osoba fizyczna, to może podpisać go pięcioma danymi autoryzacyjnymi (imię, nazwisko, PESEL lub NIP, data urodzenia, kwota przychodu),
• inny płatnik, to na formularzu składanym w formie elektronicznej musi znaleźć się e-podpis.

Zazwyczaj deklaracja PIT-11 sporządzana jest przez pracodawcę w trzech egzemplarzach – dla pracownika, dla właściwego dla pracownika (podatnika) urzędu skarbowego i jako element dokumentacji kadrowo-księgowej.

Kto nie wypełnia PIT-11?

Istnieje wyjątek, kiedy to firma nie jest zobligowana do wypełnienia i złożenia informacji PIT-11. W przypadku zatrudniania osób na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, dla których określona w umowie łączna kwota wynagrodzenia brutto za usługę nie przekracza 200 zł, płatnik podatku nie musi składać PIT-11. Za osoby takie odprowadzany jest bowiem tzw. zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 17% przychodu, który następnie jest wykazywany w deklaracji PIT-8A, składanej przez firmę.

PIT-11, a ulga dla młodych

Pracownicy, którzy nie ukończyli 26. roku życia (zatrudnieni zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i cywilnoprawnej), mogą skorzystać z ulgi bez PIT dla młodych, która zwalnia z obowiązku opłacania zaliczek na podatek dochodowy. Ulga przysługuje pracownikom, których przychody nie przekraczają limitu 85 528 zł w skali roku. W przypadku, gdy dochody przekroczą limit, w zależności od wysokości przychodów, zostają objęte 17% podatkiem lub 32%.

W tej sytuacji należy zwrócić uwagę na nazewnictwo. Kwota limitu zwolnienia z PIT odnosi się do przychodów zaś po przekroczeniu limitu przychodów, podatek obliczany jest na podstawie kwoty dochodu. 

W jakiej formie złożyć deklaracje podatkową?

Od 2019 roku PIT-11 należy składać wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem uruchomionej przez Ministerstwo Finansów platformy e-Deklaracje. W celu elektronicznego składania PIT-11 należy jednorazowo złożyć formularz UPL-1, który uprawnia do podpisywania deklaracji składanych za pomocą komunikacji elektronicznej przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego.

Po elektronicznym złożeniu informacji PIT-11 płatnicy otrzymują Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). UPO należy przechować jako dowód doręczenia druków do Urzędu Skarbowego.

Ważne!

Sporządzona i dostarczona do Urzędu Skarbowego informacja PIT-11 w formie papierowej nie zostanie przyjęta oraz przetworzona. 

Barbara Kochańska-Mierzejewska
Senior Manager w dziale Kadr i Płac w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie

Źródła:

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.