Blog

Od kiedy można prowadzić elektroniczne akta osobowe?

12.12.2017
od-kiedy-mozna-prowadzic-elektroniczne-akta-osobowe

O elektronicznych aktach osobowych mówi się już od jakiegoś czasu. Początkowe tempo prac sugerowało dopuszczenie takiej możliwości już od 1 czerwca 2017. Jest to jednak termin już nieaktualny.

W listopadzie 2017 pojawił się szereg kolejnych doniesień prasowych o tym, że Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy dopuszczający prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej. Ostateczny projekt został wniesiony i faktycznie przyjęty dokładnie 6 listopada. Teraz projekt czeka na procedowanie w Sejmie RP, co z pewnością zajmie jeszcze klika tygodni lub miesięcy.

Jeżeli prace w sejmie nie będą się znacząco przeciągały, zgodnie z Art. 11 ww. ustawy nowe zasady mogą zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2019.

Czy można przygotować się wcześniej?

Wejście w życie nowych przepisów to jedno, a sięgniecie po korzyści płynące z elektronicznej formy akt osobowych to drugie.

Już dziś można zdigitalizować zbiory akt osobowych i zarządzać nimi (przeszukiwać, udostępniać) bez ruszania się od biurka. Krąg pracowników korzystających z teczek może być nieograniczony i nie wymagać asystowania. Każdy zainteresowany (oraz uprawniony) może samodzielnie wyszukiwać wymagane dokumenty.

Digitalizacja nie kończy (przed 1 stycznia 2019) obowiązku prowadzenia akt osobowych w formie tradycyjnej, ale umożliwia przeniesienie ich do ekonomicznie uzasadnionej lokalizacji, uwalniając cenną powierzchnię biurową.

Wybierając powierzenie prowadzenia akt osobowych MDDP Outsourcing, możecie Państwo zadbać o zgodność z przepisami prawa i skorzystać ze specjalistycznego, przeznaczonego do tego celu systemu, w modelu usługowym („chmura”, SaaS). Nie ma również żadnych ograniczeń, aby wdrożyć taki system w Państwa firmie.