Podpisywanie e-sprawozdań finansowych – podpis osobisty

Od 1 stycznia 2020 roku, aby podpisać e-sprawozdanie finansowe, możliwe będzie skorzystanie z nowego rozwiązania, tzw. podpisu osobistego. To kolejna już zmiana związana z digitalizacją obszaru sprawozdawczości i raportowania.

Od października ubiegłego roku, część spółek (jednostki wpisane do KRS, które nie sporządzają sprawozdań zgodnych z MSR oraz podmioty prowadzące księgi rachunkowe podlegające podatkowi dochodowemu od osób fizycznych), która ma obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych generuje je wyłącznie w formie elektronicznej. Ze zmianą papierowej wersji sprawozdania na tę elektroniczną wiązała się także zmiana sposobu jego podpisywania. Dotychczas służyły do tego dwie formy podpisów:

• podpis kwalifikowany,
• profil zaufany ePUAP.

Nowy sposób podpisywania e-sprawozdań

Wraz z nowelizacją ustawy z dnia 31 lipca 2019 roku, która dotyczyła ograniczenia obciążeń regulacyjnych wprowadzona została trzecia opcja – tzw. podpis osobisty, który zamieszczany jest na e-dowodzie (który będzie obowiązywał od 1 stycznia 2020 roku). Jego definicja została zaprezentowana m. in. w nowelizacji Ustawy o dowodach osobistych z dnia 4 marca 2019 roku.

E-dowód funkcjonuje jak dotychczasowy dokument potwierdzający tożsamość, posiada jednak dodatkową warstwę elektroniczną, która umożliwia sprawną komunikację, głównie z podmiotami administracji publicznej.

Wykorzystanie podpisu osobistego do sprawozdania finansowego funkcjonuje na podobnej zasadzie jak podpis kwalifikowany – przy jego pomocy możliwe jest wygenerowanie 3 rodzajów podpisów:

1. Podpisu wewnętrznego – który może być stosowany dla plików o rozszerzeniach PDF oraz XML – zostaje on zapisany w pliku bazowym, który jest podpisywany, przez co nie zmienia się jego rozszerzenie,
2. Podpisu zewnętrznego – przy którego użyciu generuje się dodatkowy plik o takiej samej nazwie jak podpisywane sprawozdanie, jednak z innym rozszerzeniem (zazwyczaj XAdES). Pliki te powinny być zawsze przesyłane łącznie ze względu na ich bezpośrednie połączenie – dla bezpieczeństwa i uniemożliwienia podmiany jednego z plików dokument z podpisem zawiera także odpowiednie sumy kontrolne pobrane ze sprawozdania,
3. Podpisu otaczającego – charakteryzującego się tym, że generowany jest nowy plik o rozszerzeniu XAdES, zawierający podpisywane sprawozdanie, odpowiednie sumy kontrolne oraz złożony podpis.

Jak skorzystać z popisu osobistego w e-sprawozdaniu?

Aby skorzystać z podpisu osobistego należy ubiegać się o e-dowód poprzez złożenie odpowiedniego wniosku w urzędzie gminy lub przez Internet, przy pomocy portalu www.obywatel.gov.pl. We wniosku należy wyrazić zgodę na umieszczenie podpisu osobistego w załączanym w dowodzie niewidocznym chipie.

Do gotowego e-dowodu dołączane są także przyporządkowane numery PIN – jeden 4-, a drugi 6-cyfrowy, niezbędne odpowiednio do logowania się do profilu zaufanego oraz składania podpisu kwalifikowanego (w każdym momencie mogą być one zmienione przez właściciela). Kwalifikowany podpis elektroniczny, tak jak ma to miejsce w jego tradycyjnej wersji – może być umieszczony na e-dowodzie dopiero po zakupie u wybranego sprzedawcy na warunkach rynkowych.

Do podpisywania wygenerowanych sprawozdań podpisem osobistym niezbędne jest zaopatrzenie się w odpowiedni czytnik, który podłącza się do komputera oraz zainstalowanie dwóch programów – „E-dowód podpis elektroniczny” oraz „E-dowód menadżer” (dostępnych na stronie www.gov.pl). Specyfikacje czytników określone są przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Obecnie nie jest możliwe wykorzystanie wszystkich dostępnych form podpisu elektronicznego na jednym sprawozdaniu. Sądząc jednak po sporym zróżnicowaniu narzędzi używanych przez osoby zarządzające, bardziej przyjazny w użyciu byłby system umożliwiający mieszanie różnych wersji podpisów. Być może takie zmiany zostaną wprowadzone do czasu, gdy nowy podpis zacznie obowiązywać.

Izabella Kuźma
Zespół sprawozdawczości MDDP Outsourcing w Warszawie