Praca zdalna w Kodeksie Pracy

Dnia 1.12.2022 roku Sejm przyjął nowelizację Kodeksu Pracy, która uwzględnia możliwość wykonywania pracy zdalnej.

Przepisy o pracy zdalnej wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, a więc prawdopodobnie już w lutym 2023 r.

Praca zdalna – regulamin

Nowelizacja Kodeksu Pracy nakłada nowe obowiązki dla pracodawców. Jednym z najtrudniejszych będzie przygotowanie i wdrożenie regulaminu pracy zdalnej.

Zgodnie z wytycznymi zasady wykonywania pracy zdalnej mają być określone w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową;
• regulaminie – jeżeli w terminie 30 dni nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (konsultacje z przedstawicielami pracowników).

Regulamin powinien zawierać informację o pracownikach, którzy mogą wykonywać pracę zdalną, zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika oraz w zakresie bhp i procedur bezpieczeństwa informacji i ochrony danych. Zasady pokrywania kosztów przez pracodawcę czy ustalania ekwiwalentu pieniężnego.

Praca zdalna – wniosek

Wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o prace lub w trakcie zatrudnienia z inicjatywy pracodawcy.

Pracownik ma również możliwość samodzielnie złożyć wniosek (forma pisemna lub elektroniczna) z prośbą o wykonywanie pracy zdalnej. W niektórych przypadkach pracodawca będzie zobowiązany prawnie do tego, by rozpatrzyć go pozytywnie. Dotyczy to:

• kobiet w ciąży,
• rodziców:
• wychowujących dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia;
• dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu, albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym, lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
• dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
• sprawujących opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca może nie wyrazić zgody na pracę zdalną ww. pracowników, jeżeli rodzaj pracy ją uniemożliwia.

Praca zdalna – pokrycie kosztów i inne obowiązki pracodawcy

Pracodawca będzie zobowiązany do tego, aby:

1. Pokryć koszty związane z pracą zdalną (np. koszt eksploatacji narzędzi pracy czy też koszty energii związane z pracą zdalną pracownika). Będą one wyłączone z opodatkowania.
2. Zapewnić materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.
3. Zapewnić instalacje, serwis, konserwacje narzędzi pracy, szkoleń i pomocy technicznej, jeśli będą niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna – okazjonalna

Wprowadzono pojęcie pracy zdalnej okazjonalnej, która może być przydatna, jeśli pracownicy wykonują prace zdalna jedynie w niewielkim wymiarze.

Ta forma nie wymaga wówczas wprowadzania regulaminu pracy zdalnej i wykonywana jest na wniosek (pisemny lub elektroniczny) pracownika.

Praca zdalna okazjonalna może być wprowadzona w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Autor: Kinga Miszyn, Senior Manager obszaru Payroll w MDDP Outsourcing.

Źródła:

Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.