Przejście na e-faktury - dokumenty księgowe wysyłane mailem
Obecna sytuacja w jakiej znaleźli się przedsiębiorcy, wymaga przekształcania dotychczasowego modelu funkcjonowania firm na taki, który opiera się przede wszystkim na pracy zdalnej.
Jedną ze zmian, które ułatwią firmom funkcjonowanie w takich realiach, jest przejście na elektroniczną formę faktur.
Jak przygotować się do wdrożenia e-faktur w firmie ?
W myśl obowiązujących obecnie przepisów faktura może być przesłana w dowolnej formie elektronicznej, ale pod warunkiem zapewnienia przez podatnika autentyczności jej pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentu, od momentu jej wystawienia do końca okresu przechowywania.
- Autentyczność pochodzenia faktury – pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury
- Integralność treści na fakturze – pewność, że nie zmienione zostały obowiązkowe dane, które powinna zawierać faktura
- Czytelność faktury – gwarancja, że obowiązkowe dane zawarte na fakturze są możliwe do odnalezienia i odczytania
Zgodnie z ustawą także, podatnik powinien zapewnić to za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, ustalając wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów i usług. Do takich kontroli można zaliczyć np. dedykowaną skrzynkę e-mail (na którą wysyłane są tyko e-faktury) lub wewnętrzną procedurę, dotyczącą procesowania maili zawierających elektroniczne faktury. Ważne jest to, by wybrany sposób przesyłania faktur był jedynym stosowanym, rezygnując już wówczas z przesyłania faktur w formie papierowej.
Jak zatem widać, przejście na faktury otrzymywane mailem w formie pliku PDF wymaga odrobiny wysiłku, ale jest relatywnie proste. Dodatkowo, taki wysiłek wykonany dziś, będzie się zwracał z każdą kolejną otrzymywaną fakturą elektroniczną.
Jakie są główne zalety przejścia na e-faktury?
Łatwe i bezpieczne przekazywanie dokumentów
Dzięki wyeliminowaniu obowiązku drukowania, pakowania i wysyłania faktury, jak to ma miejsce w przypadku dokumentów papierowych, przekazanie e-faktury do zespołu księgowego znacząco upraszcza proces przekazania i nie angażuje niepotrzebnie w obieg dodatkowych osób.
Szybsze procesowanie faktur przez księgowość
Stawiając na elektroniczne faktury stanowczo skrócimy czas, który musi upłynąć między wystawieniem dokumentu, a jego zaksięgowaniem. Umożliwi to m.in. szybsze odliczenie VAT, a także zaoszczędzi czas, który zwykle zabierają obowiązki związane z ewidencjonowaniem przesyłek kurierskich.
Uszczelnienie obiegu dokumentów
Ryzyko zagubienia czy przetrzymania dokumentu na jednym z etapów tradycyjnego obiegu zostaje zniwelowane do minimum. Nie naraża to przedsiębiorcy na wydłużenie czasu procesowania dokumentu, niwelując tym samym prawdopodobieństwo przekroczenia ustawowych terminów.
Dostęp do e-archiwum
Cyfryzacja faktur w firmie umożliwia stały dostęp do procesowanych oraz archiwalnych dokumentów, niezależnie od tego na jakim etapie się znajdują. W ten sposób łatwo prześledzimy historię obiegu i zlokalizujemy dokument w razie potrzeby weryfikacji jego statusu. To prowadzi także do kolejnego punktu.
Zmniejszenie kosztów administracyjnych
Przechowywanie papierowej dokumentacji wiąże się zwykle z przeznaczeniem sporej powierzchni na szafy lub całe archiwum z segregatorami i teczkami. Digitalizacja faktur zaoszczędzi wiele przestrzeni w biurze, a dodatkowo wyeliminuje koszty związane z drukowaniem dokumentów (koszty papieru, tonerów, serwisu sprzętu etc.).
Ochrona środowiska
W dobie dbałości o nasze wspólne otoczenie, porzucenie papierowych wydruków to krok w stronę ekologicznej firmy. Eliminuje ono również potrzebę utylizacji zużytych tonerów oraz sprzętu, który trzeba cyklicznie wymieniać.
Wymiernych i odczuwalnych korzyści, związanych z przejściem na elektroniczne faktury, jest znacznie więcej. Jeśli do procesu digitalizacji dołączymy również wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, procesy księgowe w firmie mogą znacząco przyspieszyć i uwolnić środki oraz czas niezbędne do sprawniejszego funkcjonowania prowadzonego biznesu.
W najbliższym czasie, będziemy Państwu przybliżać możliwości, z jakich mogą skorzystać przedsiębiorcy, by zadbać o płynność działania obszarów finansowych w nadzwyczajnej sytuacji, w jakiej bez wątpienia wszyscy się znaleźliśmy.
Rafał Michniewicz
Partner Zarządzający w MDDP Outsourcing w Warszawie
