Rozliczanie korekty sprzedaży in minus u sprzedawcy

W obrocie gospodarczym sprzedaż pomiędzy dwoma przedsiębiorstwami lub między sprzedawcą a osobą fizyczną (konsumentem) dokumentowana jest na podstawie prawidłowo wystawionych faktur ( także paragonów w przypadku os. fizycznych). Jednakże zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca musi skorygować wcześniej wystawiony dokument. Najczęściej dochodzi do wystawienia korekty sprzedaży in minus, która obniża podstawę opodatkowania.

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 29a ust. 10 Ustawy o podatku od towarów i usług zmniejszenie kwoty podlegające opodatkowaniu może być związane z:

• kwotą udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen,
• wartością zwróconych towarów i opakowań,
• zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło,
• wartością zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Powyższa ustawa określa zasady ujęcia korekt w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Do faktur korygujących wystawionych do końca 2020 roku stosowano regułę, iż ujmuje się je w okresie, w którym otrzymano od nabywcy potwierdzenie otrzymania korekty.

Jednakże ustawodawca od początku 2021 roku wraz z pakietem SLIM VAT postanowił zmienić tą regułę. Według obecnego brzmienia art.29a ust.13 Ustawy o podatku od towarów i usług korekty sprzedaży in minus ujmuje się w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną przez podatnika dokumentacją. W przeciwnym razie podatnik ujmuje korektę w kolejnym okresie rozliczeniowym, w którym uzyskał stosowne dokumenty.

Jakich dokumentów oczekuje Urząd Skarbowy?

Zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów, dokumentacją potwierdzającą uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania i w konsekwencji VAT-u należnego mogą być m.in.: korespondencja mailowa, aneks do umowy albo inny dokument handlowy potwierdzający uzgodnienie warunków transakcji, w tym potwierdzenie dokonania nabywcy zwrotu zapłaty lub kompensaty skorygowanej wartości transakcji. Uzgodnienie warunków korekty mogą być także dokonane ustnie, jednakże Ministerstwo zaznacza, że rozmowa powinna być utrwalona na nośniku danych, aby można było ją odtworzyć. Najczęściej będzie to dotyczyć przedsiębiorstw, które posiadają własne call center.

Za warunki spełnienia uzgodnień uznaje się m.in. zwrot otrzymanej wcześniej zaliczki, zwrot towaru oraz w przypadku, gdy rabat udzielony jest kupującemu na podstawie limitów określonych w umowie to również dokumentacje, która potwierdza jego przekroczenie.

W jakich sytuacjach nie trzeba stosować nowych zasad?

Ustawodawca przewidział także możliwość odstąpienia od stosowania nowych reguł rozliczenia faktur korygujących in minus po stronie sprzedającego towar lub usługę. Otóż sprzedawca powinien przed wystawieniem pierwszej korekty w 2021 roku, zawrzeć porozumienie z nabywcą o stosowaniu dotychczasowych zasad rozliczania korekt (przed 1 stycznia 2021 r.). Uzgodnienie te może mieć charakter podpisanego elektronicznie oświadczenia woli lub skanu oświadczenia podpisanego odręcznie przez dostawcę towarów lub świadczącego usługi, które można wysłać drogą mailową. Przedsiębiorcy mogą również zrezygnować z wcześniej zawartego porozumienia, ale dopiero po upływie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dokonano wyboru stosowania dotychczasowych zasad.

Ponad to zgodnie z art. 29a ust.15 Ustawy o podatku od towarów i usług dokumentacja potwierdzająca uzgodnienie i spełnienie warunków korekt nie jest konieczna w przypadku:

• eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
• sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do Ustawy.

Podsumowując przedsiębiorca obecnie ma wiele możliwości, aby uzasadnić ujęcie korekt sprzedaży in minus w odpowiednim okresie rozliczeniowym VAT. Jednakże musi to być dokumentacja dokładna i rzetelna, aby nie podważył jej Urząd Skarbowy w przypadku ewentualnej kontroli.

Autor: Mateusz Masternak, Team Leader obszaru Księgowości w MDDP Outsourcing.