Ujęcie w bilansie należności długo- i krótkoterminowych

Sporządzając bilans aktywów, należy wykazać w nim należności w podziale na długo i krótkoterminowe. Ustawa o rachunkowości w artykule 28 ust.1 pkt 7 wskazuje, iż należności, w tym udzielone pożyczki, należy wycenić na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności.

Zasada ostrożności zobowiązuje jednostkę do realnej wyceny wszystkich składników aktywów i pasywów, tak aby ich wartość bilansowa była jak najbliższa wartości rzeczywistej. Wiąże się to z koniecznością tworzenia odpisów aktualizujących, które doprowadzą wartość należności do realnej, którą można uzyskać od dłużnika. Odpisy aktualizujące wartość należności ujmuje się jako pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe. Wskazanych odpisów nie dokonuje się m.in. od należności od właścicieli (wspólników) oraz od należności publicznoprawnych. W bilansie nie powinno wykazywać się także należności przedawnionych, na które należy dokonać odpisu. Przy ustalaniu wartości odpisu jednostka może stosować UoR oraz postanowienia KSR nr 4 Utrata wartości aktywów.

Należności wyrażone w walutach obcych wycenia się na dzień bilansowy według średniego kursu ogłoszonego przez NBP na ten dzień. Różnice kursowe wynikające z wyceny odnosi się odpowiednio na konto 750 „Przychody finansowe” (dodatnie różnice kursowe) lub konto 751 „Koszty finansowe” (ujemne różnice kursowe).

Prezentacja należności w bilansie

W bilansie należności prezentowane są, po pomniejszeniu o odpisy aktualizujące, na koncie 280. Dla należności długoterminowych termin płatności przypada w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego. W bilansie sporządzonym na dzień 31 grudnia 2021 r. jako należności długoterminowe wykazuje się te, których termin płatności przypada w 2023 r. lub jeszcze później.

Należności długoterminowe prezentuje się:

• dla sprawozdań wg załącznika 1 UoR w pozycji A.III „Należności długoterminowe” w podziale na należności od: jednostek powiązanych, pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale oraz pozostałych jednostek,
• dla sprawozdań wg załącznika 4 UoR (dla jednostek mikro) w pozycji A „Aktywa trwałe”,
• dla sprawozdań wg załącznika 5 UoR (dla jednostek małych) w pozycji A.III „Należności długoterminowe”.

Należności krótkoterminowe obejmują wszystkie należności z tytułu dostaw i usług (bez względu na termin ich płatności) oraz należności z pozostałych tytułów, których termin płatności przypada w ciągu roku od dnia bilansowego, tj. w przypadku bilansu na dzień 31 grudnia 2021 r. są to należności z terminem płatności w 2022 r. Prezentuje się je w bilansie w aktywach obrotowych:

• dla sprawozdań wg załącznika 1 UoR w pozycji B.II „Należności krótkoterminowe” w podziale na należności od: jednostek powiązanych, pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale i pozostałych jednostek,
• dla sprawozdań wg załącznika 4 UoR (dla jednostek mikro) w pozycji B „Aktywa obrotowe, w tym należności krótkoterminowe”,
• dla sprawozdań wg załącznika 5 UoR (dla jednostek małych) w pozycji B.II „Należności krótkoterminowe” (z wyszczególnieniem należności z tytułu dostaw i usług płatnych do 12 miesięcy i powyżej 12 miesięcy).

Należności z tytułu dostaw lub usług, które na dzień bilansowy wykazują saldo po stronie Ma – prezentuje się w bilansie po stronie pasywów jako zobowiązanie krótkoterminowe.

Inwentaryzacja należności

Zarówno należności krótkoterminowe oraz długoterminowe, na dzień bilansowy powinny być zinwentaryzowane. Zgodnie z rozdziałem 3 UoR, należności inwentaryzuje się drogą potwierdzenia sald z kontrahentami i rozliczenia ewentualnych różnic. Inwentaryzację można rozpocząć 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15 dnia następnego roku. Inwentaryzacji podlegają także należności zerowe. Stanowi tak Stanowisko KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami w pkt 8. Jeżeli okaże się, że wystąpiły różnice pomiędzy kwotami figurującymi w księgach wierzyciela, a kwotami wskazanymi przez dłużnika, na potwierdzeniu salda trzeba wyjaśnić przyczyny, ustalić sposób ich rozliczenia oraz dokonać odpowiednich zapisów w księgach roku obrotowego, którego dotyczy inwentaryzacja.

Przepisy nie przewidują stosowania przez jednostkę tzw. milczącego potwierdzenia salda. Brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oznacza, że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone.

Do należności, których nie inwentaryzuje się drogą potwierdzenia salda, należą należności:

• sporne i wątpliwe, 
• z tytułów publicznoprawnych, 
• od jednostek nieprowadzących ksiąg rachunkowych.

Wierzytelności z tych tytułów inwentaryzowane są drogą weryfikacji, porównując dane z ksiąg z odpowiednimi dokumentami i sprawdzeniu ich wartości.

Autor: Agnieszka Bojar, Manager obszaru Księgowości w katowickim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing.