Mianem urlopu na żądanie nazywamy uprawnienie pracownicze uregulowane w przepisach art. 167² i 167³ Kodeksu pracy. Mimo kilku cech szczególnych, urlop na żądanie nie stanowi odrębnego od urlopu wypoczynkowego rodzaju przerwy w świadczeniu pracy. Poza wyjątkami wyraźnie wskazanymi w ustawie, należy do niego stosować przepisy o urlopach wypoczynkowych.

Urlopu na żądanie, jak wynika już z samej nazwy tej absencji, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i we wskazanym przez niego terminie, w wymiarze nie wyższym niż 4 dni w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia takiego urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, a zatem nie jest on ujmowany w planie urlopów, ani nie podlega takim uzgodnieniom z pracodawcą, o jakich mowa w art. 163 Kodeksu pracy. Jest to najistotniejsza różnica względem zwykłego urlopu wypoczynkowego, która stanowi naturalną konsekwencję celu, jakiemu urlop na żądanie ma służyć. Uprawnienie z art. 167² Kodeksu pracy umożliwia pracownikowi skorzystanie z urlopu wypoczynkowego w sytuacjach nagłych, nieprzewidzianych, które uniemożliwiają mu stawienie się w pracy.

Tryb udzielania urlopu na żądanie

Kodeksowa regulacja trybu udzielania urlopu na żądanie jest dość lakoniczna, przez co rodzi wiele wątpliwości interpretacyjnych. Pomocna przy ich rozstrzyganiu jest wykładnia, którą zawarł w swych orzeczeniach Sąd Najwyższy.

Przede wszystkim, niejasne jest to, czy do skorzystania z urlopu na żądanie konieczne jest uzyskanie zgody pracodawcy. Na to pytanie odpowiedział Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2008 r. (II PK 26/08). Zgodnie z treścią orzeczenia, pracownik nie może udać się na urlop bez uzyskania uprzedniej akceptacji swojego wniosku przez pracodawcę. Sąd Najwyższy uznał bowiem, że w tym zakresie urlop na żądanie nie różni się od urlopu wypoczynkowego, na co wskazuje użycie w przepisie sformułowania „pracodawca jest obowiązany udzielić urlopu”. Gdyby reakcja pracodawcy na żądanie pracownika nie była potrzebna, ustawodawca nie posłużyłby się w przepisie prawnym pojęciem „udzielenia urlopu”, analogicznym jak w przypadku udzielania urlopu wypoczynkowego.

Czy pracodawca może nie wyrazić zgody na urlop na żądanie?

Jak uznał Sąd Najwyższy w przywołanym wyżej wyroku – może, ale tylko wówczas, gdy nieobecność pracownika koliduje z zapewnieniem normalnego toku pracy. W podobnym tonie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r. (II PK 123/09), gdzie stwierdził, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie ma charakteru bezwzględnego. Możliwa jest odmowa wówczas, gdy interes pracodawcy zasługujący na ochronę, wymaga obecności pracownika w pracy. Należy jednak mieć na uwadze, że mowa tu o sytuacjach nadzwyczajnych. Co do zasady, pracodawca obowiązany jest udzielić urlopu na żądanie, jeśli pracownik skutecznie poinformuje go o zamiarze skorzystania z tego uprawnienia. Gdyby pracodawca mógł w sposób dowolny decydować o nieudzieleniu urlopu na żądanie, stanowiłoby to zaprzeczenie istocie uprawnienia z art. 167² Kodeksu pracy. Na tym tle postuluje się, by pracownik, choć przepisy prawa go do tego nie zobowiązują, każdorazowo przedstawiał pracodawcy powód skorzystania z urlopu na żądanie, aby możliwe było zważenie interesów obu stron i obiektywna ocena, który z nich ma w danych okolicznościach przewagę.

Kiedy zgłosić urlop na żądanie

Kolejną kwestią, na gruncie której pojawiają się wątpliwości, jest termin, w jakim należy przedstawić pracodawcy żądanie udzielenia urlopu. Przepisy Kodeksu pracy stanowią o tym, że powinno to nastąpić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

W wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06) Sąd Najwyższy doprecyzował, że wniosek o urlop na żądanie powinien zostać zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed godziną rozpoczęcia pracy, na którą wskazuje obowiązujący pracownika rozkład czasu pracy. Podkreślić należy, że jest to termin ustawowo najpóźniejszy. Pracownik, mając na uwadze dobro pracodawcy, powinien przedstawić swoje żądanie najwcześniej, jak jest to możliwe w danych okolicznościach. Dzięki temu pracodawca będzie miał większą szansę na zapewnienie zastępstwa, a tym samym zachowanie prawidłowego toku funkcjonowania zakładu pracy. Co warto jednak odnotować, zdaniem Sądu Najwyższego, nie ma przeszkód, aby w danym zakładzie pracy, na mocy regulaminu lub powszechnie przyjętej praktyki, ustalić inny, bardziej korzystny dla pracownika, termin na zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie.

Przykład:

W zakładzie pracy XYZ wszyscy zatrudnieni rozpoczynają pracę o godzinie 9:00. Zgodnie z obowiązującym w tym zakładzie regulaminem pracy, wniosek o urlop na żądanie należy złożyć pracodawcy najpóźniej do godziny 11:00 w dniu, w którym pracownik chce skorzystać z urlopu.

Forma wniosku o urlop na żądanie

Przepisy Kodeksu pracy nie określają formy wniosku o urlop na żądanie. Dopuszczalna jest każda forma, która pozwala pracodawcy na zapoznanie się z jego treścią. Może to być w szczególności wniosek papierowy, wniosek elektroniczny, SMS, wiadomość mailowa, czy też telefoniczna. Istotne jest również wyraźne wskazanie, że pracownik wnioskuje o urlop na żądanie, a nie zwykły urlop wypoczynkowy.

Wymiar urlopu na żądanie 

Jak wspomniano na wstępie, wymiar urlopu na żądanie to 4 dni w każdym roku kalendarzowym, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy. Oznacza to, że do urlopu na żądanie nie stosujemy zasady proporcjonalności. Co za tym idzie- liczba dni urlopu ma charakter stały, nie jest zależna od wymiaru czasu pracy, ani od tego, czy pracownik posiada prawo do 20, czy też już do 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie.

Nawet jeśli umowa o pracę jest zawarta tylko na część roku, to, mimo że urlop wypoczynkowy przyznaje się w wymiarze proporcjonalnym do czasu trwania umowy, pracownik i tak może skorzystać w trakcie tego zatrudnienia z 4 dni urlopu na żądanie. Należy jednak mieć na uwadze, że urlop na żądanie nie jest urlopem dodatkowym, stanowi on część urlopu wypoczynkowego. Jeśli zatem pracownik w danym roku nie skorzystał jeszcze z urlopu na żądanie i jednocześnie pozostały mu do wykorzystania mniej niż 4 dni urlopu wypoczynkowego, nie jest możliwe wykorzystanie urlopu na żądanie w pełnym wymiarze. Urlop na żądanie to uprawnienie o charakterze fakultatywnym – pracownik może z niego skorzystać, ale nie musi. Istotne jest jednak to, że w razie niewykorzystania pełnego limitu urlopu na żądanie w danym roku, nie kumuluje się on z urlopem na żądanie przysługującym za kolejny rok.

Przykład:

Pracownica, której roczny wymiar urlopu wynosi 26 dni, wykorzystała w poprzednim roku 24 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 2 dni urlopu na żądanie. 1 stycznia roku bieżącego posiada prawo do 2 dni urlopu zaległego oraz 26 dni urlopu bieżącego (w tym 4 dni urlopu na żądanie). Jeśli skorzysta z jednego dnia urlopu na żądanie, wymiar jej urlopu będzie wynosił 2 dni urlopu zaległego oraz 25 dni urlopu bieżącego (w tym 3 dni urlopu na żądanie).

Informację o liczbie dni wykorzystanego w danym roku urlopu na żądanie pracodawca umieszcza w świadectwie pracy. Dzięki temu, przy kolejnym zatrudnieniu, możliwe jest ustalenie, czy pracownik posiada jeszcze uprawnienie do urlopu na żądanie i w jakim wymiarze.  

Autor: Martyna Ścierska, Specjalistka ds. kadr i płac, obszar Payroll w MDDP Outsourcing.