Podatek VAT przy nieodpłatnych świadczeniach na rzecz pracowników

W nowoczesnym świecie coraz więcej firm dba o to, aby firma mogła zapewnić pracownikowi rozwój zawodowy, motywację do pracy oraz dobre relacje w zespole. Dodatkowe benefity typu: owocowe piątki, pakiety medyczne, albo karty sportowe już nie są czymś nowym. Jednak mimo wszystko mogą pojawiać się wątpliwości związane z prawidłowym rozliczeniem takich transakcji. Jaka wysokość podatku VAT będzie obowiązywała w zakresie udostępnienia nieodpłatnych świadczeń a rzecz pracowników? Czy takie świadczenia są w ogóle objęte obowiązkiem podatkowym na gruncie VAT?

Podstawa prawna dotycząca nieodpłatnych świadczeń

Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT nieodpłatnie przekazanie towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika podlega opodatkowaniu, a mianowicie:

• przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników. w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni. Rwóeniż ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
• oraz wszelkie inne darowizny.

Co ważne, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych-  wtedy ma miejsce opodatkowanie nieodpłatnych wydań.

Natomiast art. 8 ust. 1 ustawy o VAT definiuje pojęcie świadczenie usług. Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, za odpłatne świadczenie usług uznaje się:

• użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych m.in. podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych,
• nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste m.in. podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Świadczenia nieodpłatne udostępniane w celach służbowych

W sytuacji, gdy pracodawca udostępnia świadczenia nieodpłatnie, a pracownik wykorzystuje je wyłącznie w celach służbowych, to takie świadczenia są neutralne w opodatkowaniu VAT. Do przykładów takich świadczeń można zaliczyć:

• przekazanie telefonów lub laptopów,

• organizacja szkoleń związanych z wykonywanymi obowiązkami, lub

• zapełnienie posiłków regeneracyjnych dla pracowników, których praca jest związana z wysiłkiem fizycznym.

Koszulki, bluzy z logo firmy

Pracodawca może zdecydować się na przekazanie pracownikom koszulek lub bluz z logo firmy w celu promocyjno-reklamowym. Jeżeli jest to związane bezpośrednio z prowadzoną przez podatnika działalnością, to przekazanie tych ubrań nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT.

Bezpłatny dowóz do pracy

Niektóre firmy decydują się na zatrudnienie pracowników z innej miejscowości niż miejsce siedziby lub miejsce pracy, a pracodawca zobowiązuje się na zapewnienie bezpłatnego dojazdu do pracy. Zapewnienie pracownikom bezpłatnego dojazdu do pracy nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT. Natomiast tylko wtedy, gdy charakter prowadzonej działalności lub inne usprawiedliwione trudności wymuszają na firmie zapewnienie takiego transportu i nie stanowi wydatku na cele osobiste pracowników.

Przykładowo- utrudnienia w dojazdach do pracy mogą obejmować pracowników firm budowlanych lub pracowników zatrudnianych w systemie zmianowym. W określonych godzinach dojazd lub powrót z miejsca pracy z wykorzystaniem transportu publicznego może być niemożliwy. Wtedy pracodawca może zdecydować się do zapewnienie transportu w celu prawidłowego funkcjonowania firmy. W innych, nieuzasadnionych przypadkach, bezpłatny dowóz pracowników do pracy podlega opodatkowaniu VAT jako nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracowników.

Przekazanie pracownikom posiłków/napojów profilaktycznych

W sytuacji, gdy pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom posiłki profilaktyczne (np. na podstawie przepisów BHP), to nieodpłatne przekazanie posiłków nie podlega opodatkowaniu VAT. W tym przypadku dostarczenie posiłków ma na celu zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków i służy prawidłowemu funkcjonowaniu firmy.

Świadczenia nieodpłatne udostępniane wyłącznie do celów osobistych

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na przekazywanie świadczeń związanych z celami osobistym pracowników, warto rozróżnić czy to jest nieodpłatne użycie lub przekazanie towaru, czy nieodpłatne świadczenie usług. W przypadku towaru istotne jest ustalenie, czy przy jego nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Jeżeli tak, to nieodpłatne świadczenie wiąże się z koniecznością rozliczenia VAT-u należnego, jeżeli nie, to świadczenia związane z towarem nie podlegają opodatkowaniu. Przykładem jest przekazanie pracownikowi na własność laptopa lub telefonu kupionego na firmę, lub udostępnienia urządzenia firmowego na cele prywatne.

Świadczenia nieodpłatne, w sytuacji, kiedy przy nabyciu nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT

Prezenty dla pracowników

Przekazanie pracownikom okolicznościowych prezentów służy zaspokajaniu ich potrzeb osobistych, nie służbowych. Dlatego, nabywając towary przeznaczone na takie prezenty, pracodawca nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego (ze względu brak związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych). W takiej sytuacji, gdy nie mamy prawa na odliczenie VAT od zakupu, tak i samo nieodpłatne wydanie prezentu nie powinno być opodatkowane podatkiem od wartości dodanej.

Przekazanie kwiatów/prezentów pracownikom

Najczęściej, pracodawca nie ma prawa do odliczenia VAT od zakupów słodyczy, kwiatów, drobnych upominków, przekazywanych pracownikom z różnych okazji, ze względu na to, że nie występuje związek z prowadzaną działalnością. Zakupy te mają służyć dla zaspokojenia prywatnych potrzeb pracowników. Więc tak jak wyżej, w takiej sytuacji, dane świadczenie nie powinno być opodatkowane podatkiem od wartości dodanej.

Okulary refundowane pracownikom

Pracodawca nie może dokonać odliczenia VAT z faktury za okulary dla pracowników, ponieważ mimo wszystko, nabywcą towaru jest pracownik. Nie jest zatem spełniony podstawowy warunek do odliczenia – faktyczne nabycie towaru do celów działalności opodatkowanej. W takim przypadku nie ma podstaw do rozliczenia VAT-u należnego.

Powyższe sytuacje były przykładami rozliczenia przekazania nieodpłatnie towarów. Natomiast w przypadku gdy przedmiotem świadczenia są usługi, to nieodpłatną usługę należy opodatkować w sytuacji, gdy jest ona świadczona na cele osobiste pracownika.

Pakiety medyczne

Jeżeli pracodawca przekazuje nieodpłatnie swoim pracownikom pakiety medyczne, to dane świadczenie, na podstawie art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT, należy uznać za świadczenie usług powodujące, co do zasady, obowiązek wykazania VAT należnego. Natomiast usługi ubezpieczeniowe podlegają natomiast zwolnieniu VAT, dlatego nie ma podstaw do naliczania VAt-u należnego.

Karty Multisport

W przypadku kart Multisport dane świadczenie należy opodatkować wg 8% stawki VAT.

Autor: Olga Antropova, Księgowa w MDDP Outsourcing.

Źródła:

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.