W jaki sposób wykonywać alokację kosztów projektowych?
Alokacja kosztów jest zabiegiem rachunkowym, dokonywanym w celu uzyskania dokładnej informacji o rentowności prowadzonej przez firmę działalności, polegającym na rozbiciu ponoszonych przez nią kosztów na poszczególne realizowane przez nią projekty.
Nowoczesne przedsiębiorstwa podczas swojej działalności generują dużą ilość kosztów, zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich, które w celu efektywnego funkcjonowania firmy powinny być drobiazgowo alokowane pomiędzy konkretne projekty. W tradycyjnej księgowości proces alokacji polegał na dostarczeniu papierowej wersji dokumentu do odpowiedniego działu operacyjnego, gdzie dokonywano na nim rozbicia kwotowego. Dokument z naniesionymi zmianami następnie trafiał do działu księgowości i finansów, gdzie zostawał przepisywany.
Przy dużej ilości dokumentów oraz działów,ręczne przepisywanie alokacji zwiększało ryzyko popełnienia błędów w dokumentacji. Przekazywanie papierowych wersji dokumentów między działami, często również wiązało się z przetrzymywaniem dokumentów w różnych częściach firmy, co dodatkowo wydłużało cały proces alokacji.
System Flexi Workflow
Rozwiązaniem pozwalającym wyeliminować wspomniane problemy jest wprowadzenie w firmie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Wykorzystując opracowany przez ekspertów firmy MDDP Outsourcing system Flexi Workflow, przedsiębiorca może z łatwością zredukować ilość papierowej dokumentacji poprzez jej cyfryzację, ułatwiając tym samym jej obieg i przetwarzanie przez wybranych pracowników firmy.
Digitalizacja dokumentów papierowych pozwala na uniknięcie możliwości pomyłek podczas przepisywania dokumentów oraz skraca czas ich przepływu pomiędzy poszczególnymi działami firmy. Istniejący w systemie jeden dokument w wersji cyfrowej, zapewnia zgodność dokumentacji oraz daje możliwość prześledzenia kto i kiedy dokonał rozbicia kosztów.
Flexi Workflow jest świetnym narzędziem wspierającym prowadzenie księgowości, służącym nie tylko do alokacji kosztów projektowych, ale pozwala również na automatyzację procesów obiegu dokumentów w firmie i ich bezpieczne archiwizowanie.
