5 zalet outsourcingu księgowości: oszczędność, bezpieczeństwo i więcej
Blog

5 zalet outsourcingu księgowości

30.03.2015

1. Obniżenie kosztów prowadzenia księgowości i obsługi kadrowej

Chociaż istnieje bardzo wiele innych korzyści wynikających z outsourcingu księgowości, to bez wątpienia najistotniejszą z nich (lub wręcz konieczną do osiągnięcia), jest redukcja kosztów.

Outsourcing usług księgowych czy kadrowych powinien być rozwiązaniem tańszym niż wykonywanie pracy we własnym zakresie.

Porównując koszt wewnętrznej księgowości z outsourcingiem należy jednak wziąć pod uwagę kilka czynników kosztowych generowanych przez własnych pracowników:

  • koszty infrastrukturalne;
  • koszty zakupu i wdrożenia systemów księgowych lub pełnych ERP, systemów operacyjnych, workflow, MS Office, etc.;
  • koszty zakupu infrastruktury IT (komputerów, serwerów, etc.), biurek, krzeseł, etc.,
  • koszty rozwiązań zapasowych (alternatywne zasilanie, urządzenia do celów testowych i sytuacji awaryjnych);
  • bieżące koszty osobowe;
  • koszty wynagrodzeń, ZUS, socjalne;
  • potencjalne koszty urlopów, zwolnień lekarskich – jeśli w tym czasie należy zatrudniać kogoś na zastępstwo;
  • koszty nadgodzin;
  • koszty rotacji pracowników (zwolnień i rekrutacji nowych pracowników na ich miejsce);
  • koszty bieżące pozostałe;
  • koszty szkoleń;
  • koszty zarządzania pracownikami;
  • koszty stałe związane z miejscami pracy – powierzchnia biurowa, media, internet, komputery dla pracowników, papier, artykuły spożywcze, ksero, ubezpieczenia;
  • szacowane koszty związane z potencjalnymi błędami.

Outsourcing będzie racjonalny kosztowo, o ile będzie tańszy o około 25% niż powyższe koszty wewnętrzne szacowne na 1 rok.

Profesjonalne biura księgowe, takie jak MDDP Oursourcing, pozwalają na daleko idącą optymalizację kosztów rachunkowości oraz zarządzania kadrami.

2. Dostęp do zaawansowanych narzędzi do obsługi księgowości

Obecnie księgowość jest funkcją administracyjną w organizacji, mimo to dysponuje potężnymi narzędziami pozwalającymi podejmować decyzje finansowe.

Porównując outsourcing do wewnętrznej księgowości należy zastanowić się, w jakie systemy należy zainwestować budując swój dział, a następnie porównać te koszty do rozwiązań gotowych, które otrzymamy w ofercie od outsourcera.

W zależności od rodzaju działalności, najczęściej wykorzystywanymi systemami w księgowości oraz na jej styku, będą systemy ERP, bądź też poszczególne komponenty, tj. systemy księgowy, magazynowy, sprzedaży czy elektronicznego obiegu dokumentów.

Przed wyborem odpowiedniego systemu lub preferowanego modelu działania (własna księgowość lub outsourcing), warto odpowiedzieć sobie na pytania – jakie cele będziemy stawiać przed działem księgowości, czego będziemy od niego oczekiwać.

Analizując to zagadnienie bardziej szczegółowo, należy odpowiedzieć na pytania:

  • kto w firmie (poza księgowością) będzie korzystał z danych księgowych?;
  • jakiego rodzaju dane powinna dostarczać księgowość (jaki rodzaj raportowania: konsolidacja, GPW, raportowanie zarządcze)?;
  • w jaki sposób te dane powinny być dostępne (czy generować raporty samodzielnie czy dostawać od księgowych np. w formie pliku excelowego)?;
  • jak często takie dane powinny być przygotowywane?

Odpowiedź na te pytania będzie determinować, jakich rodzajów systemów potrzebujemy, jakiej klasy; czy mają być one zintegrowane ze sobą, kto będzie miał i w jakim zakresie do nich dostęp.

Inny wybór zostanie dokonany, gdy od systemu oczekiwane jest jedynie raportowanie danych finansowych raz na miesiąc np. rachunek wyników, a inny gdy od systemu oczekiwane będzie wspieranie procesu akceptacji i opisywania dokumentów w oparciu o rozbudowane ścieżki akceptacji i gdy dodatkowo system ma być dostępny poprzez przeglądarkę internetową.

Posiadając taką wiedzę należy sprawdzić, jaki jest koszt odpowiednich rozwiązań (licencje, wdrożenie oraz utrzymanie) – a na koniec sprawdzić, czy możliwe jest uzyskanie takich systemów od formu oferującej outsourcing usług księgowych i kadrowych.

Jeżeli tak, pozostaje przeprowadzić rachunek ekonomiczny obu rozwiązań i wybrać bardziej korzystne. Należy pamiętać jednak, że wybierając inwestycje we własne systemy, trzeba będzie poświęcić zasoby i koszty na ich obsługę i utrzymanie w działaniu.

3. Wsparcie w optymalizacji procesów prowadzenia księgowości i kadr

Istnieje wiele udokumentowanych przykładów na to jak środki spółek są marnotrawione wskutek niewiedzy księgowych. Klasycznym – i prostym do zobrazowania – przykładem jest zatrudnianie kolejnych osób do działu księgowości w wyniku „rosnącej ilości pracy”.

Ponieważ księgowi wnioskujący o zatrudnienie nowych osób do pracy nie mają bogatego doświadczenia w zarządzaniu pracą innych, restrukturyzacji pracy czy wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań IT – statystycznie większość firm z czasem zwiększa wewnętrzne koszty działania działów księgowych.

Nadmiarowe zasoby utrzymywane są również na pojedyncze sytuacje natężonego przygotowywania informacji zarządczej.

Firmy dostarczające usługi z zakresu outsourcingu usług księgowych, których praca polega na optymalizowaniu czynności księgowyc,h efektywnie wykorzystują pracę księgowych i dzielą zasoby miedzy wieloma Klientami. Ponadto wykorzystują inteligentne skanery, systemy OCR, systemy elektronicznego obiegu dokumentów, mechanizmy automatycznego księgowania, integracje systemów księgowych z bankami czy innymi systemami, uzyskując wysokie współczynniki wydajności – co przekłada się nie tylko na niższy koszt, ale także na lepszą terminowość i jakość usług.

W zakresie optymalizacji procesów ciekawym przykładem jest usprawnienie pracy księgowości poprzez wykorzystanie systemów OCR. Szacując, że dla firmy posiadającej 100 tys. dokumentów rocznie zostanie wykorzystane powyższe rozwiązanie, pozwalające wprowadzić dane o około 3 min szybciej. W ten sposób dla każdej faktury oszczędzamy 300 tys. minut, tj. 2,5 etatu rocznie. Oczywiście zawsze można budować tego typu rozwiązania wewnętrznie (przy czym OCR to jedno z wielu) – a alternatywą jest skorzystanie z gotowych rozwiązań wykorzystywanych przez biuro rachunkowe dostarczające usługi outsourcingu księgowości i obsługi kadrowej.

W większych firmach outsourcingowych często znajdują się specjalistyczne działy doradcze, które na co dzień nie są zaangażowane w obsługę outsourcingową. Ich zadaniem jest doradztwo w trudnych zagadnieniach, czy to w obszarach doradztwa podatkowego, prawnego czy też strategii biznesowych.

Dzięki temu, współpracując z Outsourcerem mamy możliwość w ramach współpracy z jednym partnerem zaadresować w sposób kompleksowy złożone zagadnienia.

Co ważne, dzięki współpracy w ramach outsourcingu księgowego, otrzymujemy lepsze stawki na doradztwo niż Klienci, którzy korzystają ze swoich zasobów księgowych, a także Klienci, którzy korzystają z kliku różnych podmiotów zewnętrznych.

4. Korzystanie z doświadczeń całego zespołu biura rachunkowego

Decydując się na outsourcing – zwłaszcza w przypadku większych form oferujących outsourcing usług księgowych, o ugruntowanej pozycji i odpowiednim portfelu Klientów – można skorzystać z doświadczenia w wielu obszarach:

  • merytoryczne – rachunkowość, podatki (minimum VATCIT, najczęściej wiele innych);
  • z zakresu efektywności działania;
  • techniczna/informatyczna z zakresu działania systemów księgowych i wspomagających księgowość;
  • z zakresu zarządzania zespołem.

Niezmiernie trudno (zwłaszcza w mniejszych i średnich organizacjach) zbudować zespół, który ma bardzo szerokie kompetencje (księgowe, sprawozdawcze, podatkowe, informatyczne) – zachowując racjonalną bazę kosztową.

W praktyce nie zdarza się, aby skupić wymagane kompetencje w jednej osobie, która w poszukiwanym przez nas okresie czasu/lokalizacji będzie dostępna i chętna do rozpoczęcia współpracy. Przeważnie zestaw powyższych kompetencji jest rozłożony na trzech bądź czterech specjalistów.

Przy nieograniczonych środkach, w każdej firmie można zatrudnić taki zespół fachowców, jednak często zagadnienia te nie wymagają pracy w pełnym wymiarze, przez co pojawia się swoiste niewykorzystanie potencjału posiadanego zespołu.

Współpracując z biurem rachunkowym zajmującym się outsourcingiem księgowości, który przy określonej wielkości z pewnością będzie posiadał wielu specjalistów z poszukiwanych obszarów, w elastyczny sposób można „dobierać” bardziej zaawansowane zasoby do poziomu skomplikowania transakcji w danym okresie i ponosić koszty np. tylko 1/5 czasu specjalisty do spraw VAT (w odniesieniu do 100% własnego specjalisty). Dzięki temu rozwiązanie outsourcingowe będzie wykorzystywać zasoby o wyższych kompetencjach przy niższym koszcie.

5. Bezpieczeństwo księgowości prowadzonej przez zewnętrzne biuro rachunkowości

Będąc odpowiedzialnym za księgowość (własną lub zewnętrzną) należy pamiętać o aspektach bezpieczeństwa, zarówno pod kątem bezpieczeństwa wynikającego z kwalifikacji pracowników, którzy powinni posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenia, jak i bezpieczeństwa wynikającego z posiadania systemów informatycznych, biura (wchodzący kurierzy, audytorzy, serwisanci, kontrole skarbowe).

Wszystko to zmusza do podjęcia działań mających na celu :

  • zabezpieczenie danych przed kradzieżą,
  • zabezpieczenie przed zniszczeniem dokumentów i danych,
  • zabezpieczenie dostępu do danych.

Wiele firm wykorzystuje dziś dostęp do danych finansowych nie tylko ze swojego biura, ale także z lokalizacji zewnętrznych – czy to z oddziałów, domów pracowników czy też poprzez urządzenia mobilne w trakcie podróży, delegacji, etc.

Firmy, zwłaszcza małe i średnie, nie zdają sobie sprawy, że stosunkowo łatwo wykraść dane, które są chronione w standardowy, najtańszy sposób. Dane, zwłaszcza dostępne w sieci, narażone są na ryzyko kradzieży, dlatego w szczególny sposób należy zadbać o ich bezpieczeństwo poprzez zastosowanie odpowiednich narzędzi hardwareowych i softwareowych.

Prawidłowa konfiguracja i utrzymanie takich narzędzi to kolejny benefit otrzymywany przy współpracy z profesjonalnym Outsoucerem.

Dane finansowe muszą być przechowywane przez odpowiednio długi czas, co najmniej w związku z wymogami prawa, a często też w związku z tym, że są potrzebne do przeprowadzania różnorakich analiz.

Często popełnia się błąd polegający na uogólnieniu, że dane finansowe należy przechowywać przez 5 lat. Jednak zdarzają się sytuacje biznesowe, na przykład związane ze sprzedażą nieruchomości, które wymagają dostępu do danych księgowych z okresów znacznie odleglejszych niż 5 lat wstecz.

Dane, oprócz papierowych wersji dokumentów, dostępne są w formie elektronicznej i muszą być przechowywane na różnego rodzaju dyskach. W związku z tym takie dane muszą być co najmniej poddawane szczegółowym procedurom archiwizacji.

Archiwizacja taka musi być przeprowadzana z odpowiednią częstotliwością, która pozwala z jednej strony odtworzyć dane historyczne w najszerszym możliwym zakresie, z drugiej zaś, pozwala zachować rozsądne koszty procesu.

Dane finansowe mają coraz większą objętość, zwłaszcza, że coraz częściej ich elementem są zeskanowane dokumenty – a przez to wymagają pokaźnych przestrzeni dyskowych oraz odpowiedniej mocy obliczeniowej pozwalającej na ich przeprocesowanie.

Dla biura rachunkowego, zajmującego się outsourcingiem księgowości, pracującego dla wielu Klientów, jedną z ważniejszych procedur jest zapewnienie bezpieczeństwa powierzonych im danych.

Rozpoczynając współpracę z profesjonalnym Partnerem, możemy liczyć na to, że w ramach otrzymanej usługi, nasze dane będą zabezpieczone.

Wspomniany wcześniej zdalny dostęp do danych nie jest możliwy bez odpowiedniego zaplecza IT. Aby dane finansowe – niezależnie czy w postaci raportów lub elektronicznego obiegu dokumentów – były dostępne w sieci, muszą być zarządzane w stabilnych środowiskach na niezawodnym sprzęcie.

W przeciwnym razie, tak prozaiczny problem jak brak prądu w serwerowni czy uszkodzenie na przykład dysku maszyny, będzie powodował przestój w dostępie do nich.

Prawdziwy Outsourcer podejmuje inwestycje w redundancje infrastruktury (sprzęt komputerowy, energia elektryczna, zapasowe biuro, wielu dostawców Internetu), co w efekcie minimalizuje ryzyko braku dostępu do danych.

rafal_michniewicz_square

Rafał Michniewicz
Partner w MDDP Outsourcing w Warszawie