Blog

5 zalet outsourcingu księgowości

30.03.2015
rafal_michniewicz_square
Rafał Michniewicz
Partner w MDDP Outsourcing

2. Dostęp do zaawansowanych narzędzi

Obecnie księgowość jest funkcją administracyjną w organizacji, mimo to dysponuje potężnymi narzędziami pozwalającymi podejmować decyzje finansowe. Porównując outsourcing do wewnętrznej księgowości należy zastanowić się, w jakie systemy należy zainwestować budując swój dział, a następnie porównać te koszty do rozwiązań gotowych, które otrzymamy w ofercie od Outsourcera.

W zależności od rodzaju działalności, najczęściej wykorzystywanymi systemami w księgowości oraz na jej styku będą systemy ERP, bądź też poszczególne komponenty, tj. systemy księgowy, magazynowy, sprzedaży, czy elektronicznego obiegu dokumentów. Przed wyborem odpowiedniego systemu lub preferowanego modelu działania (własna księgowość lub outsourcing), warto odpowiedzieć sobie na pytania – jakie cele będziemy stawiać przed działem księgowości, czego będziemy od niego oczekiwać. Analizując to zagadnienie bardziej szczegółowo, należy odpowiedzieć na pytania:

  • kto w firmie (poza księgowością) będzie korzystał z danych księgowych,
  • jakiego rodzaju dane powinna dostarczać księgowość (jaki rodzaj raportowania: konsolidacja, GPW, raportowanie zarządcze),
  • w jaki sposób te dane powinny być dostępne (czy generować raporty samodzielnie, czy dostawać od księgowych np. w formie pliku excelowego),
  • jak często takie dane powinny być przygotowywane.

Odpowiedź na te pytania będzie determinować, jakich rodzajów systemów potrzebujemy, jakiej klasy, czy mają być one zintegrowane ze sobą, kto będzie miał i w jakim zakresie do nich dostęp. Inny wybór zostanie dokonany, gdy od systemu oczekiwane jest jedynie raportowanie danych finansowych raz na miesiąc np. rachunek wyników, a inny gdy od systemu oczekiwane będzie wspieranie procesu akceptacji i opisywania dokumentów w oparciu o rozbudowane ścieżki akceptacji i gdy dodatkowo system ma być dostępny poprzez przeglądarkę internetową.

Posiadając taką wiedzę, należy sprawdzić, jaki jest koszt odpowiednich rozwiązań (licencje, wdrożenie oraz utrzymanie) – a na koniec sprawdzić, czy możliwe jest uzyskanie takich systemów od Outsourcera. Jeżeli tak, pozostaje przeprowadzić rachunek ekonomiczny obu rozwiązań i wybrać bardziej korzystne. Należy pamiętać jednak, że wybierając inwestycje we własne systemy, trzeba będzie poświęcić zasoby i koszty na ich obsługę i utrzymanie w działaniu.