Blog

5 zasad, którymi warto kierować się przy współpracy z biurem rachunkowym

16.12.2019
Blog - Aktualności MDDP Outsourcing

Outsourcing usług księgowych to popularne rozwiązanie szczególnie wśród małych i średnich przedsiębiorstw.

Biuro rachunkowe może także przejąć wszystkie obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji płacowo-kadrowej. Jeżeli współpraca ma przynosić obopólne korzyści powinna odbywać się przy zachowaniu pewnych zasad.

Zakres obowiązków biura rachunkowego

Pierwsze rozmowy między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym powinny zaowocować określeniem dokładnego zakresu współpracy. Czy ma to być tylko outsourcing usług księgowych, czy także płacowo-kadrowych. Ustalenia wymaga też to, które obowiązki (ewentualnie) zostaną po stronie przedsiębiorcy. Warunki współpracy powinny być określone w formie umowy. Jeżeli biuro ma prowadzić także elektroniczne akta osobowe pracowników, to przedsiębiorca musi upoważnić jednego z przedstawicieli biura rachunkowego do dostępu do teczek osobowych pracowników.

Przestrzeganie terminów

Jeżeli współpraca ma przebiegać przy zadowoleniu obydwu stron, konieczne jest pilnowanie terminowego przekazywania dokumentów czy informacji. Oczywiste jest, że biuro rachunkowe ma obowiązek pilnować terminów określonych w przepisach prawa. Nie będzie to możliwe, jeżeli nie otrzyma na czas niezbędnych danych. Sposób i terminy przekazywania dokumentacji przez przedsiębiorcę warto określić w umowie przy zawieraniu współpracy.

Komunikacja

Przedsiębiorca powinien wiedzieć, z kim może się kontaktować w razie wątpliwości przy podejmowaniu decyzji. Osoba wyznaczona do kontaktu powinna być na tyle dyspozycyjna by, gdy zajdzie taka potrzeba, udzielić pomocy podczas rozmowy telefonicznej czy za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorca może uniknąć błędów.

Wspólne rozwiązywanie problemów

Najistotniejsze zagadnienia powinny zostać osobiście omówione na spotkaniu ze specjalistą z biura rachunkowego. Jednak tak samo jak ważna jest wiedza i kompetencje przedstawiciela biura, istotne jest przygotowanie się przedsiębiorcy do spotkania. Doradcy łatwiej będzie przedstawić propozycje rozwiązania problemów, jeżeli przedsiębiorca przygotuje konkretne pytania. Dlatego przed spotkaniem warto poświęcić czas na przygotowanie listy zagadnień do omówienia.

Wzajemna informacja

Biuro rachunkowe powinno w formie papierowej lub elektronicznej udostępniać przedsiębiorcy prowadzoną dokumentację. Dobrą praktyką jest także udostępnianie potwierdzeń wysyłki dokumentów do Urzędu Skarbowego.

W celu uniknięcia pomyłek przedsiębiorca powinien na bieżąco śledzić dokumenty księgowe. W ten sposób łatwo wychwycić błędy powstałe np. wskutek niedostarczenia jakiegoś dokumentu. Jednocześnie przedsiębiorca powinien informować biuro o ważnej korespondencji np. z Urzędu Skarbowego czy planowanych istotnych zmianach w prowadzonej działalności.

Outsourcing usług księgowych to duże ułatwienie dla przedsiębiorcy. Zachowanie powyższych zasad sprawi, że współpraca będzie przebiegać znacznie płynniej, z korzyścią dla obu stron.