Anulowanie faktury – zasady, przesłanki, praktyka organów podatkowych
W praktyce gospodarczej, podczas wystawiania faktur sprzedaży zdarzają się sytuacje, w których dochodzi do różnego rodzaju pomyłek. Przedsiębiorcy mogą mieć wówczas wątpliwości czy za każdym razem należy wystawić fakturę korygującą, czy jest możliwość anulowania wystawionej faktury.
Przepisy podatkowe
W ustawie o VAT nie ma definicji związanej bezpośrednio z pojęciem anulowanej faktury. Są jedynie określone przypadki, w których faktura powinna zostać skorygowana – art. 106j. 1. Mówi, iż: „ w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
1) udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
2) udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5) podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury
– podatnik wystawia fakturę korygującą.”
Pomimo jednak tego, że nie ma przepisu jasno związanego z anulowaniem faktury, w praktyce gospodarczej wykształciło się takowe pojęcie oraz czynności, jakie ono definiuje . Obecnie jest to zjawisko powszechnie akceptowane przez organy podatkowe. Trzeba mieć na względzie jednak to, że jest to sytuacja wyjątkowa, dopuszczalna jedynie w ściśle określonych przypadkach i po spełnieniu określonych warunków. Przedsiębiorcy muszą więc pamiętać, by dochować należytej staranności przy dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych i unikać anulowania faktur.
Warunki do spełnienia, w celu anulowania faktury
Aby anulować wystawioną już fakturę sprzedawcy, przedsiębiorca musi spełnić poniższe warunki:
- faktura nie dokumentuje zaistniałego zdarzenia gospodarczego (nie doszło do realizacji transakcji, nie było zapłaty związanej z zaliczkowaniem transakcji)
- faktura nie została wprowadzona do obrotu gospodarczego (sprzedawca nie przekazał więc faktury kontrahentowi, ma więc u siebie egzemplarz dla sprzedawcy i nabywcy).
Chodzi o sytuacje, gdy faktura została wystawiona jeszcze przed wystąpieniem zdarzenia gospodarczego, do którego finalnie nie doszło – często ma to miejsce w sprzedaży wysyłkowej, gdy sprzedawca wysyła towar wraz z fakturą i nie zostaje on odebrany przez nabywcę, wraca do sprzedawcy lub też kontrahent odsyła fakturę, gdyż nie dokumentuje ona żadnego zdarzenia gospodarczego z nim związanego.
Sposób postępowania przy anulowaniu faktury
Anulowaną fakturę (oba egzemplarze) należy odpowiednio oznaczyć – w praktyce stosuje się zasadę, że faktura musi zostać przekreślona z wyraźną adnotacją ANULOWANO. Wszystko po to, aby uniemożliwić jej ponowne wykorzystanie, przekazanie nabywcy. Warto również na odwrocie dodać informację, z jakiego powodu faktura została anulowana łącznie z datą anulowania faktury i podpisem osoby odpowiedzialnej za wystawianie faktur w przedsiębiorstwie. W ten sposób anulowana faktura nie podlega ewidencji. Należy ją jedynie zachować w dokumentacji firmowej, aby zachować ciągłość numeracji faktur sprzedaży.
Wiele interpretacji podatkowych określa sytuacje, w których może dojść do anulowania faktury. Interpretacje te doprecyzowują samo pojęcie.
Interpretacje podatkowe związane z anulowaniem faktur
W Interpretacji indywidualnej z 29 września 2020 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK) dopuszcza możliwość anulowania faktury i określa sposób dokonania tej czynności oraz podaje warunki, gdy można fakturę anulować.
Interpretacja indywidualna z 18 marca 2019 r. (0112-KDIL1-3.4012.30.2019. 1.AK) wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza, że nie trzeba anulowanej faktury wprowadzać do ewidencji podatkowej.
Z kolei w interpretacji indywidualnej z 21 marca 2019 r. (0111-KDIB3-1.4012. 12.2019.2.RSZ) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego ma miejsce gdy faktura:
- nie została wysłana do kontrahenta,
- została wysłana do kontrahenta, ale nie została odebrana przez kontrahenta,
- została wysłana i odebrana przez kontrahenta, a następnie odesłana (podatnik posiada oba egzemplarze faktur – oryginał i kopię, a kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach).
Interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 29 stycznia 2019 r., 0114-KDIP1-2.4012.787. 2018.1.IG) mówi o tym, że mimo iż faktura nie dokumentuje zaistniałego zdarzenia gospodarczego, ale została wprowadzona do obrotu prawnego (nie została odesłana), nie ma możliwości jej anulowania. Wówczas trzeba wystawić fakturę korygującą sprzedaży.
W przypadku wysyłania faktur w sposób elektroniczny nie istnieje możliwość anulowania takich faktur. Kontrahent fakturę otrzymał w sposób trwały i nie ma możliwości odesłania czy nie przyjęcia takiej faktury. Tak wynika z interpretacji indywidualnej z 22 stycznia 2019 r. (0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK).
Korekta ewidencji podatkowej
Zdarzają się sytuacje, że kontrahent odsyła fakturę bez ujęcia jej w swojej ewidencji podatkowej po długim okresie. Jeśli więc sprzedawca ujął taką fakturę w swoich ewidencjach VAT ma prawo do ich korekty i usunięcia z nich anulowanej faktury. Potwierdza to również wyżej przytoczona interpretacja indywidualna z 29 września 2020 r.
Autor: Ewelina Kukulska, Team Leader w MDDP Outsourcing
Zobacz więcej:
