Audyt kadrowo – płacowy dla firmy produkcyjnej z wielkością zatrudnienia > 200 osób

Sytuacja wyjściowa i potrzeby klienta z branży produkcyjnej.

Celem audytu kadrowo-płacowego było upewnienie się, że procesy związane z zatrudnieniem, wynagrodzeniami i rozliczeniami z instytucjami publicznymi (ZUS, US, PPK) są zgodne z przepisami prawa pracy i przepisami podatkowymi.

Klient – firma produkcyjna z wielkością zatrudnienia > 200 osób, rotacją na poziomie 15% oraz zawierającą co najmniej 100 umów cywilnoprawnych w każdym miesiącu.

Sytuacja –  w dziale kadr i płac (HR) była zatrudniona tylko jedna osoba. Obsługa pracowników była prowadzona na przestarzałym programie kadrowo-płacowym, który nie dawał możliwości raportowania na potrzeby zarządu. Brak zastępowalności utrudniał realizację zadań podczas nieobecności pracownika działu HR.

Założenia – podpisana umowa na realizację audytu kadrowo-płacowego określiła zakres:

1. Weryfikację zgodności z prawem – sprawdzenie, czy dokumentacja i procedury są zgodne z Kodeksem Pracy, ustawą o ZUS, PIT oraz PPK,
2. Identyfikacja ryzyk – wykrycie potencjalnych nieprawidłowości narażających firmę na kary finansowe lub spory z pracownikami,
3. Rekomendacje usprawnień – przygotowanie zaleceń wdrożeniowych.

Zakres audytu kadrowo-płacowego

1. Akta osobowe – umowy, porozumienia, szkolenia BHP, orzeczenia lekarskie, inne dokumenty wymagane prawem i procedurami wewnętrznymi,
2. Ewidencja czasu pracy,
3. Poprawność naliczenia wynagrodzeń dla wszystkich typów umów,
4. Raportowanie do instytucji publicznych (ZUS, US, PFRON) oraz PPK
5. Procedury obiegu dokumentów kadrowo-płacowych.

Wyzwania – istniało realne zagrożenie ciągłości procesów, w tym zapewnienie terminowości wypłaty wynagrodzeń, w przypadku nagłej nieobecności pracownika działu HR. Zarząd chciał dokonać zmian w strukturze – przenieść proces naliczenia wynagrodzeń do działu księgowości, zatrudnić drugą osobę do działu kadr oraz zakupić nowoczesny system kadrowo-płacowy, który umożliwiałby szczegółowe raportowanie.

Przed wprowadzeniem zmian, zarząd widział potrzebę dokładnej analizy, która pokazałaby obszary do naprawy oraz dała gwarancję, że przestrzegane są przepisy prawa.

W jaki sposób zespół MDDP Outsourcing Polska przeprowadził audyt kadrowo-płacowy ?

W celu przeprowadzenia kontroli zespół MDDP Outsourcing Polska  podjął następujące działania wprowadzające:

1. Wystąpił do Klienta z wnioskiem o:
   1. przygotowanie aktualnej listy pracowników i zleceniobiorców, która ma stanowić grupę kontrolowaną,
   2. udostępnienie dokumentacji kadrowo-płacowej za wskazany okres,
   3. udostępnienie regulaminów pracy, wynagrodzeń oraz innych regulaminów wewnętrznych.
2. Przygotował zespół specjalistów do udziału w przeglądzie dokumentacji.

Przebieg audytu

1. Analiza dokumentacji – akt osobowych oraz pełnej dokumentacji płacowej za wskazany okres,
2. Wywiady z działem HR i księgowością – rozmowy o procedurach i praktykach stosowanych w codziennej pracy,
3. Testy zgodności – sprawdzenie poprawności naliczenia wynagrodzeń, składek i podatków,
4. Raport końcowy – prezentacja nieprawidłowości oraz rekomendacji naprawczych.

Jakie korzyści przyniosło klientowi  przygotowanie audytu kadrowo-płacowego ?

• Wskazanie konkretnych nieprawidłowości w badanym zakresie – tabelaryczna forma wskazanych błędów dała możliwość szybkiej reakcji i sporządzenia korekt,
• Znaczna oszczędność czasu operacyjnego – audyt przeprowadzony przez firmę zewnętrzną nie spowodował zwiększenia zadań u pracowników klienta,
• Eliminacja ryzyka – zespół MDDP Outsourcing Polska przygotował kompleksowe zestawienie zdiagnozowanych nieprawidłowości oraz zalecenia działań naprawczych,
• Uzyskanie obiektywnych wskazówek zmian w strukturze działu – klient otrzymał obiektywne rekomendacje zmian, nienacechowane opinią o konkretnym pracowniku.

Audyt kadrowo-płacowy pozwolił zidentyfikować nieprawidłowości i wdrożyć usprawnienia, które nie tylko zredukowały ryzyka prawne i finansowe, ale również zoptymalizowały pracę działu HR.

Przeprowadzenie takiego audytu powinno być realizowane cyklicznie, aby potencjalne błędy zostały szybko zidentyfikowane i nie narażały spółkę na straty. Przeprowadzenie audytu przez MDDP Outsourcing Polska daje obiektywną ocenę, oszczędza czas operacyjny pracowników. Doświadczenie które posiadamy w tym zakresie, wypracowane pliki kontrolne oraz zespół gwarantuje, że wykonana usługa znacząco usprawni bieżące działania zespołu HR.