Tax Compliance w polskiej spółce z branży kosmetycznej – nowy standard zarządzania zgodnością podatkową

02.09.2025

Zmiana biura rachunkowego może być impulsem do przeprowadzenia gruntownej transformacji. Dla polskiej spółki należącej do globalnej grupy z sektora kosmetycznego współpraca z MDDP Outsourcing Polska stała się szansą na wdrożenie modelu Tax Compliance, który obejmuje nie tylko bieżące rozliczenia VAT, CIT i WHT, ale także nowoczesne podejście do raportowania, procesów systemowych oraz komunikacji wewnętrznej.

W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu podatkowym, polskie spółki działające w międzynarodowych strukturach coraz częściej decydują się na outsourcing usług księgowych i podatkowych, aby skoncentrować zasoby wewnętrzne na kluczowych działaniach biznesowych. Jednym z przykładów udanego wdrożenia takiego podejścia jest współpraca globalnej grupy z branży kosmetycznej z MDDP Outsourcing Polska. Case study przedstawia praktyczne aspekty reorganizacji procesów podatkowych – zarówno w obszarze compliance, jak i systemowego podejścia do raportowania nie tylko VAT, ale również CIT i WHT – z perspektywy polskiej spółki należącej do międzynarodowej grupy.

Zmiana biura rachunkowego jako impuls do transformacji

Polska spółka będąca częścią międzynarodowej grupy z branży kosmetycznej, dostarczająca swoje produkty do domów towarowych, perfumerii, spa oraz salonów urody na całym świecie, jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT i odpowiada za dystrybucję produktów marki na rynku krajowym i w regionie bałtyckim – zdecydowała się na zakończenie kilkuletniej współpracy z dotychczasowym biurem rachunkowym. Kluczowe powody to rosnąca liczba nieprawidłowości, trudności komunikacyjne oraz brak elastyczności w dostosowaniu do zmieniających się wymogów raportowania podatkowego. W IV kwartale 2024 roku na szczeblu grupowym podjęto decyzję o powierzeniu obsługi podatkowej (obejmującej VAT, CIT i WHT) ekspertom z MDDP Outsourcing Polska. Cel? profesjonalizacja i odciążenie wewnętrznych struktur księgowych.

Diagnoza? Nieprawidłowości w systemie, skutkujące błędami w podatkach

Jako partner biznesowy, a nie tylko biuro rachunkowe, zidentyfikowaliśmy szereg nieprawidłowości w raportowaniu:

• nieadekwatne kody podatkowe w systemie ERP, nieuwzględniające różnic między transakcjami krajowymi, WDT, eksportem i importem usług;
• brak procedur korekt VAT – zarówno dla przypadków „in plus”, jak i „in minus”;
• niewłaściwa klasyfikacja transakcji, np. błędne oznaczenie usług logistycznych jako WDT;
• niekompletna dokumentacja rabatów, zwrotów i reklamacji;
• błędy w kwalifikacji kosztów uzyskania przychodu;
• błędy w kwalifikacji różnic trwałych i przejściowych w CIT;
• niejednorodna kwalifikacji faktur podlegających podatkowi u źródła.

Działania naprawcze i nowy model współpracy

Zamiast jedynie usuwać błędy, zaproponowaliśmy systemowe podejście oparte na wspólnej pracy z klientem. Kluczowym etapem transformacji były dwudniowe, angielskojęzyczne warsztaty, obejmujące zagadnienia zarówno z zakresu podatków pośrednich, jak i bezpośrednich – a zwłaszcza:

• analizę struktury transakcji i kodów księgowych,
• projekt nowej architektury kodów podatkowych w systemie ERP (SAP),
• przegląd obowiązków dokumentacyjnych i typowych błędów w JPK_V7,
• ustalenie zasad współpracy oraz kanałów komunikacji między działami,
• wsparcie merytoryczne w postaci szkolenia dotyczące kwalifikacji KUP/NKUP oraz transakcji podlegających pod WHT,
• dodanie nowych kont dla transakcji dotyczących różnic trwałych na kosztach,
• wskazanie poprawności księgowań transakcji związanych z leasingami.

Rozwiązanie: warsztatowa transformacja i nowy model Tax Compliance

Równolegle, w ramach projektu obejmującego całość tax compliance, eksperci MDDP Outsourcing Polska: przeprowadzili przegląd rozliczeń CIT, VAT i WHT za rok 2024; zaktualizowali oznaczenia kodowe w systemie SAP, co pozwoliło na prawidłową klasyfikację transakcji; przygotowali firmę na wdrożenie KSeF i nowy JPK_KR_PD, zgodnie z wymaganiami regulacyjnymi.

Efekty? Po zakończeniu prac: ujednolicono strukturę kodów VAT zgodnie z logiką transakcji i wymogami JPK, wprowadzono spójną dokumentację (checklisty, procedury korekt), a także zmieniono komunikacji z reaktywnej na proaktywną, co zapewniło naszemu klientowi większą kontrolę i przewidywalność w nieprzewidywalnym chaosie polskiego prawa podatkowego.

W całym procesie przejęcia i implementacji standardów MDDP Outsourcing Polska, to warsztaty były punktem zwrotnym. Dzięki nim nie tylko poprawiliśmy błędy poprzedniego biura rachunkowego, ale również zaprezentowaliśmy naszemu klientowi polskie przepisy, które niejednokrotnie różnią się od standardów kraju siedziby spółki. Teraz współpraca przebiega płynnie, identyfikujemy mniej błędów na etapie wprowadzana dokumentów przez zespół księgowy znajdujący się w centrali, a nasz klient ma większą kontrolę nad rozliczeniami polskiej spółki.

Korzyść? Nowy standard zarządzania zgodnością podatkową

Zrealizowany projekt pokazuje, że nawet globalne i doświadczone firmy mogą wymagać przeglądu procesów VAT i CIT – zwłaszcza po zmianie dostawcy usług księgowych lub nałożeniu nowych obowiązków, takich jak KSeF czy tzw. JPK_CIT.

Kluczowe wnioski płynące z tej współpracy

Współpraca z MDDP Outsourcing pozwoliła klientowi nie tylko zbudować spójny system rozliczeń podatkowych, ale też wdrożyć nowoczesny model Tax Compliance, który jest realnym wsparciem dla działów finansowych w dobie cyfryzacji i rosnących wymogów regulacyjnych. To przykład, jak outsourcing może służyć nie tylko optymalizacji, lecz również budowaniu trwałej odporności podatkowej firmy na przyszłość.

MDDP OUTSOURCING POLSKA – NOWOCZESNE USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <