Case Study. SAP Concur - wdrożenie
SAP Concur to popularne oprogramowanie do zarządzania podróżami służbowymi i wydatkami pracowniczymi, które pomaga firmom automatyzować i usprawniać procesy, związane z tymi obszarami. Jest to rozwiązanie oparte na chmurze, co oznacza, że można do niego uzyskać dostęp z dowolnego miejsca za pomocą Internetu.
Program umożliwia pracownikom i pracodawcom zarządzanie podróżami służbowymi w ramach polityki firmy. Możliwe jest ustawienie odpowiednich poziomów akceptacji, dzięki którym dane rozliczenie po zarejestrowaniu w systemie, przechodzi przez określone ścieżki akceptacji, aby finalnie trafić do księgowości.
Dzięki szerokiemu dostępu do zestawień oprogramowanie automatyzuje proces raportowania wydatków, co pozwala zarówno pracownikom, jak i pracodawcy na łatwe tworzenie raportów z wydatków. Umożliwia to szybkie i precyzyjne rozliczanie kosztów, a także pomaga w zapewnieniu zgodności z politykami firmy. Pozwala to również mieć kontrolę nad lepszym zarządzaniem budżetem i optymalizację kosztów.
Jako jedno z największych biur rachunkowych niejednokrotnie uczestniczyliśmy we wdrożeniach SAP Concur dla naszych klientów. Jest to proces, który wymaga starannego planowania i współpracy różnych działów, w tym działu księgowego, który biorąc udział w ustawianiu programu, zwróci uwagę na poprawność bilansową i podatkową VAT i CIT, która jest kluczowa w raportowaniu danych do Urzędów Skarbowych. Z tego też powodu dobrze jest wybrać Biuro rachunkowe, które posiada już doświadczenie w tym zakresie i jest w stanie płynnie przejść przez cały proces.
Jednym z najważniejszych kroków wdrożenia jest rozplanowanie i ocena potrzeb Spółki. Już na tym etapie należy zaangażować osoby, które będą brały udział w projekcie. W dalszej kolejności należy zebrać wymagania oraz rozpocząć prace nad konfiguracją systemu, która będzie zgodna zarówno z polityką firmy, ale tez pod kątem bilansowym i podatkowym w księgach rachunkowych Spółki. Warto również pamiętać o skonfigurowaniu programu z systemem księgowym, na którym są prowadzone księgi spółki, np. SAP S/4 Hana. Nieodzownym elementem wdrożenia jest etap testów systemu. Żeby uniknąć problemów w przyszłości, jest to jeden z etapów, w których powinien uczestniczyć zespół księgowy. Po uruchomieniu programu należy również pamiętać o kontroli wprowadzonych rozwiązań, czy są one zgodne z tym, jak powinny działać.
Podsumowując, SAP Concur to wszechstronne narzędzie, które wspiera firmy w efektywnym zarządzaniu podróżami służbowymi, wydatkami, przynosząc korzyści w postaci oszczędności czasu, poprawy dokładności i zgodności oraz lepszego zarządzania finansami.
Autor: Magdalena Włodek Manager w warszawskim biurze MDDP Outsourcing
