Blog

Koszty pracodawcy związane z podróżami służbowymi pracowników

31.08.2023
koszty podróży

Czym są koszty podróży służbowych dla pracodawcy? Wykonywanie poleceń służbowych może mieć przecież miejsce nie tylko w miejscu, w którym na co dzień pracujemy. Masz prawo zlecić pracownikowi wykonanie pewnych rzeczy związanych z jego pracą poza stałym miejscem jej świadczenia. Mamy wtedy do czynienia z tzw. podróżą służbową i właśnie wówczas pojawia się obowiązek pokrycia kosztów z nią związanych.  Są nimi przede wszystkim wydatki związane z wyżywieniem w trakcie trwania podróży, noclegu, a także dojazdu.

Koszty podróży służbowych — kalkulacja diet krajowych

Aktualna wysokość stawek diet przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej określona jest w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 14.11.2022 r. W przypadku diet krajowych — od 1 stycznia 2023 obowiązuje dzienna stawka w wysokości 45 zł. Zanim jednak przejdziemy do kalkulacji diety, należy zweryfikować czy dana podróż spełnia definicję delegacji. W dobie pracy zdalnej praca w innym miejscu niż miejsce zamieszkania nie stanowi problemu. Zatem należy ustalić miejsce świadczenia pracy danego pracownika. Zgodnie z art. 29 Kodeksu Pracy miejsce wykonywania pracy jest jednym z elementów umowy o pracę. Jeżeli dana podróż spełnia definicję delegacji i odbywa się ona na terenie kraju, jest to delegacja krajowa. Miejsce rozpoczęcia jak i zakończenia delegacji krajowej określane jest przez pracodawcę. Ma on możliwość uznania za miejsce rozpoczęcia i zakończenia, miejscowość stałego lub czasowego pobytu pracownika.  W przypadku diet krajowych należy zweryfikować, czy czas trwania danej podróży był krótszy, niż 24 godziny lub czy był dłuższy. Za delegację trwającą poniżej 8 godzin nie przysługuje dieta. Gdy delegacja trwa powyżej 8 godzin, przysługuje połowa stawki dziennej diety, natomiast gdy czas trwania delegacji przekroczy 12 godzin, obowiązuje pełna dzienna stawka. W przypadku podróży służbowej trwającej powyżej 24 godzin połowa dziennej stawki przysługuje już od poniżej 8 godzin, natomiast pełna stawka od powyżej 8 godzin trwania.

Przykład:

Pracownik mieszkający we Wrocławiu, którego miejscem świadczenia pracy jest Gdańsk, wyruszył dnia 21 kwietnia 2023 o godzinie 8:00 w podróż służbową do Warszawy. Do domu we Wrocławiu wrócił 23 kwietnia 2023 o godzinie 15:00.

Podróż spełnia definicję delegacji, ponieważ pracownik podróżował poza miejsce świadczenia pracy. Cała podróż trwała 2 dni i 7 godzin. Pracownik nie miał zapewnionych posiłków w trakcie trwania podróży. Pracodawca zobowiązany jest wypłacić pracownikowi dietę z tytułu delegacji krajowej.

Kalkulacja:

  • 2 dni delegacji – dwie dzienne stawki (45 PLN) = 90 PLN
  • 7 godzin (delegacja trwająca powyżej 24 godzin) – połowa dziennej stawki (45 PLN) = 22,50 PLN

Kwota dieta przysługującej pracownikowi to 112,50 PLN.

Koszty podróży służbowych – ryczałt za nocleg oraz kilometrówka

Kolejnym kosztem pracodawcy związanym z podróżami służbowymi są koszty  noclegu oraz koszty dojazdu. Ryczałt za nocleg to wartość 150% stawki dziennej diety krajowej i od 1 stycznia 2023 roku wynosi 67,50 PLN. Pracownik może również uzyskać zwrot na podstawie przedstawionego rachunku za nocleg, jednak nie może być on wyższy niż dwudziestokrotność dziennej stawki diety. Wysokość zwrotu kosztów za dojazd zależy od środków transportu, jakimi porusza się pracownik. Za zgodą pracodawcy, pracownik może dojechać do miejsca docelowego własnym środkiem transportu. Zwrot przyznawany jest wtedy pracownikowi na podstawie kilometrówki w zależności od pokonanych kilometrów oraz pojemności skokowej pojazdu. Dla samochodów osobowych o pojemności silnika mniejszej lub równej 900 cm3 za każdy kilometr przysługuje zwrot 0,89 PLN, o pojemności wyższej niż 900 cm3 jest to 1,15 PLN, dla motocykli stawka za przejechany kilometr to 0,69 PLN, natomiast dla motorowerów to 0,42 PLN. Jeżeli natomiast ustalonym środkiem transportu jest komunikacja publiczna, zwrot ustalany jest na podstawie udokumentowanych wydatków.

Dieta ponad limit

Pracodawca może również zdecydować się na zapewnienie wyżywienia w kwocie do wysokości kwoty dziennej stawki obowiązującej w danym kraju. Diety w wysokości nieprzekraczającej powyższych limitów są zwolnione z podatku. W przypadku delegacji krajowych za śniadanie, obiad i kolację przysługuje odpowiednio 25%, 50%, 25% dziennej stawki diety. Jeżeli kwota wyżywienia przekracza wskazany limit, nadwyżkę należy opodatkować i oskładkować.

Przykład:

Pracownik dostał polecenie odbycia podróży służbowej do Wrocławia, wyruszył dnia 1 kwietnia 2023 o godzinie 8:00, natomiast wrócił 2 kwietnia 2023 o 18:00. Pracodawca zdecydował się na zapewnienie pracownikowi wyżywienia. Pracownik na posiłki w czasie trwania podróży wydał 200,00 PLN.

Kalkulacja

1 dzień i 10 godzin delegacji – 2 pełne stawki dziennej diety (90,00 PLN)

Pracownikowi przysługiwało 90,00 PLN diety. W przeciągu dwóch dni wydał 200,00 PLN na śniadania, obiady i kolacje tym samym przekraczając limit o 110,00 PLN. Nadwyżkę tą należy opodatkować i ozusować.

Autor: Barbara Kachniarz, Księgowa w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing

Żródło: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00268