Automatyzacja procesów HR dla spółki z branży wspomagającej transport lotniczy

Nasz klient – wiodący dostawca usług naprawy i konserwacji samolotów oraz wsparcia transportu lotniczego, zatrudnia ponad 1 000 pracowników oraz współpracuje z osobami na umowach cywilnoprawnych. Dynamiczny rozwój firmy wiąże się z wyzwaniami dla działu HR, obejmującymi efektywne zarządzaniem zasobami ludzkimi, raportowanie oraz integrację systemów. W jaki sposób zespół MDDP Outsourcing Polska pomógł w automatyzacji i usprawnieniu procesów kadrowo-płacowych klientowi z branży lotniczej?

Sytuacja wyjściowa i potrzeby spółki

Spółka, którą obsługujemy od kilku lat, stanęła przed wyzwaniami obejmującymi efektywne zarządzanie dużym zespołem pracowników, w dynamicznie zmieniającym się środowisku. Zatrudniając ponad 1 000 osób oraz współpracując z licznymi kontrahentami i podwykonawcami na umowach cywilnoprawnych (zlecenia, B2B), firma musiała sprostać trudnościom dotyczącym sprawnej obsługi klientów wewnętrznych (dot. m.in. przygotowywania dokumentacji kadrowej, wsparcia merytorycznego w wyjaśnianiu wątpliwości pracowników), ale również wszelkiego rodzaju raportowaniu wspierającemu bieżące procesy, planowanie (w tym czasu pracy), budżetowanie oraz raportowanie – zarówno wewnętrzne, jak i do różnych instytucji państwowych. Te wyzwania wiązały się z istotnym ryzykiem błędów, opóźnieniami w procesach decyzyjnych oraz utrudniały efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi.

Rozwiązania MDDP Outsourcing Polska dopasowane do potrzeb klienta z branży lotniczej

1. Integracja systemów AMOS i enova365 oraz jej rozszerzenie

Aby zapewnić płynną wymianę danych, zespół MDDP Outsourcing Polska opracował integrację webAPI między systemem AMOS a enova365. Pozwoliło to na automatyczne zaczytywanie danych dotyczących czasu pracy (równoważny czas pracy) i nieobecności, eliminując konieczność manualnego wprowadzania informacji i minimalizując ryzyko błędów.

Integracja jest regularnie rozszerzana o kolejne elementy, takie jak m.in.: zaczytywanie danych dot. wykonywania pracy zdalnej, przyporządkowanie pracowników do grup roboczych (work groups), przekazywanie informacji o lokalizacji w jakiej praca była wykonywana danego dnia itd. Funkcjonuje także np. PK z podziałem na lokalizacje – w praktyce to rozwiązanie pozwala klientowi na proporcjonalny podział wypłaconych wynagrodzeń na podstawie zaewidencjonowanego czasu pracy w danej lokalizacji (klient dzięki PK, księguje rzeczywiste koszty wynagrodzeń, które powstały w każdej z lokalizacji).

2. Automatyczna weryfikacja grafików pracy

U naszego klienta znaczna część zatrudnionych pracuje w równoważnym systemie czasu pracy, przez co tworzenie grafików nie jest proste. Dlatego też wprowadziliśmy da klienta dedykowany raport weryfikujący poprawność tworzonych grafików, który automatycznie wysyła powiadomienia do planistów w przypadku wykrycia błędów. Raport zawiera 18 weryfikatorów i jest ściśle powiązany z integracją AMOS – enova365, co pozwala na bieżące korygowanie nieścisłości. Raport wyłapuje błędy i wskazuje, kiedy zabrakło danego elementu – np. zaplanowania wolnej niedzieli, oddania dnia wolnego za święto etc.

3. Dedykowane raporty dla efektywnego zarządzania w spółce.

Łącząc wysiłki zespołów kadrowo-płacowych oraz ekspertów IT zespołu MDDP Outsourcing Polska, opracowaliśmy dla naszego klienta kilkanaście spersonalizowanych raportów, w tym m.in.:

• raporty dotyczące rotacji pracowników,
• raporty obejmujące analizy czasu pracy,
• raport odnośnie okresów zasiłkowych,
• raporty dotyczące premii i innych świadczeń.

Te narzędzia dostarczają kadrze zarządczej klienta kluczowych informacji wspierających procesy decyzyjne i strategiczne.

4. Obsługa umów cywilnoprawnych i kontraktorów B2B u klienta

W systemie enova365 uruchomiliśmy widok kompatybilny z systemem klienta, umożliwiający import danych do comiesięcznych rozliczeń. Wdrożyliśmy także rozwiązanie umożliwiające ewidencję współpracowników oraz kontraktorów, rozliczanie ich oraz raportowanie. Przeprowadziliśmy migrację danych oraz szkolenia dla użytkowników (bazą współpracowników zarządza klient). Wprowadziliśmy również ewidencję uprawnień pracowników klienta w enova365 oraz odpowiednie ich raportowanie.

5. Automatyzacja dokumentacji kadrowej

Oprogramowaliśmy drafty dokumentów klienta, zgodnie z jego brandingiem, i umożliwiliśmy mu generowanie ich bezpośrednio z enova365, co oszczędza czas klienta – przyspiesza proces tworzenia i obiegu dokumentacji kadrowej.

6. Usprawnienie ewidencji pracy zdalnej

Zintegrowaliśmy pracę zdalną ewidencjonowaną w AMOS z enova365. Stworzyliśmy raport ułatwiający weryfikację liczby godzin pracy zdalnej. Oprogramowaliśmy dla klienta element płacowy, który automatycznie wylicza wynagrodzenie za pracę zdalną, zgodnie ze skomplikowanym algorytmem klienta.

7. Ewidencja uprawnień pracowników i lokalizacji

Wprowadziliśmy dla klienta moduł ewidencji uprawnień pracowników oraz ich raportowanie. Rozszerzyliśmy integrację AMOS – enova365 o dodatkowe elementy, takie jak:

• przypisywanie pracowników do określonych grup roboczych,
• przekazywanie informacji o lokalizacji wykonywanej pracy każdego dnia,
• dekretacja list płac z podziałem na rzeczywisty czas pracy w poszczególnych lokalizacjach.

Korzyści dla spółki z branży lotniczej ze wsparcia MDDP Outsourcing Polska

• Zwiększenie efektywności operacyjnej

Dzięki automatyzacji i integracji systemów, procesy HR w spółce stały się bardziej płynne i mniej czasochłonne. Eliminacja manualnych zadań pozwoliła zespołowi HR skupić się na strategicznych działaniach.

• Poprawa jakości danych i procesów

Automatyczne weryfikacje i raporty zminimalizowały ryzyko błędów u klienta, zapewniając mu wysoką jakość danych wykorzystywanych w procesach decyzyjnych i raportowaniu.

• Lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi

Dedykowane raporty i narzędzia umożliwiły klientowi efektywne planowanie czasu pracy, monitorowanie rotacji pracowników oraz zarządzanie uprawnieniami.

• Spójność i centralizacja informacji

Integracja różnych form zatrudnienia w jednym systemie klienta umożliwiła centralne zarządzanie wszystkimi pracownikami i współpracownikami, niezależnie od formy ich zatrudnienia.

• Szybsze reagowanie na potrzeby biznesowe

Dzięki elastyczności wprowadzonych rozwiązań, nasz klient może szybko dostosowywać się do zmian w otoczeniu biznesowym i regulacyjnym. Dynamika rozwoju klienta sprawia, że wyżej wymienione wdrożenia z pewnością nie zamykają katalogu customizacji, jakie dział wdrożeń MDDP Outsourcing Polska będzie miał okazję tworzyć, wspierając biznes naszego partnera.

Podsumowanie

Wdrożenie zaawansowanych rozwiązań przez MDDP Outsourcing Polska pozwoliło spółce na znaczące usprawnienie procesów HR. Automatyzacja, integracja systemów oraz dedykowane narzędzia raportowe przyczyniły się do zwiększenia efektywności operacyjnej i jakości zarządzania zasobami ludzkimi.

Nasz klient, to dynamicznie rozwijająca się duża spółka z branży wspomagającej transport lotniczy, dla której doskonalenie procesów jest kluczowe. Współpraca z MDDP Outsourcing Polska pozwala na bieżące dostosowywanie rozwiązań do nowych wyzwań i potrzeb, co stanowi solidną podstawę dla dalszego, nieskrępowanego rozwoju firmy.

Poszukują Państwo sprawdzonego i profesjonalnego partnera, który kompleksowo wspiera przedsiębiorstwa w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.