Wsparcie kadrowe w okresie przejściowym po wydzieleniu się nowej spółki z dotychczasowych struktur

Klient: Firma z branży biotechnologicznej rozwijająca oraz produkująca substancje biofarmaceutyczne, w momencie wydzielenia niezależnej spółki z grupy kapitałowej, poszukiwała outsourcera, który mógłby przejąć obsługę kadrowo-płacową na okres wdrożenia w spółce systemu SAP.  Po zakończeniu procesu ten zakres miał ponownie wrócić do wewnętrznej obsługi.

W momencie rozpoczęcia współpracy spółka przejęła w trybie art. 23¹ K.P. około 300 pracowników z innej spółki z grupy kapitałowej

Sytuacja wyjściowa i potrzeby Klienta z branży biotechnologicznej:

1. W ograniczonym czasie należało zmigrować dane dotyczące przejętych pracowników (czasem kilkunastoletnią historią zatrudnienia), sparametryzować system w zakresie naliczeń wynagrodzeń uwzględniając złożoną strukturę płac (kilkadziesiąt składników, świadczeń rzeczowych, wypłaty w różnych walutach)
2. Warunkiem bezwzględnym była maksymalna digitalizacja procesów, takich jak e-urlopy, e-paski (oraz dokumenty PIT i IMIR). Równie istotne było zróżnicowanie zakresu dostępności do danych względem różnych typów użytkowników – dostęp read-only dla działu HR do systemu kadrowo-płacowego, dostęp do e-pulpitów dla pracowników z opcją wprowadzania ewidencji czasu pracy (kierownicy) po e-wnioski związane z czasem pracy dla wszystkich pracowników,
3. Wypracowanie procedur współpracy uwzględniających różne lokalizacje MDDP Outsourcing Polska sp z.o.o oraz Klienta, obieg dokumentów, terminów realizacji zadań,
4. Klient potrzebował dedykowanych niestandardowych raportów HR ułatwiających zarządzanie oraz realizację polityki kadrowej i płacowej,
5. Wdrożenie wielu mechanizmów customizowanych pod potrzeby projektu,
6. Digitalizacja dokumentacji kadrowej (e-teczki) – FlexiHRM (narzędzie udostępniane również firmom niebędącym Klientami MDDP Outsourcing Polska sp. z.o.o)
7. Model współpracy zakładał wsparcie działu HR w kontaktach z pracownikami, którzy dzięki specjalnie utworzonej skrzynce e-mail mogli składać zapotrzebowanie na wystawienie dokumentów, wyjaśniać wątpliwości związane z zagadnieniami kadrowymi czy naliczeniami,
8. Wsparcie w raportowaniu dla podmiotów zewnętrznych,
9. Wsparcie w procesowaniu wynagrodzeń – obsługa rachunków bankowych Klienta w uwzględnieniem różnych walut
10. Wsparcie wewnętrznego działu księgowego w rozliczaniu wydatków oraz należnych diet.

Wraz z dynamiczną zmianą sytuacji Klienta zmieniały się oczekiwania co do rozszerzania zakresu wsparcia.

Systematyczny wzrost zatrudnienia, wprowadzenie innych form zatrudnienia, aż po przejęcie w trybie art. 23¹ K.P. kolejnej spółki z innej części Polski, spowodowało kolejne modyfikacje procesów dla pracodawcy zatrudniającego już ponad 1000 osób:

1. Modyfikacja systemu enova365 w związku ze zmianami w wynagrodzeniach (zmiana składników, inne zasady rozliczania, terminy),
2. Synchronizację enova365 z systemem RCP, oprogramowanie składników pozakodeksowych związanych z czasem pracy (weryfikacja spełnienia przez pracowników kryteriów wypłacenia danego rodzaju dodatku), modyfikację dotychczasowych funkcjonalności związanych z czasem pracy o nowe systemy czasu pracy,
3. Rozszerzenie wsparcia dla Klienta w zakresie weryfikacji czasu pracy oraz zwiększenie częstotliwości naliczeń,
4. Koordynacja rozliczania expatów, składania do US deklaracji PIT11 dla cudzoziemców rozliczanych przez inny podmiot zewnętrzny.

Ponieważ współpraca z założenia miała być czasowa, MDDP Outsourcing Polska sp. z.o.o wspierało Klienta również w czasie migrowania danych do systemu SAP.

Rozwiązania MDDP Outsourcing Polska sp. z.o.o dopasowane do Klienta

1. Dedykowana pracownikom skrzynka e-mail – odciążenie wewnętrznego działu HR poprzez przejęcie komunikacji bezpośrednio z pracownikami,
2. Wstępna analiza potencjalnych błędów w czasie pracy i przekazanie zestawień do weryfikacji po stronie kierowników, co skutkowało redukcją błędnych (zawyżonych lub zaniżonych) wypłat za nadgodziny oraz dodatków związanych z czasem pracy,
3. E-teczki pozwalały na stały dostęp do dokumentacji niezależnie od lokalizacji pracownika działu HR,
4. Wewnętrzne procedury MDDP Outsourcing Polska sp. z.o.o narzędzia oraz ustalone z Klientem kanały dostarczania dokumentacji, pozwoliły na płynną obsługę, aktualizowanie danych i to pomimo różnych lokalizacji oddziałów Klienta jak również samego MDDP Outsourcing Polska sp. z.o.o,
5. Sporządzanie zestawień i raportów ad hoc, jak również sprawozdań dla GUS i NCBiR z zakresu danych księgowych i płacowych.

Korzyści dla spółki z branży biotechnologicznej ze wsparcia MDDP Outsourcing Polska sp. z.o.o

✔ Zwiększenie efektywności operacyjnej

Dzięki złożonym raportom HR generowanie zestawień stało się  bardziej płynne a analiza danych mniej czasochłonna. Eliminacja manualnej pracy dla różnego rodzaju zestawień standardowych i korporacyjnych pozwoliła zespołowi HR skupić się na strategicznych działaniach,

✔ Oddelegowanie zadań

Przejęcie przez MDDP Outsourcing Polska sp. z.o.o bieżącej komunikacji z pracownikami pozwoliło na odciążenie działu HR i skupieniu się na innych zadaniach niż uzupełnianie dokumentacji kadrowej czy zasiłkowej (ZUS Z-15); przejęcie raportowania projektowego,

✔ Szybsze reagowanie na potrzeby biznesowe

Dzięki elastyczności we wdrażaniu nowych rozwiązań Klient szybko mógł procesować zmiany organizacyjne.

Poszukują Państwo sprawdzonego i profesjonalnego partnera, który kompleksowo wspiera przedsiębiorstwa w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.