Prowadzenie dokumentacji personalnej zgodnie z przepisami

Prowadząc płace, kadry i finanse należy rzetelnie i skrupulatnie prowadzić dokumentację pracowniczą, ponieważ jest to niezbędny element dla utrzymania zgodności z przepisami i zapewnienia sprawnego działania firmy. W Polsce, prawo pracy i przepisy dotyczące wynagrodzeń są rygorystyczne, dlatego szczególnie ważne jest gruntowne prowadzenie dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja pracownicza – jakie korzyści daje jej rzetelne prowadzenie?

Solidnie prowadzona dokumentacja pracownicza, aby były zgodna z prawem, musi uwzględniać ważne szczegóły, takie jak przepracowane godziny, zapłacone wynagrodzenia, potrącone podatki i wpłacone składki emerytalne.

Ponadto dokładne zapisy kadrowo-płacowe służą jako cenny zasób podczas wszelkich sporów, które mogą się pojawić. Dostarczając dowodów na liczbę przepracowanych godzin, nadgodzin, informacje o wykorzystanym urlopie i inne istotne dane, umożliwiają pracodawcom rozwiązywanie problemów szybko i sprawiedliwie.
Kompleksowa ewidencja płac umożliwia również efektywne zarządzanie finansami – pozwala dokładnie śledzić płace, podatki i składki emerytalne. Pozwala firmom dokładnie prognozować i budżetować również koszty pracy, pomagając w podejmowaniu strategicznych decyzji i planowaniu finansowym.

Problemy w prowadzeniu dokumentacji kadrowo-płacowej

Jako nowoczesne biuro, obsługujące kadry i płace, nie rzadko spotykamy się z sytuacjami, gdy zgłaszają się do nas firmy, które mają problemy z prawidłowym, zgodnym z aktualnymi przepisami prawa prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Zdarza się to nawet w sytuacjach, gdy przejmujemy Klienta z innego biura rachunkowego.
Z taką sytuacją nasi eksperci spotkali się niedawno, przejmując obsługę klienta pracującego na systemie ENOVA. Podczas wdrożenia firmy z branży w handlu detalicznym, zatrudniającej prawie 100 pracowników w kilku lokalizacjach, zauważyliśmy, że zmagała się ona z problemem zapewnienia zgodności dokumentacji pracowniczej z przepisami prawa. W trakcie procesu wdrożenia nasi eksperci szybko dostrzegli niezgodności prowadzonej w firmie dokumentacji kadrowo-płacowej. Niezwłocznie zgłosiliśmy naszemu Klientowi wszystkie przypadki rozbieżności stanu faktycznego ze stanem wymaganym.
Dzięki naszym ekspertom nasz Klient podjął decyzję o zleceniu weryfikacji zgodności dokumentacji kadrowo-płacowej ze wszystkimi przepisami prawa. Finalnie klient zlecił nam dokładny audyt teczek osobowych oraz ustalenie zgodności dokumentacji znajdującej się w teczkach z danymi kadrowo-płacowymi w systemie HR.
Skrupulatnie zbadaliśmy otrzymaną dokumentację i zidentyfikowaliśmy wszelkie luki lub ryzyka. Ta dokładna analiza pozwoliła nam sformułować szczegółowe zalecenia dla Klienta, aby mógł on wykluczyć te problemy i poprawić zgodność prowadzenia teczek pracowniczych z przepisami prawa.
Najważniejsze rozbieżności, na jakie zwróciliśmy uwagę, to:

• niezgodność zapisów dokumentów źródłowych z danymi w systemie,
• konieczność usunięcia dokumentów z teczek pracowniczych, co wynikało ze zmian w przepisach po roku 2018 (dotyczyło to w szczególności danych urlopowych i płacowych, związanych z czasem pracy, które powinny być przechowywane oddzielnie),
• pojawiająca się podwójna dokumentacja pracownicza,
• niezgodności w dokumentacji tj. odwołania w dokumentach do już nieobowiązujących umów,
• rozbieżności w datach pomiędzy kwestionariuszem pracownika a umową o pracę,
• błędne przypisanie dokumentów do poszczególnych teczek osobowych (w nawiązaniu do części A,B,C,D,E – Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej Dz.U. 2023 poz. 879),
• braki w dokumentacji badań lekarskich i szkoleń BHP.

Po zakończonym audycie nasz Klient otrzymał raport podsumowujący, który zawierał szczegółowe zalecenia wraz z planem naprawczym, którego celem było osiągniecie pełnej zgodności dokumentacji z przepisami prawa, a także korekt danych w systemie HR.
Po przeprowadzeniu audytu i zakończeniu wdrożenia, eksperci MDDP Outsourcing ds. kadr i płac, samodzielnie zarządzają aktami osobowymi, dając gwarancję uniknięcia błędów w procesie payrollowym.

Prowadząc dokumentację pracowniczą należy terminowo i dokładne zbierać dane, okresowo kontrolować dokumentację pracowniczą i zapisy płacowe, poprawnie przechowywać dokumentację i być na bieżąco ze zmianami w przepisach. Usługi kadrowo-płacowe to jeden z kluczowych czynników, mających wpływ na sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, stwarzające stabilne warunki sprzyjające rozwojowi firmy. To wiele wyzwań, dlatego najefektywniej jest skorzystać ze wsparcia doświadczonej firmy zewnętrznej, która jest wyspecjalizowana w tej dziedzinie.

Zespół MDDP Outsourcing jest doświadczonym ekspertem w dziedzinie Payroll, oferując obsługę kadrowo-placowa na najwyższym poziomie. Sprawdź, jakie korzyści oferujemy naszym klientom: https://www.mddp-outsourcing.pl/uslugi/kadry-place/. Skontaktuj się z nami i zapytaj o naszą ofertę!

Autor: Kinga Miszyn, Senior Manager Payroll w warszawskim biurze MDDP Outsourcing.