Blog

Pożegnanie z „Kadrową” – obsługa pracowników w nowoczesnym wydaniu

17.10.2017
Barbara Kochańska-Mierzejewska
Barbara Kochańska-Mierzejewska
Manager w MDDP Outsourcing

Na czym polega obsługa kadrowa pracowników?

Administracja kadrowa, polegająca głównie na zarządzaniu papierową dokumentacją osobową pracowników, stanowiła przez dziesięciolecia filar funkcji personalnej w przedsiębiorstwie. Wraz z rozwojem tej funkcji i jej nieustanną ewolucją, także i administracja uległa znaczącym przeobrażeniom. Dziś jej rola, choć już nie dominująca w procesie zarządzania zasobami ludzkimi, wciąż jest ważna i może być realizowana w sposób nowoczesny i innowacyjny.

Zapewne wielu z nas ma w głowie stereotyp „Kadrowej” jako osoby ogólnie mało pracowitej, opieszałej, niewiele wiedzącej, ale przy tym przemądrzałej i opryskliwej. Papierowe dokumenty w dużych ilościach zalewające jej biuro, to wymowny symbol nieustannej zajętości i usprawiedliwienie braku czasu dla „petentów”, którzy tylko przeszkadzają przychodząc z bezsensownymi pytaniami.

Takie wyobrażenie o pracy kadrowców w dzisiejszych czasach mija się z rzeczywistością. Komórki kadrowe pełnią dziś w organizacji ważną rolę usługową, dbając zarówno o zgodność procedur i dokumentacji personalnej z przepisami prawa, jak i odpowiadając na rosnące wymagania pracowników chociażby poprzez sprawne dostarczanie im potrzebnych informacji, danych i dokumentów. Specjaliści kadrowi są częstokroć również wsparciem i partnerem dla kadry menedżerskiej w podejmowaniu decyzji personalnych.

Prowadzenie kadr i płac w firmie

Aby móc efektywnie i profesjonalnie realizować funkcję kadrową, należy nie tylko posiadać wiedzę i umiejętność elastycznego dostosowywania się do wielu zmian dynamicznie zachodzących w otoczeniu prawnym. Pracę kadrowców wspierają dzisiaj także zaawansowane rozwiązania informatyczne, bez których, szczególnie w nowoczesnych organizacjach, spełnianie wysokich wymagań jest niemal niemożliwe. Warto zwrócić uwagę, że niewątpliwie agentem zmian w tym obszarze są profesjonalne firmy outsourcingowe, które inwestują duże w środki w rozwój technologii wspierających funkcję kadrową. Wykorzystując efekt skali są w stanie rozwijać i wdrażać nowe narzędzia i dostarczać swoim klientom coraz bardziej zaawansowane usługi i funkcjonalności, których implementacja dla pojedynczego przedsiębiorstwa mogłaby okazać się zbyt kosztowna. Jednym z przykładów takich usług może być możliwość korzystania ze specjalistycznego oprogramowania do digitalizacji akt osobowych oraz dostępu do elektronicznych archiwów dokumentacji personalnej.

Nowoczesna obsługa kadrowa – dla firm, które poszukują wygodnych rozwiązań

W obecnym stanie prawnym dokumentacja personalna powinna być przechowywana przez pracodawcę 50 lat. Jest to okres, w trakcie którego dokumenty przechowywane wyłącznie w formie papierowej mogą ulec zniszczeniu, co z kolei może uniemożliwić pracodawcy udokumentowanie szczegółów zatrudnienia byłych pracowników ubiegających się w przyszłości o uprawnienia emerytalne. Aby zapobiec tego typu przypadkom oraz innym konsekwencjom utraty danych, pracodawcy coraz częściej decydują się na digitalizację dokumentacji personalnej. Zyskują w ten sposób szereg korzyści w postaci nie tylko lepszego zabezpieczenia dokumentów przed zniszczeniem i możliwości obniżenia kosztów archiwizacji, ale także w istotny sposób usprawniając dostęp do danych.

Rozwiązaniom tego typu zdają się sprzyjać projektowane obecnie zmiany w przepisach prawa pracy. Aktualnie trwają prace nad nowymi regulacjami równouprawniającymi elektroniczną formę dokumentów osobowych, a nowe przepisy mogą wejść w życie już w 2018 roku.

Warto zatem porzucić dawny stereotyp „Kadrowej” i zmienić sposób myślenia o tym, czego możemy oczekiwać od kadr. Satysfakcja wykorzystania nowoczesnych rozwiązań także w tym obszarze jest właściwie gwarantowana.