Reorganizacja działu finansowego w spółce z branży automotive

Opis sytuacji wyjściowej

Spółka z kapitałem zagranicznym, należąca do międzynarodowej grupy z branży automotive, stanęła przed wyzwaniem reorganizacji wewnętrznego działu finansów. Zmiany w strukturze organizacyjnej, połączone z wysoką fluktuacją kadr, doprowadziły do utraty ciągłości procesów i niedoboru kompetencji w kluczowych obszarach.

Firma borykała się z trudnościami w sprawnym zarządzaniu procesami księgowymi – w szczególności w zakresie terminowego księgowania i płatności faktur zakupowych oraz wsparcia przy przygotowaniu sprawozdania finansowego.

W poszukiwaniu szybkiego i skutecznego rozwiązania zarząd podjął decyzję o outsourcingu usług księgowych. Celem było zapewnienie ciągłości pracy, poprawa jakości procesów oraz stabilizacja finansowa przedsiębiorstwa.

Specyfika branży automotive

Branża automotive charakteryzuje się wysokim stopniem złożoności i wymaganiami w zakresie dokładności, raportowania i zgodności. Wyzwania w tym sektorze obejmują:

• Złożoność procesów produkcyjnych i logistycznych – przedsiębiorstwa muszą zarządzać rozbudowanymi łańcuchami dostaw, stanami magazynowymi i przepływami materiałowymi.
• Rozbudowany katalog środków trwałych – tzw. vendor toolingi, podział inwestycji na CAPEX i OPEX, wymagają precyzyjnej ewidencji księgowej do celów raportowych, controllingowych i podatkowych.
• Wysokie wymagania jakościowe – błędy w ewidencji lub rozliczeniach mogą skutkować sankcjami finansowymi i utratą reputacji, dlatego w branży stosuje się rygorystyczne procedury kontrolne, np. SOX.
• Globalny charakter działalności – współpraca z zagranicznymi kontrahentami wymaga znajomości międzynarodowych standardów rachunkowości (IFRS) i obsługi systemów ERP, takich jak SAP.

Realizacja projektu outsourcingowego

Klient korzystał z systemu SAP, co ułatwiło płynne przejęcie procesów przez zespół MDDP Outsourcing Polska, mający bogate doświadczenie w pracy z różnymi systemami ERP.

Zakres początkowy współpracy obejmował:

• księgowanie faktur zakupowych (direct i indirect),
• rozliczanie kont zakupowych (GRIR),
• generowanie raportów,
• analizę danych księgowych i podatkowych.

Już na wczesnym etapie współpracy udało się odblokować zatory płatnicze i przywrócić terminowość rozliczeń. Zespół MDDP wsparł klienta w analizie transakcji pod kątem księgowym i podatkowym, poprawiając przejrzystość danych finansowych.

Stopniowe rozszerzanie współpracy

W kolejnych fazach zakres usług został rozszerzony o:

• przygotowywanie raportów dla GUS i NBP,
• uporządkowanie i nadzór nad ewidencją consignmentu,
• wsparcie w prawidłowym rozliczaniu decyzji o wsparciu w ramach Polskiej Strefy Inwestycji (PSI) oraz pozyskanych dotacji,
• przegląd i optymalizację procedur, w tym kontroli toolingów u dostawców oraz inwentaryzacji materiałów, produktów i środków trwałych,
• realizację raportów ad hoc na potrzeby biznesowe i grupowe.

Korzyści dla klienta

1. Poprawa płynności finansowej

Dzięki outsourcingowi księgowości klient znacząco ograniczył liczbę przeterminowanych faktur, co poprawiło relacje z kluczowymi dostawcami. Terminowe płatności wpłynęły na stabilność finansową i wzmocniły wiarygodność firmy.

2. Stabilizacja procesów księgowych

Długofalowa współpraca z MDDP Outsourcing Polska umożliwiła ustabilizowanie kluczowych procesów księgowych i uporządkowanie procedur. Usprawniono także kontrole SOX, kluczowe dla spółek z branży automotive działających w ramach międzynarodowych grup kapitałowych.

3. Większa kontrola nad procesami branżowymi

Zespół MDDP zapewnił wsparcie w zakresie ewidencji consignmentów, rozliczeń kosztów i przychodów związanych z PSI, co umożliwiło skuteczne zarządzanie rozliczeniami inwestycyjnymi i spełnienie wymogów audytowych.

4. Elastyczne zarządzanie zasobami

Dzięki elastycznemu modelowi współpracy klient mógł czasowo rozszerzać zakres usług bez konieczności zatrudniania nowych pracowników. Pozwoliło to zoptymalizować koszty i zapewnić efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich.

5. Profesjonalne raportowanie i analiza danych

Doświadczenie MDDP w pracy z systemami ERP oraz znajomość specyfiki branży umożliwiły przygotowywanie dokładnych raportów dla instytucji zewnętrznych (GUS, NBP) oraz raportów ad hoc, wspierających podejmowanie decyzji biznesowych.

Podsumowanie

Outsourcing usług księgowych realizowany z doświadczonym partnerem, takim jak MDDP Outsourcing Polska, okazał się skutecznym rozwiązaniem dla spółki z branży automotive w okresie reorganizacji i zmian strukturalnych.

Kluczowe rezultaty współpracy to:

• stabilizacja procesów finansowych,
• poprawa płynności i terminowości płatności,
• większa kontrola nad rozliczeniami inwestycyjnymi,
• elastyczność i oszczędność kosztów,
• wsparcie w raportowaniu i zgodności z wymogami międzynarodowymi.

Dzięki wiedzy branżowej, znajomości systemów ERP oraz najwyższym standardom obsługi, MDDP Outsourcing Polska pomogło klientowi odzyskać kontrolę nad finansami i wzmocnić pozycję na rynku.