Certyfikat KSeF a uprawnienia w KSeF – kluczowe różnice, które musisz znać

Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) coraz więcej firm zadaje sobie pytanie: czym właściwie jest Certyfikat KSeF i czy jego posiadanie wystarczy, aby wystawiać lub odbierać faktury? Choć pojęcia certyfikat i uprawnienie bywają używane zamiennie, w praktyce oznaczają zupełnie różne rzeczy – a ich mylenie może skutecznie zablokować pracę w KSeF. Wyjaśniamy krok po kroku, czym jest Certyfikat KSeF, czym są uprawnienia i jak oba elementy współdziałają w systemie.

SPIS TREŚCI 

1. Certyfikat KSeF – czym jest i do czego służy?
2. Uprawnienia w KSeF – co naprawdę pozwala działać w systemie?
3. Najczęstsze błędy firm związane z Certyfikatem KSeF
4. Podsumowanie – co warto zapamiętać?
5. FAQ

Certyfikat KSeF – czym jest i do czego służy?

Certyfikat KSeF to środek identyfikacji elektronicznej, który pozwala systemowi KSeF zweryfikować, kim jesteś. Można go porównać do elektronicznego „dowodu tożsamości” używanego wyłącznie w świecie cyfrowym.

Certyfikat służy do:

• uwierzytelnienia użytkownika w KSeF,
• logowania się do systemu (np. przez API lub aplikację),
• podpisywania operacji technicznych, takich jak żądanie wystawienia faktury czy pobieranie faktur z systemu.

Najważniejsze cechy Certyfikatu KSeF:

• identyfikuje osobę lub podmiot (nie zakres jej uprawnień),
• jest wymagany do komunikacji z KSeF, zwłaszcza przez API,
• sam w sobie nie daje prawa do wykonywania żadnych operacji,
• może być wydany na PESEL lub NIP.

Kluczowa zasada: Posiadanie certyfikatu ≠ posiadanie uprawnień.

Przykład: Marek posiada Certyfikat KSeF wydany na PESEL. Może zalogować się do systemu jako osoba fizyczna, ale jeśli firma nie nada mu uprawnień – nie wystawi ani nie pobierze żadnej faktury.

Uprawnienia w KSeF – co naprawdę pozwala działać w systemie?

Jeżeli Certyfikat KSeF odpowiada na pytanie „kim jesteś?”, to uprawnienia odpowiadają na pytanie: „co możesz zrobić?”. Uprawnienie w KSeF to formalne prawo do wykonywania określonych czynności w imieniu konkretnego podmiotu (np. spółki).

Uprawnienia są niezależne od środka identyfikacji – oznacza to, że:

• możesz logować się certyfikatem, ePUAP-em lub inną metodą,
• ale dopiero nadane uprawnienie pozwala na realne działania w systemie.

Zakres uprawnień w KSeF może obejmować m.in.:

• wystawianie faktur sprzedażowych,
• odbieranie faktur zakupowych,
• pobieranie faktur sprzedaży,
• zarządzanie uprawnieniami innych użytkowników.

Kto może nadać uprawnienia?

• pierwsza osoba uprawniona w KSeF,
• osoba posiadająca uprawnienia właścicielskie.

Możliwe są różne poziomy i warianty uprawnień, co pozwala precyzyjnie kontrolować dostęp do danych i procesów.

Certyfikat KSeF + uprawnienie – dopiero razem dają efekt. Najważniejsze jest zrozumienie, że Certyfikat KSeF i uprawnienie pełnią różne role, ale muszą współistnieć.

Przykład: Marek posiada Certyfikat KSeF oraz otrzymał od firmy X uprawnienie do wystawiania faktur. Efekt?

• Marek może zalogować się do KSeF (np. przez ePUAP lub certyfikat),
• po wybraniu kontekstu firmy X może wystawiać faktury w jej imieniu,
• nie może jednak odbierać faktur zakupu, bo nie ma takiego uprawnienia.

Najczęstsze błędy firm związane z Certyfikatem KSeF

W praktyce spotykamy się z kilkoma powtarzającymi się problemami:

• przekonanie, że sam Certyfikat KSeF wystarczy do pracy w systemie,
• brak nadanych uprawnień dla pracowników lub biura rachunkowego,
• zbyt szerokie uprawnienia przyznane „na zapas”,
• brak kontroli nad tym, kto i w jakim zakresie działa w KSeF.

Podsumowanie – co warto zapamiętać?

• Certyfikat KSeF służy do identyfikacji i logowania
• Uprawnienia decydują o tym, jakie czynności możesz wykonywać
• Certyfikat bez uprawnień jest bezużyteczny operacyjnie
• Uprawnienia bez możliwości uwierzytelnienia nie zadziałają
• Bezpieczna i efektywna praca w KSeF wymaga obu elementów

Jeżeli chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest poprawnie przygotowana do pracy z KSeF – zarówno od strony technicznej, jak i organizacyjnej – eksperci MDDP Outsourcing pomogą dobrać właściwy model certyfikatów i uprawnień, dopasowany do struktury i procesów w Twojej organizacji.

FAQ

1. Czym jest Certyfikat KSeF i do czego służy?
Certyfikat KSeF to środek identyfikacji elektronicznej, który umożliwia uwierzytelnienie użytkownika w Krajowym Systemie e-Faktur. Służy do logowania do KSeF oraz podpisywania operacji technicznych, takich jak wystawianie lub pobieranie faktur, ale sam w sobie nie nadaje żadnych uprawnień.

2. Czy sam Certyfikat KSeF wystarczy do wystawiania faktur?
Nie. Certyfikat KSeF nie daje prawa do wystawiania ani odbierania faktur. Aby wykonywać konkretne czynności w KSeF, użytkownik musi posiadać odpowiednie uprawnienia nadane przez dany podmiot, np. spółkę lub właściciela uprawnień.

3. Jaka jest różnica między Certyfikatem KSeF a uprawnieniami w KSeF?
Certyfikat KSeF służy do potwierdzenia tożsamości użytkownika, natomiast uprawnienia w KSeF określają zakres działań, jakie użytkownik może wykonywać w imieniu danego podmiotu. Dopiero połączenie certyfikatu i odpowiednich uprawnień umożliwia realną pracę w systemie.

4. Na kogo może zostać wydany Certyfikat KSeF?
Certyfikat KSeF może zostać wydany zarówno na osobę fizyczną (PESEL), jak i na podmiot gospodarczy (NIP). Niezależnie od formy certyfikatu, konieczne jest nadanie odpowiednich uprawnień, aby użytkownik mógł działać w KSeF w imieniu firmy.

Autor: 
Piotr Steczyszyn, Senior Tax Manager, MDDP Outsourcing

Poszukują Państwo polecanego i profesjonalnego partnera, który wspiera firmy w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.