Pełna księgowość: czym jest?

Czym jest pełna księgowość w firmie i jakie podmioty obowiązuje? Prowadzenie księgowości w firmie polega na prawidłowym ewidencjonowaniu operacji gospodarczych. To w jaki sposób będą prowadzone rozliczenia zależy od rodzaju prowadzonej działalności oraz wysokości obrotów w organizacji. Podczas prowadzenia rozliczeń dla firm możemy wyróżnić dwie formy księgowości:

• księgowość uproszczona (KPiR, ryczałt, karta podatkowa)
• księgi rachunkowe (tzw. pełna księgowość)

Księgowość uproszczona: do kiedy można ją prowadzić

Prowadząc księgowość uproszczoną przedsiębiorca może kierować się prostymi zasadami gromadzenia danych finansowych. Głównym celem prowadzenia księgowości uproszczonej jest wyliczenie podstawy opodatkowania i należnych podatków. Ze względu na mniejsze skomplikowanie i czasochłonność, wiele podmiotów, w tym głównie działalności gospodarcze, decydują się na samodzielne prowadzenie takiej ewidencji.

Do podstawowych form prowadzenia uproszczonej księgowości należą:

• Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) – najczęściej wybierana forma ewidencji przychodów i kosztów. W księdze ujmowane są wszystkie przychody i koszty podatkowe tak, aby w prosty sposób wyliczyć należne podatki.
• Karta podatkowa – tę formę rozliczenia mogą wybrać jedynie firmy prowadzące działalność w określonych branżach. Podmioty rozliczające się za pomocą karty podatkowej zobowiązane są obliczać podatek dochodowy w zależności od liczby pracowników oraz rodzaju prowadzonej działalności.
• Ryczałt ewidencjonowany – podobnie jak w przypadku karty podatkowej, nie każdy przedsiębiorca może skorzystać z tej formy. Podatek obliczany jest jedynie od osiągniętego przychodu, bez względu na wysokość poniesionych kosztów. Ewidencja księgowa może ograniczyć się do ewidencji przychodów.

Pełna księgowość- kogo dotyczy ten obowiązek?

Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości dotyczy spółek komandytowych, komandytowo-akcyjnych, spółek akcyjnych i spółek z o.o. bez względu na wysokość ich przychodów. W przypadku pozostałych firm obowiązek ten dotyczy podmiotów, których przychody osiągnęły lub przekroczyły kwotę 2 000 000 euro w skali roku. Regulacje ustawy o PIT oraz Ustawy o Rachunkowości (UoR) określają zasady przeliczenia tego limitu na złote polskie. Kursem przeliczeniowym jest średni kurs ogłoszony przez Narodowy Bank Polski z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych uregulowany jest w Ustawie o Rachunkowości (Art. 2. 1) oraz w Ustawie o PIT (Art. 24a ust. 1).

Od kiedy firma powinna przejść na pełną księgowość

Jeżeli firma do tej pory prowadziła uproszczoną księgowość, a zamierza przekształcić swoją formę działalności – będzie miała obowiązek rozpoczęcia prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obowiązkowa więc będzie pełna księgowość. Mowa tu o przypadkach przekształcenia działalności w spółkę kapitałową prawa handlowego (spółki akcyjne i z ograniczoną odpowiedzialnością) lub w spółkę osobową prawa handlowego (spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne), ponieważ przy takich formach prawnych występuje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

Dodatkowo, przedsiębiorca, który prowadził uproszczoną księgowość, ale przekroczył limit 2 000 000 EUR w roku poprzednim, także zostanie zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości. Spowoduje to również obowiązek sporządzenia sprawozdań finansowych, tj.: bilansu, rachunku zysków i strat, informacji wprowadzającej do sprawozdania, a także dodatkowych informacji i objaśnień. Prowadzenie pełnych ksiąg przedsiębiorca rozpoczyna wraz z początkiem następnego roku obrotowego.

Księgi rachunkowe przy pełnej księgowości

Oprócz funkcji polegającej na prawidłowym obliczeniu podatków, pełna księgowość daje przedsiębiorcy możliwości efektywnego zarządzania firmą: oglądu sytuacji finansowej, aktywów i zobowiązań firmy a także pozwala na tworzenie prognoz finansowych.

Do ksiąg rachunkowych zaliczamy między innymi:

• dziennik,
• księgę główną wraz z zestawieniem obrotów i sald jej kont,
• księgi pomocnicze wraz z zestawieniem sald ich kont,
• inwentarz składników aktywów oraz pasywów.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga znajomości przepisów zasad rachunkowości i jest znacznie bardziej skomplikowane niż ewidencje uproszczone. Warto powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych wyspecjalizowanym podmiotom ( outsourcing księgowy i podatkowy), które na bieżąco śledzą zmiany w obowiązkach podatkowych i rachunkowych firm.

Pełna księgowość- Obowiązki spoczywające na przedsiębiorcy

Szczegóły prowadzenia ksiąg rachunkowych są ściśle zdefiniowane w Ustawie o Rachunkowości. Zgodnie z Ustawą księgi powinny być:

• trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
• wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,
• przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera, należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Zalety outsourcingu pełnej księgowości

Prowadzenie ksiąg rachunkowych charakteryzuje się przede wszystkim koniecznością dostosowania do dynamicznych zmian, wynikających z częstych zmian w regulacjach prawnych i podatkowych w Polsce. Stąd główną zaletą outsourcing procesów księgowych jest dostęp do profesjonalnej wiedzy podmiotów specjalizujących się w tym zakresie. Biuro rachunkowe zatrudnia specjalistów z zakresu rachunkowości i podatków, którzy w szybkim czasie są w stanie rozwiązać skomplikowane zagadnienia finansowe, a także są doradcami dla firm w tym zakresie. Posiadając doświadczenie w różnych branżach, firma outsourcingowa doradzi w jaki sposób najlepiej dostosować się do zmian w obowiązujących przepisach. W tym czasie przedsiębiorca może zaangażować się w prowadzenie i rozwój swojego biznesu.

Podstawową zaletą outsourcingu księgowości są oszczędności związane z tym, że przedsiębiorca nie musi organizować wewnętrznego działu księgowego, zapewniać koniecznej infrastruktury, zarządzać pracownikami i zapewnić zastępstwa w przypadku ich nieobecności. Oszczędności generuje również fakt, że koszt szkoleń działów księgowych leży po stronie outsourcingu. Koszty obsługi procesów księgowych pokryją również koszty oprogramowania księgowego oraz dostosowania się do zmieniającej się komunikacji (szczególnie elektronicznej) z instytucjami zewnętrznymi, m.in. z urzędami skarbowymi.

Dodatkowo za outsourcingiem przemawia bezpieczeństwo danych (np., zabezpieczenie przed kradzieżą), zabezpieczenie przed zniszczeniem dokumentów oraz zabezpieczenie dostępu do danych. Nowoczesne biuro rachunkowe zapewni system do elektronicznego obiegu dokumentów, gdzie klient ma dostęp do wszystkich swoich dokumentów z dowolnego miejsca. 

Dla szybko rozwijającej się firmy, która przekracza próg do prowadzenia pełnej księgowości, wybór outsourcingu księgowości pozwala na zorganizowanie w szybki i profesjonalny sposób zapewnienie całego szeregu dodatkowych funkcji koniecznych w firmie, m.in. sprawozdawczości miesięcznej, kwartalnej i rocznej.

W przypadku dalszych wzrostów, partner outsourcingowy zapewni zwiększone potrzeby związane z zatrudnieniem dodatkowych księgowych oraz wejściem w coraz to nowe obowiązki w stosunku do instytucji zewnętrznych, przykładowo dla GUS lub NBP. Z kolei w przypadku zmniejszenia skali działania, partner outsourcingowy w szybkim tempie dostosuje wielkość zespołu bez koniecznych kosztów zwolnień pracowników.

Autor: Katarzyna Opalko, Manager obszaru Księgowości w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing.

Źródła:

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.